Служебное письмо — одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.
Содержание письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.
Основные реквизиты письма:
1) название и адрес организации-отправителя;
2) номер и дата;
3) название и адрес получателя;
4) заголовок письма;
5) номер и дата письма, послужившего причиной составления ответа;
6) текст письма;
7) перечень приложений с указанием количества страниц;
8) виза исполнителя (подпись на копии).
Письма могут быть написаны на стандартных печатных бланках или чистых листах бумаги. Они подразделяются на два вида:
1) письма, требующие ответа (запрос, обращение, предложение, требование, подтверждение, распоряжение, сопроводительное письмо);
2) письма, не требующие ответа (информационное письмо).
Телеграммы посылаются в срочных случаях, когда другие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.
Телефонограмма — срочное сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.
Справка — документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Она может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос или указания вышестоящей организации или служебного лица. Внутри учреждения она подписывается составителем, а та, что направляется в вышестоящую организацию — руководителем учреждения.
Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.
Справки личного характера оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. В тексте указывается название учреждения, которому предназначена справка.
Докладная, пояснительная и служебная записки информируют руководителя учреждения или структурного подразделения о явлениях, фактах, выполненной работе, сложившейся ситуации.
Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и на основе указаний руководителя.
С учетом адресности различают докладные записки внутренние, адресованные руководителю учреждения или подразделения, где работает составитель, и внешние, адресованные руководителю вышестоящей организации.
Пояснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях — по инициативе подчиненного.
Пояснительная записка, не выходящая за пределы учреждения, оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. Аналогичные реквизиты имеет и служебная записка.
Если пояснительная или служебная записка направляется за пределы учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.
Одним из распространенных документов коллегиальных органов является протокол. В нем фиксируется место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления по заслушанным вопросам.
Протокол составляет официальное, компетентное лицо (председатель, секретарь и т. п.).
По объему фиксированных данных различают три вида протоколов:
1) краткие, в тексте которых записаны лишь постановления;
2) полные, в тексте которых, кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания;
3) стенографические, где все выступления записаны дословно.
В протоколе указываются следующие реквизиты: название вида документа (протокол), его порядковый номер, название собрания, конференции, заседания, совещания (общее собрание, производственное совещание, расширенное совещание и т. п.); название предприятия, организации, где проходило собрание; дата проведения собрания; количество участников; должности, фамилии, инициалы руководителей собрания (председателя, секретаря, членов президиума); текст; перечень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.
Текст протокола составляется на основании выступлений участников собрания, конференции, заседания или совещания. Он должен быть кратким, понятным, точным, лаконичным и в то же время содержать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Понятие «протокольная точность» обусловлено сущностью документа и стилем изложения. Текст каждой позиции составляется по форме: слушали, выступили, постановили.
5.2 Распорядительный документ
Одной из важнейших подсистем управленческой документации является система организационно-распорядительных документов.
Основными их видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).
Постановление — нормативный акт, принимаемый местными советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Постановлениями также называют совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе принципа единоначалия, государственными органами, общественными организациями и т. д.).
Круг вопросов, по которым принимаются постановления местных советов народных депутатов, довольно широк, поскольку последние осуществляют государственное руководство всеми отраслями хозяйственной и социально-культурной жизни. Постановления и распоряжения исполкомов, принятые в рамках предоставленных прав, являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями, функционирующими на территории, подчиненной совету, а также для выполнения служебными лицами и гражданами.
По своим юридическим свойствам постановления исполкомов могут быть нормативными или индивидуальными. Нормативные — это постановления о режиме работы предприятий торговли и бытового обслуживания населения, индивидуальные — о принятии к эксплуатации того или иного домостроительства, назначении опекунства и др.
Постановления местных советов, их исполкомов составляются по единой форме. Отличие между ними состоит лишь в том, что постановления советов не нумеруют, а исполкомов — имеют порядковую нумерацию.
Постановление содержит такие основные реквизиты:
1) изображение герба Украины;
2) название местного совета народных депутатов или его исполкома;
3) указание места издания;
4) название вида документа (постановление);
5) дата (для постановления местных советов) или дата и номер (для постановления исполкома);
6) заголовок;
7) текст постановления (решения);
8) подписи председателя и секретаря исполкома;
9) печать.
Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса, и постановляющей, содержащей перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за своевременное их исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления.
Приказ — распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, организации, учреждения, фирмы на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов.
По назначению они подразделяются на приказы по личному составу и по общим вопросам.
Приказы по общим вопросам в свою очередь делятся на инициативные и издаваемые во исполнение распоряжений вышестоящих органов.
Полное представление об этом документе дает инициативный приказ, который издается для оперативного влияния на процессы, возникающие внутри организации (предприятия). Его реквизиты: название организации и документа; дата; место издания; номер заголовка к тексту; текст; подпись; виды согласований.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит в себе вступление (указание причины издания приказа); доказательство (изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод (изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами «Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны действие, срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения.
Проект приказа согласовывается с заместителем руководителя организации, куратором вопросов, рассмотренных в этом документе, с руководителями структурных подразделений, к которым относятся пункты приказа, с юристом организации (его виза свидетельствует, что этот документ не противоречит правовым актам и распоряжениям вышестоящей организации).
В приказах, изданных во исполнение решений вышестоящих организаций, часто не пишут констатирующую часть. Вместо этого дают ссылку на номер и дату высшего распорядительного документа.
Распоряжение — утверждает задание руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим, всеобъемлющим вопросам, а распоряжения — по частным.