11 - дата документа - дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания;
12 - регистрационный номер документа состоит изпорядкового номера, который по усмотрению организации может дополняться индексами:
- дела по номенклатуре;
-структурных подразделений или направлений деятельности;
- должностных лиц авторов документа;
- корреспондентов или исполнителей и т. п.;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, посту пившего в организацию, может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа. Этот реквизит заполняется для удобства работы с документом адресата (получателя письма);
14 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»;
15 – адресат указывается в письмах. В качестве адресата мо гут быть организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. При направлении документа в организацию, ее название и название структурного подразделения указываются в именительном падеже;
16 - гриф утверждения документа проставлялся в правом верхнем углу документа. Допускается в данном реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять: из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения;
17 – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: фамилию и инициалы исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения {при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя и дату подписания;
18 - заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа;
19 - отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К», слова «КОНТРОЛЬ» или контрольного штампа. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе;
20 - текст документа является основным элементом любого документа. Содержательная часть документа чаще всего бывает представ лена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись включает наименование должности лица, под писавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровки. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией;
23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛА СОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, рас шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования;
24- визы согласования документа включают подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования. Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации;
25- оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др. Печать проставляется таким образам, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ;
26 - отметка о заверке копии содержит: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; рас шифровку подписи и дату заверения;
27 - отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию, исполнителя документа и номер его телефона. Отметка рас полагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату;
29 - отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты). Отметка о поступлении документа в организацию может проставляться в виде штампа или иным способом в границах нижнего поля первого листа документа;
30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм по ГОСТ 9327-60.
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность.
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
- левое — 20 мм;
- верхнее — 20 мм;
- правое— 10 мм;
- нижнее — 20 мм,
Реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблема организации» рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм от края верхнего поля. Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качества ми, несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности — от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне — от 88% до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с по мощью копировального оборудования.
При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
4. Организация работы с документами
Регистрация и учет документов
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.