Инструкция разрабатывается руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения).
Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после проверки подписывается ответственным разработчиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).
Должностная инструкция— организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Разрабатывается инструкция руководителем подразделения (руководителем конкретного участка подразделения),
В процессе отработки документ визируется руководителями смежных подразделений, а также руководителем юридического отдела (юристом).
Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком и представляется на утверждение руководителю организации (одному из его заместителей).
Распорядительные документы, одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий,посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями оформляют также и результаты деятельности других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. д.
Постановление принято определять как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения».
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:
- распоряжения общего, длительного действия;
- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельно го случая.
Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пре делах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.
Оформлению приказами подлежат:
•решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий;
• утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;
• вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;
• итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;
• прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;
•поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.
Информационно-справочные документы, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от последних, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь примята к сведению. К ним относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма.
Справка— это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев ит. п.
Докладная запаска— документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы полненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
В отличие от обязательных по срокам и содержанию отчетов, докладные подготавливаются по мере необходимости в соответствии с поступившими на этот счет указаниями.
Докладная записка почти всегда адресована конкретному лицу (директору, управляющему). В отдельных случаях ее копии могут направляться и другим заинтересованным лицам.
Объяснительная записка— это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же рек визитов и подписываются составителем.
Акт — документ, составленный несколькимилицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя, В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Телефонограмма— разновидность телеграммы: разница заключается лишь в способе передачи и приема текстовой информации, поскольку в этом случае нет необходимости в услугах третьих организаций, например, почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записывающему слова на другом конце телефонной линии.
Другими отличиями являются более высокая скорость передачи информации, возрастание ее объема при передаче за один прием.
Деловые письма
Официальное письмо— один из важнейших каналов связи пред приятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т. д.
Объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Официальные письмапишутся на бланках для писем, письма бывают следующих видов:
- письма-просьбы, в которых излагаются просьбы от имени организаций, учреждений, предприятий. В тексте обязательно подчеркивается заинтересованность в её исполнении.
- письма-ответы (отказы), в которых повторяется просьба, обоснуется причина отказа, констатируется отказ.
- сопроводительные письма, которые составляются при отправке адресату документов, материальных ценностей.
- договорные письма, подтверждающие факт отправки договора.
- письма-напоминания, когда не удается с помощью телефонных переговоров или при личном контакте получить необходимый ответ.
- информационные письма, цель которых своевременное информирование других организаций и заинтересованных лиц о свершившемся факте.