2.4 Организация хранения учетных документов
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и сохранение информации. Документы становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть снова через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использования таких документов возможный лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов являются группировки их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документы, которые относятся к одному вопросу или части деятельности и помещенные в одну обложку". Дела считаются заведенными с момента включения в них первого выполненного документа. Они формируются в структурных подразделах и сохраняются в них к передаче в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для следующего их хранения и использования. В структурных подразделах документы должны сохраняться еще год после истечения текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками. После истечения этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.
Обработка дел для сохранности включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долгосрочным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.
2. Экспертиза ценности документов.
Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.
Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы определяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самых документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к продолжительному хранению или сдаче в архив учреждения.
Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводится систематически. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения разных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типовой для большинства учреждений, организаций, предприятий и отбивают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация работы, снабжение и сбыт продукции и т.п.).
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные (1, 3, 5, 10, 15 и т.д. лет). Срок исчисляется с 1 января года, который идет за годом истечения дела.
Выделяются 4 группы дел :
- постоянного хранения, которые подлежат в дальнейшем передачи в государственный архив;
- продолжительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- которые подлежат уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.
2.5 Организационное обеспечение учета товарооборота на предприятии
Организационное обеспечение учета – подобъект организации обеспечения учета. Сущность организационного обеспечения учета трактуется по-разному: организация функционирования системы; организация работ по автоматизации учета, организационное построение аппарата управления, формирование регламентационных документов. Задачи и функции аппарата управления и их регламентационное закрепление являются наиболее полным и общим определением организационного обеспечения учета.
Организационное обеспечение учета товарооборота включает:
- определения задач и функций учетного персонала, а также других подразделений, занятых учетом;
- организацию регламентации учетного процесса;
- организацию регламентации функций бухгалтерских и других подразделения предприятия;
- организацию регламентации труда руководителя учета.
Организационные регламенты – нормативные документы, которые регламентируют функционирование учетного аппарата и осуществления учетного процесса.
К организационным регламентам относятся:
- должностные инструкции;
- положения;
- приказы;
- графики документооборота;
- рабочие инструкции и другие документы.
На Частном предприятии "Идея" бухгалтерский учет ведется бухгалтером. На предприятии полностью отсутствуют организационные регламенты, касающиеся работы учетного персонала, то есть бухгалтера.
Бухгалтер назначается или освобождается от должности руководителем предприятия. Он подчиняется непосредственно руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операции законодательству Украины, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Учетная политика предприятие – это не просто совокупность способов ведения учета, выбранных в соответствии с условиями хозяйствования, но и выбор методики учета, которая дает возможность использовать разные варианты отображение фактов хозяйственной деятельности в учете. Другими словами, учетную политику можно определить как управление учетом и совокупность способов его ведения.
Цель учетной политики является – обеспечение получения достоверной информации о собственности предприятия и его финансовом состоянии, результаты его деятельности, что является необходимым для всех пользователей финансовой отчетностью с целью принятии финансовых решений.
Учетная политика охватывает принципы, методы, способы и процедуры, принятые на данном предприятии для составления и подачи финансовой отчетности.
При формировании учетной политики предполагается имущественное отделение и беспрерывность деятельности предприятия, последовательность применения учетной политики, а также временное определение фактов хозяйственной деятельности. Учетная политика должна отвечать требованиям полноты, осмотрительности, принципам превалирования сущности над формой, последовательности, беспрерывности, периодичности и другим принципам.
Учетная политика конкретного предприятия утверждается приказом руководителя.
Большое значение для оформления учетной политики имеют проектный материал по организации бухгалтерского учета, среди которого – графики документооборота, план организации бухгалтерского учета, рабочие проекты автоматизирования бухгалтерского учета, должностные инструкции. Целью их ведения является оформить порядок использования тех или других способов ведения учета, выбранных предприятием, определить, как технически должны использоваться те или иные элементы учетной политики.
В преамбуле приказе об учетной политике должна содержаться следующая информация:
- название предприятия, организационно правовая форма и место где находиться предприятие;
- краткое описание основной деятельности предприятия;
- средняя численность персонала на протяжении отчетного периода.
Приказ об учётной политике должен содержать следующее:
- кем ведется учет на предприятии;
- кто разрабатывает организационные регламенты;
- кто имеет право подписи на документах;
- кем проводится инвентаризация на предприятии;
- метод оценки товаров;
- методика учёта прибыли от реализации товаров (как посчитать доход или прибыль от торговых операций).
Как правило, учетная политика предприятия разрабатывается и утверждается на длительную перспективу и изменяется только в случаях, установленных П(С)БУ 6 "Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах". Учетная политика может изменяться, если изменяются уставные требования, требования органа, который утверждает П(С)БУ, а также если изменения обеспечат более достоверное отражение событий или операций в финансовой отчетности предприятия.
На ЧП "Идея" отсутствует приказ об учетной политике. Нами был разработан приказ об учетной политике, и представлен в приложении А.
Должностная инструкция бухгалтера - важное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль.
Должностные инструкции позволяют обеспечить четкое разграничение прав и обязанностей между сотрудниками, взаимосвязь в работе, дать объективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной основой для применения к ним мероприятий действия.
Основой для разработки должностных инструкций работников бухгалтерии являются квалификационные характеристики, приведенные в Справочнике квалификационных характеристик профессий работников.
При разработке должностной инструкции необходимо обеспечить единственный подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательность изложения. При этом они должны отображать весь вокруг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работников, иметь четкие формулировки.