Списание с баланса всех видов автотранспортных средств оформляется актом на списание автотранспортных средств. Составляется в 2-х экземплярах комиссией и утверждается руководителем субъекта или лицом на то уполномоченным. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица ответственного за сохранность основных средств и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей и металлолома, полученных в результате списания автоматической техники. Затраты по ликвидации, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разработки автотранспортных средств, отражается в разделе «Расчет результатов списания автомобиля» (прицепа, полуприцепа).
В актах дают характеристику списания объектов, указывают причину выбытия, приводя описание технического состояния основных частей, узлов, деталей конструкторских элементов и обосновывают целесообразность ремонта. Определяется результат о ликвидации объекта.
При списании объектов вследствие стихийных бедствий, аварий, а также преждевременного износа. К актам должны быть приложены документы, объясняющие причины их списания с указанием мер, принятых к виновным. Акты утверждает руководитель субъекта. Только после их утверждения можно приступать к разработке (ликвидации) объекта. Полученные от ликвидации запасные части, агрегаты, металлолом и другие. Ценности приходуют на запасные части, агрегаты, металлолом и другие. Ценности приходуют на соответственные счета по ценам возможного использования или реализации.
В случаях нарушения действующего порядка списание основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям, полученным от ликвидации (сжигание и т.п.), виновных в этом должных лиц привлекают к ответственности в установленном порядке.
Аналитический учет основных средств. Бухгалтерия закрепляет поступивший объект за материально ответственным лицом, открывает инвентарную карточку, присваивает объекту инвентарный номер, вносит объект в инвентарный список (по месту нахождения эксплуатации) и запись по оприходованию основных средств.
Аналитический учет основных средств ведется в бухгалтерии в инвентарных карточках, которые открывают на каждый инвентарный объект за исключением однотипных предметов хозяйственного инвентаря, инструментов и других предметов, имеющих одно и тоже производственное или хозяйственное назначение, одинаковые технические характеристики, стоимость их находящиеся в одном производственном подразделении. Эти предметы допускаются учитывать в одной инвентарной карточке.
Основанием для отметок о выбытии основных средств, при передаче основных средств другому субъекту, а также при перемещении основных средств внутри субъекта, является Акт приемки-передачи (перемещения) основных средств, при списании основных средств, вследствие ветхости или износа - Акт на списание основных средств. Записи о законных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации, ремонту объекта вносятся в карточки на основании Актов приемки-сдачи отремонтированных реконструктивных и модернизированных объектов. А в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записывается только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и, ограничиваясь 2-3 наиболее важными для данного объекта качественных и количественных показателей, исключается дублирование данных, имеющихся в технической документации объекта. Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитывающих в инвентарной карточке. Заполненные инвентарные карточки в бухгалтерию регистрируют в Описях инвентарных карточек по учету основных средств, которые ведут в одном экземпляре по каждой классификационной группе основных средств.
При регистрации карточки нумеруют, затем помещают в специальную картотеку, где хранят по классификационной группе основные средства, а внутри этих групп - по местам эксплуатации, материально ответственным лицам и видам основных средств. В картотеке представляются следующие разделы: «Основные средства в эксплуатации» (по классификационным группам: «Здания», «Сооружения», «Передаточные устройства» и др.), а также «Поступило в текущем месяце», «Выбыло в текущем месяце», «Внутреннее перемещение», «В ремонте», «В запасе» и т.д. В течение месяца карточки из разделов «Поступило», «Выбыло» и «Внутреннее перемещение» после сверки с оборотами, учитываются на счетах подраздела 2400 «Основные средства», помещают в соответствующие разделы картотеки. После возврата объекта из ремонта, передачи из запаса в эксплуатацию и т.д., карточки на эти объекты раскладывают на соответствующие разделы картотеки. По выбывшим основным средствам карточки помещают в раздел «Архив» картотеки.
Свод оборотов и остатков по каждой классификационной группе основных средств за месяц проводят в карточках учета движения основных средств, в котором на основании документов записывают обороты и остатки, показывающие в инвентарных карточках, которые сверяют с Главной книгой по счетам подраздела «Основные средства». В карточках указывают остаток основных средств на начало года (квартал, месяц), поступление, выбытие, остаток на конец месяца (квартала, года). На основании этих данных составляют отчетность о наличии и движении основных средств. Данные о стоимости основных средств, в списках основных средств (Приложение №4) и инвентарных карточках должны соответствовать. По месту нахождения (эксплуатации) учет основных средств может вестись во вторых экземплярах инвентарных карточек, которые выписывают в бухгалтерии. Данные картотеки бухгалтерии и картотеки по месту эксплуатации основных средств должны быть тождественны.
Также основные средства подвергаются инвентаризации. Инвентаризация проводится один раз в год. Руководством принято проводить инвентаризацию на 1 ноября каждого года. Перед инвентаризацией комиссия должна проверить наличие первичной документации на объекты, инвентарных карточек (либо записей в инвентарной книге), а затем приступить к выявлению фактического наличия ценностей. Все объекты заносятся в инвентаризационную опись основных средств, а если обнаруживаются поломанные объекты, их вносят в отдельную инвентаризационную опись с целью дальнейшего списания с баланса. Все результаты инвентаризационной описи отражают в сличительной ведомости, в результате чего выявляются отклонения от данных учета. Сличительная ведомость результатов инвентаризации составляется в 1-ом экземпляре бухгалтером организации и хранится в бухгалтерии.
Учет амортизации основных средств. Основные средства предприятия в процессе производства постепенно изнашиваются.
Износ - потеря основными средствами физических и моральных качеств или утрата технико-экономических свойств, а вследствие этого стоимости. Поскольку основные средства изнашиваются постепенно, следует обеспечить накапливание средств (источников), необходимых для капитального ремонта эксплуатируемых основных средств и восстановления окончательно износившихся. Такое накапливание обеспечивается путем включения в издержки производства или обращения сумм отчислений, которые называются амортизационными. Физический износ является результатом использования основных средств и воздействия внешних факторов. Моральный износ представляет собой процесс, в результате которого активы не соответствуют современным требованиям развития науки и техники.
Размер ежегодного изнашивания основных средств зависит от их вида, срока и интенсивности использования, своевременного и доброкачественного ремонта и технического уровня производства в целом. Все это служит основанием для определения размера годовых амортизационных отчислений. Размеры амортизационных отчислений устанавливаются в процентах к балансовой стоимости основных средств и называются нормами амортизационных отчислений.
Амортизация - денежное выражение износа и представляет собой систематическое распределение стоимости основных средств на затраты предприятия.
В соответствии с принципами бухгалтерского учета первоначальная стоимость основных средств, в течение срока всей полезной службы, распределяется в виде амортизационных отчислений ежемесячно, исходя из установленных норм.
Износ начисляется по основным средствам, имеющимся на предприятии, на начало месяца. По вновь поступившим объектам износ начинают начислять со следующего за поступлением месяца, а по выбывшим - прекращают начислять со следующего за выбытием месяца.
Начисление износа всегда отражается по кредиту счетов группы 2420, а выбор дебетуемого зависит от того, где эксплуатируется основное средство (в сфере производства, сбыта, в строительстве и т.д.)
Износ начисляется путем применения различных методов. Согласно НСФО№2 предприятиям рекомендовано использовать следующие методы:
- прямолинейный (равномерный) метод;
- кумулятивный метод;
- производственный метод;
- метод уменьшающегося остатка.
Метод начисления амортизации определяется учетной политикой предприятия. Разрешается применение к одному виду основных средств не более одного вида начисления амортизации.
Метод равномерного начисления износа. Он предполагает изношенную стоимость объекта равномерно распределять на издержки производства в течение его срока службы:
первоначальная стоимость — ликвидационная стоимость