– касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;
– обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;
– все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Опыт аудиторских проверки свидетельствует, что наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций в ООО «Уралпромкомплект», являются:
– отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
– выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
– несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
– арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
– неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен».
За допущенное нарушение установлены штрафные санкции. Так, ст. 120 НК РФ предусмотрены штрафные санкции за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, под которым понимается в том числе несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности денежных средств. За указанное нарушение в случае отсутствия признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120, взыскивается штраф в размере 5 тыс. руб. Если нарушение совершено в течение более одного налогового периода, то штраф составляет 15 тыс. руб. За данное нарушение, повлекшее занижение налоговой базы, взыскивается штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.
Статьей 15.1 КоАП РФ установлены штрафные санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Так, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.
3. Пути совершенствования аудита кассовых операций на ООО «Уралпромкомплект»
Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.
В ходе осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.
Предлагаем для совершенствования за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.
Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве. Во втором разделе – контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.
Таблица 5. Примерная программа контроля за учетом и сохранностью денежных средств.
| № пп | Вопросы проверки | Сроки проведения | Кто проверяет |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве | ||
| 1.1. | Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе | ежедневно | кассир |
| 1.2. | Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности | ежеквартально, ежедневно | гл. бухгалтер, гл. инженер, кассир |
| 1.3. | Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы | ежедневно | гл. бухгалтер |
| 1.4. | Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в ТОО и его структурные подразделения | в день получения денег | гл. бухгалтер, руководитель |
| 2. | Контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств | ||
| 2.1. | Проверка наличия (инвентаризация) | ежемесячно | гл. бухгалтер, |
| денег и ценных бумаг | ревиз. Комиссия | ||
| 2.2. | Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег: | ежемесячно | гл. бухгалтер |
| а) полученных из банкаб) за реализованную продукцию, услуги и работы | по плану работы систематически; при составлении ж/о №1 | ревизионная комиссия, гл. бухгалтер | |
| 2.3. | Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета | ежемесячно по плану | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
| 2.4. | Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров | ежедневно | гл. бухгалтер |
| 2.5. | Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Положением о ведении кассовых операций. | систематически | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
| 3. | Контроль за использованием денежных средств. | ||
| 3.1. | Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению | ежедневно, по плану | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
| 3.2. | Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки | ежемесячно | гл. бухгалтер |
| 3.3. | Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами | систематически по плану | зам. гл. бухгалтера, бухгалтер материальной группы, ревиз. комиссия |
| 3.4. | Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам | ежемесячно | зам. гл. бухгалтера |
| 3.5. | Проверка состояния расчетов с бюджетом, с органами соцстраха | систематически | гл. бухгалтер, зам. гл. бухгалтера |
| 3.6. | Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности | систематически | гл. бухгалтер, ревизионная комиссия |
Ошибки выявлены в ходе проверки:
1. Неоприходованные и присвоение поступивших денежных сумм
1.1. Из банка.
1.2. От различных физических и юридических лиц по приходным ордерам.
1.3. От различных юридических лиц по доверенностям.
2. Излишнее списание денег по кассе
2.1. Повторное использование одних и тех же документов.
2.2. Неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах.
2.3. Списание сумм без оснований или по подложным документам.
2.4. Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.
3. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям
3.1. Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям.
3.2. Присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям.
4. Расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину
4.1. С другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица.
4.2. Поступающими в кассу проверяемого предприятия.
В случае выявления расхождений следует заполнить следующую таблицу по соответствующей форме представленной в таблице 6.
Таблица 6. Реестр возврата и оприходования не израсходованных остатков подотчетных сумм
| Авансовый отчет | ПКО | Отклонение | Журнал-ордер | ||||||
| № | Дата | сумма | номер | Дата | сумма возврата | Ф.И.О. | Суммавозврата | Суммаостатка | |
Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).