Наприклад, якщо в справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років.
Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченої діловодством в 2008 р., обчислюється з 1 січня 2009 р.
Для практичного використовування номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, привласнюванні справам - індекси справ.
Для ТОВ «ДТР» номенклатура будується по виробничій або функціональній схемі. В цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.
В зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу і порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформовано в структурному підрозділі, якому привласнений індекс «03» (збут), і в номенклатурі справ даного підрозділу заголовок справи розташовуються під номером «2» (02).
Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.
Номенклатура справ складається по уніфікованій формі, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі забезпечення документації управління і Основних правилах роботи відомчих архівів.
Форма номенклатури є таблицею з п'яти граф: індекси справ заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання і примітки (Додаток В).
В першій графі проставляють індекс справи, включеної в номенклатуру. В кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених наперед справ у разі їх появи.
Друга графа - назви заголовків справ.
Кожна справа складає один або декілька томів. Це стає відомо після закінчення діловодного року. Тому третя графа - кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.
В графі «Строк зберігання і статті по Переліку» указують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а бережуть «до минования потреби» (наприклад, інструктивні листи вишестоячих організацій, прислані для зведення) або «до заміни новими» (наприклад положення, інструкції). В цьому випадку в графі проставляють саме ці відмітки.
Тут же може бути проставлений відмітка, яка означає, що по закінченні діловодного року справа повинна бути піддана експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання.
В графі «Примітки» протягом всього терміну дії номенклатури справ
своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п.
В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії і кількості заведених і включених в номенклатуру справ.
В підсумковому записі окремо указується кількість справ постійного зберігання з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно.
Крім того, указується кількість справ, перехідних наступного року.
Після підсумкового запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.
Номенклатура складається особою, відповідальною за забезпечення документації, і узгоджується з архівом підприємства організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи поступають на державне зберігання номенклатура справ прямує на узгодження в державний архів приймаючий справи даної організації, і лише після цього затверджується керівником організації.
Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися в трьох екземплярах.
Номенклатура справ ТОВ «ДТР» (зведена) повинна складається в чотирьох екземплярах. Погоджують і затверджують два екземпляри, з яких один зберігається в організації і є документом постійного зберігання.
Другий екземпляр зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписувань, які завіряються службою і прямують у відповідні структурні підрозділи для закладу справ.
Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).
Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по теках (справам); розташування документів усередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок справ.
Формуванням справи називається групування виконаних документів в справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.
Після того, як документи виконані, вони поміщаються у відповідні справи і систематизували усередині них. Справа вважається заведеною з моменту появи першого виконаного документа.
Правильний розподіл документів в справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів і їх збереження.
Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справа заводиться окрема тека (тека-швидкозшивач або тека-реєстратор).
Робота по формуванню справ складається з наступних операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по теках (справам); розташування документів усередині справ в певній послідовності; оформлення обкладинок подів.
Велике значення має правильне розташування документів усередині справи. Від того в якій послідовності вони розташовуються, багато в чому залежить час пошуку необхідної інформації. Документи систематизуються в справах відповідно по окремим принципам. Найістотнішими і практично найзручнішими є: питання-логічний, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть варіюватися і комбінуватися.
Частіше за інші використовується принцип питання (питання-логічний) згідно якому документи розташовують в справах в логічній послідовності рішення того або іншого питання. Така систематизація співпадає з хронологічним розташуванням документів.
При алфавітній систематизації документів використовують прізвища їх авторів назви установ-кореспондентів, найменування адміністративно-територіальних одиниць і т.д.
В нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (протоколи, накази, квитанції, невигідні і т.д.).
Копії наказів про накладення стягнень, заохочення, зміну прізвища і т.д. в особисту справу не підшивають, так як ці відомості записуються на додаток до особистого листка по обліку кадрів.
Разом з принципами систематизації документів при формуванні справ слідує дотримуватися основних правил, загальних для всіх категорій документів:
- в справи підшиваються тільки виконані документи. Невиконані, а також підлягаючі поверненню документи підшивати в справу забороняється;
- кожний документ, поміщений в справу, оформлений в відповідності з вимогами державних стандартів і інших нормативних актів. Тому до підшивання документа в справу обов'язково перевіряється правильність його оформлення: наявність необхідних підписів, віз, індексу дат, відміток і т.д.;
- в справу включаються документи в одному екземплярі. Чернетки, розмножені копії разом з оригіналами не підшиваються. Виключення можуть складати тільки чернетки особливо цінних документів або копії, на яких є відмітки, візи і т.п., доповнюючи зміст перших екземплярів;
- документи постійного і тимчасового термінів зберігання групуються в окремі справи;
- в справи групуються документи одного календарного року, за виключенням перехідних справ. Крім того, окремі категорії справ мають свої особливості формування. Так, особисті справи формуються протягом всього періоду роботи осіб в організації;
- документи поміщаються в справу зі всіма що відносяться до них додатками і додатковими матеріалами. Якщо додатки мають великий об'єм, з них формують самостійну справу.
Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, що складає приблизно 250 листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи. Кількість томів кожної справи указується в номенклатурі справ в кінці року.
Правильне угрупування документів в справи і їх систематизація в справі значно полегшують проведення експертизи цінності документів, підготовку документів до подальшого зберігання і використовування.
В ТОВ «ДТР» організація і зберігання документів знаходиться на високому рівні і відповідає усім вимогам зберігання ділових документів на підприємстві.
Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів організації. В ТОВ «ДТР» справи зберігаються секретарем.
Справи розміщуються в шафах, що закриваються, що забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла. Справи розташовуються на полицях вертикально в послідовності, яка відповідає послідовності їх розташування в номенклатурі. На корінці кожної справи указується його індекс по номенклатурі. Номенклатура справ прикріпляється на внутрішніх дверцях шафи.
Для швидкого пошуку документа спочатку знаходять потрібний номер справи по номенклатурі, а потім по номеру справи - потрібну теку з документами.
Для обліку документів певних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається внутрішній опис.
Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, що містить перелік документів справи з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів листів.