Справи, вилучені для знищення, після узгодження і затвердження актів здаються підприємствам по заготівці вторсировини по накладних, в яких указується вага макулатури, зданої на переробку. Дата здачі документів, їх вага і номер накладної указуються в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються в справу архівної фундації і зберігаються в архіві підприємства.
Якщо об'єм справ, вилучених для знищення, не великий, вони можуть бути спалений, про що в акті робиться відмітка.
На закінчення відзначимо, що у підприємств, яким покажуться обтяжливими перераховані в даному спецвипуску вимоги до зберігання документів, є можливість звернутися до державних архівних установ з метою отримання платних послуг.
Річ у тому, що згідно чинному законодавству державні архівні установи можуть надавати платні послуги, перелік яких затверджений ухвалою КМУот 07.05.98 р. № 639. В нього, зокрема, включені такі послуги:
- підготовка історичних довідок на архівні фонди і передмов до описів справ;
- визначення фондової приналежності документів;
- систематизація документів для проведення експертизи їх цінності;
- проведення експертизи цінності документів;
- систематизація справ в архівних фондах;
- науково-технічна обробка документів;
- складання описів справ і довідкового апарату до описів, номенклатури справ, актів про вилучення і знищення документів і справ, які не підлягають зберіганню, актів про недостачу документів, статистичних звітів про організацію зберігання архівних документів юридичними особами і паспортів архівних підрозділів юридичних осіб;
- узгодження номенклатур справ, описів справ постійного зберігання і по особовому складу, актів про вилучення для знищення документів, які не підлягають зберіганню;
- дострокове ухвалення документів на постійне зберігання;
- депонуюче зберігання документів, що не належать державі;
- консультування з питань організації діяльності служб діловодства і архівних підрозділів;
- консультування з питань ведення обліку архівних документів, забезпечення їх збереження і з інших питань архівної справи.
Перераховані вище послуги виявляються на договірній основі в передбаченому наказом Головного архівного управління України від 16.09.99 р. № 59 порядку з оплатою відповідно до цін, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 19.01.2004 р. №9.
Розділ 2. Практичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві
2.1 Аналіз стану технології зберігання ділових документів на підприємстві
документ зберігання архів цінність
Аналіз стану технології зберігання ділових документів розглянемо на прикладі ТОВ «ДТР», яке функціоную на ринку будівельних матеріалів з 2000 року, має юридичну адресу: м. Луганськ, кв. Волкова, 4/57. Штат підприємства складає 42 чоловіка, тому це підприємство має невеликий рух ділових документів.
Після виконання документи певний час зберігаються в організації. Для того щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати, необхідна систематизація виконаних документів, тобто угрупування їх в справи. Державний стандарт визначає справу як «сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку».
Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використовування потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником дозволяючи визначити порядок розподілу документів в справи, є номенклатура справ.
Номенклатура справ - систематизований перелік найменований справ, що заводяться в організації, з вказівкою термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.
Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, що використовується для різної мети:
- номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів в справи (теки). Заголовки справ закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;
- кожна справа, включена в номенклатуру, має вказівку терміну зберігання документів, включених в нього. Таким чином з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;
- номенклатура справ використовується при побудові информаційно-пошукової системи по документах підприємства. При реєстрації документів в
реєстраційний індекс включають індекс справи по номенклатурі. Окрім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використовувана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;
- номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;
- номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи організації, підприємства.
Номенклатура справ, на ТОВ «ДТР», як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати визначеним вимогам, найважливіші з яких:
- обхват всіх документів, одержуваних і створюваних в процессе діяльності організації;
- роздільне угрупування в справи документів постійного і тимчасового термінів зберігання;
- конкретне і чітке формулювання заголовка справи, яке повністю відображає склад і зміст документів в ньому і виключає можливість включення в справу документів, не відповідних його змісту і терміну зберігання;
- систематизація справ усередині розділів номенклатури в згідно з ступенем важливості і терміном зберігання документації.
На ТОВ «ДТР» розробка номенклатури справ складається з декількох етапів:
- визначення круга документів для включення в номенклатуру;
- складання заголовків (найменувань) справ;
- розробка класифікаційної схеми номенклатури, тобто порядку розташування справ;
- визначення термінів зберігання справ;
- визначення системи індексації і встановлення індексів справ;
- оформлення і посвідчення номенклатури справ.
Основна вимога до номенклатури - обхват всіх документів, що утворюються в процесі діяльності ТОВ «ДТР». При цьому повинна враховуватися документація, яка створювана в самій організації, так і одержувана від інших організацій і осіб включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.
В номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих груп, створених для вирішення якої-небудь конкретної задачі, документи суспільних організацій.
В номенклатуру справ включаються також документи, не закінчені діловодством, які поступили з інших організацій для продовження або закінчення рішення питання; справи з питань, що продовжуються більш одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну рішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, що утворилися після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ в кінці кожного розділу номенклатури передбачають декілька резервних номерів.
Не включаються в номенклатуру друкарські видання (збірки, довідники і т.і.).
Потім робиться складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ.
Заголовок справи повинен в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, оскільки саме по заголовку справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти і ін.), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентів, дати, а також вказівка автентичності, копійності т.і. В заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальне листування» і т.п.
Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівки на вигляд і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про діяльність ТОВ «ДТР»», «Місячні звіти про відвантаження товарів».
В заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт по окремих показникам фінансової діяльності ТОВ (ф. 10-ф)».
Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних їм функцій.
В номенклатурі справ ТОВ «ДТР» систематизують по ступеню їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів.
Першими поміщаються справи, включаючі організаційно-розпорядливі документи директивних і вищестоящих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що відноситься до діяльності організації в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу. Далі розташовують справи з розпорядливою документацією самої установи або організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними) листуванням і іншими документами.
Терміни зберігання справ установлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для угрупування документів в справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не могут поміщатися в одну справу.
Терміни зберігання встановлюються по переліках документів з вказівкою термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.
Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються залежно від значущості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання справи встановлюється для найціннішої документації, тобто більший.