Второй базовой концепцией бухгалтерского учета является концепция приоритета содержания над формой, которая провозглашает приоритет экономического содержания фактов хозяйственной жизни над их юридической формой при представлении разного рода информации в систему учета.
Две базовые концепции формируют среду учетных принципов.
Принципы, которые лежат в основе системы управленческого учета, те же самые, что и для финансового учета. Различные источники формулируют эти принципы по-разному, но главные среди них приведены в Законе о бухгалтерском учете и Положении о бухгалтерском учете. Следует, однако, отметить, что указанные нормативные акты описывают требования прежде всего к финансовому учету, ведущемуся в первую очередь для внешних пользователей. Поэтому, говоря об управленческом учете, следует прокомментировать эти принципы применительно к нашему предмету.
Принцип обособленности требует рассмотрения каждого экономического субъекта отдельно от других. В управленческом учете, при решении специфических задач, обособленно рассматривается не только предприятие в целом, но и отдельные его подразделения или сегменты, которые в некотором приближении тоже можно считать экономическими субъектами, а также отдельные управленческие проблемы.
Принцип полноты означает, что информация, касающаяся любой учетно-управленческой проблемы, должна быть максимально полной для того, чтобы решения, принятые на основе этой информации, были максимально эффективными.
Принцип непрерывности подразумевает необходимость формирования информационного поля учетных данных постоянно, а не время от времени.
С принципом полноты тесно смыкается принцип надежности, который требует, чтобы информация, используемая при принятии решений, была обоснованной. В условиях неустойчивой бизнес среды зачастую трудно бывает собрать надежные данные, но на информации, взятой «с потолка», эффективную деятельность не построишь.
Информация должна быть представлена тогда, когда она необходима в этом заключается принцип своевременности. Его отлично иллюстрирует русская пословица «дорога ложка к обеду».
Принцип сопоставимости в финансовом учете интерпретируется достаточно просто одинаковые показатели за разные периоды времени должны быть сформированы в соответствии с одними и теми же принципами. Если данные за период, предшествовавший отчетному, несопоставимы с данными за отчетный период, то первые из названных данных подлежат корректировке исходя из правил, установленных нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации». В управленческом учете информация имеет гораздо более сложную структуру, и сравнения здесь используются несколько другие. Например, для того чтобы решить вопрос о начале выпуска какого-либо компонента продукции компании или его закупке на стороне, следует привести данные по этим двум вариантам действий в сопоставимый вид, найдя хотя бы один параметр, сравнением значений которого можно выделить лучший вариант. Для данной управленческой проблемы это может быть, например, себестоимость. Если же для одного варианта мы располагаем только техническими характеристиками, а для другого только стоимостными, такая информация не дает возможности для сравнения. Принимать решение на основании несопоставимой информации невозможно.
В соответствии с принципом понятности информация, представленная в любом учетном документе, должна быть понятна пользователю этого документа. В случае управленческого учета можно сказать, что информация, подготовленная для менеджера, который будет принимать по ней какие-либо решения, должна быть представлена в такой форме, чтобы менеджер понял, что же несет в себе этот документ. И разумеется, информация должна быть уместной относиться к интересующей менеджера проблеме и не быть перегружена излишними деталями.
Принцип периодичности кажется совершенно очевидным, хотя бухгалтеру, занимающемуся управленческим учетом, выдержать его труднее, чем при подготовке внешней финансовой отчетности там этот принцип поддерживается законодательным требованием представления периодической отчетности. Однако и внутренний оборот информации, и внутренние отчеты желательно также строить в соответствии с этим принципом.
В завершение обзора принципов, на которых строится система управленческого учета, отметим еще один принцип экономичности. Его никогда не обсуждают относительно финансового учета, поскольку в силу своей жесткой внешней регламентированности ведение финансового учета обязательно для организации. Финансовый учет следует вести так, как предписано, невзирая на то, что затраты на поддержание учетного процесса могут и не быть продуктивными. Для управленческого учета, который полностью регламентируется самой организацией и служит исключительно целям повышения внутренней эффективности деятельности, такой подход «во что бы то ни стало» не подходит. Затраты на поддержание системы управленческого учета должны быть существенно меньше выгод от ее функционирования. Информационный обмен учетно-управленческими данными должен приносить организации пользу в виде снижения трансакционных и прочих затрат. И польза эта должна быть заметна. К проявлению этого принципа в различных разделах управленческого учета мы будем неоднократно возвращаться в нашей книге.
Соблюдение всех этих принципов позволяет построить систему управленческого учета такой, чтобы она максимально соответствовала главной цели этого вида деятельности.
4. Управленческий учет в информационной системе организации
Управление представляет собой направленное воздействие администрации организации на хозяйственные процессы в целях увеличения прибыли и сохранения собственного капитала.
Основой принятия и осуществления управленческих решений является информация о всех аспектах деятельности организации. Информационная система состоит из ряда взаимосвязанных подсистем — конструкторской, технологической, экономической и др.
В управленческом учете используется в основном экономическая информация, состоящая из плановой, нормативной, учетной (данные финансового, статистического, налогового и управленческого учета) и прочей информации.
Состав прочей информации может быть различным. К ней можно отнести материалы аудиторских проверок, объяснительные и докладные записки, комментарии специалистов по проблемам производства и сбыта соответствующих продуктов и т.п. В составе прочей информации некоторые факты не имеют количественной и стоимостной оценки, например предположение эксперта о возможных финансовых затруднениях основного покупателя продукции. Однако такие факты могут быть очень важны для менеджеров, занимающихся сбытом продукции.
По оценкам ряда специалистов, на долю бухгалтерского учета приходится 2/3 всей экономической информации.
Принятие управленческих решений вызывается необходимостью ликвидации, уменьшение или решение определенных проблем, следовательно нужны определенные требования, а именно: 1. целостность, управленческий учет должен быть системным; 2. понятность, которая обеспечивается отражением информации в виде аналитической таблицы; 3. достаточность, объем информации должен быть достаточным для принятия управленческих решений; 4. оперативность, информация должна быть предоставлена в сроки, наиболее оптимальные для принятия управленческих решений; 5. экономичность; 6. аналитичность, т.е. информация должна содержать такие данные, которые удобны для проведения анализа; 7. адресность, информация должна предоставляться работникам с учетом уровня подготовки и должности.
Управленческая информация – коммерческая тайна не только для внешних пользователей, но и для самого управленческого персонала.
5. Сравнительный анализ управленческого и финансового учета
Учет, целью которого является формирование периодической внешней отчетности для того, чтобы любой пользователь, даже не имеющий никакого отношения к данной организации, мог создать некоторое впечатление об ее финансовом состоянии на отчетную дату, это бухгалтерский финансовый учет. Если же учет ведется для того, чтобы обеспечить менеджеров организации информацией для принятия ими управленческих решений на будущее, более или менее отдаленное, это бухгалтерский управленческий учет.
Можно сформулировать несколько десятков отличий управленческого учета от финансового (так же, как и задач для управленческого учета).
1. Цели учета. Для финансового учета целью этой деятельности является составление финансовых документов для внешних пользователей. Процесс этот периодичен, и как только отчетность составлена цель достигнута. Целью управленческого учета является обеспечение процесса принятия решений информацией. Цель эта непрерывна.