Форма номенклатури справ структурного підрозділу приведена в [9, додатку 2].
Приклад заповнення номенклатури справ у відділі кадрів приведено у Додатку Б.
Номенклатура справ структурного підрозділу підприємства складається у трьох екземплярах:
перший екземпляр - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;
другий екземпляр - передається в службу діловодства підприємства;
третій екземпляр - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.
Номенклатура справ структурного підрозділу після її розгляду і аналізу включається в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При складанні зведеної номенклатури справ вивчається і аналізується не тільки номенклатури справ структурних підрозділів, але і діяльність підприємства в цілому. Для цього використовують статут підприємства, положення про структурні підрозділи; штатний розклад; типову і зразкову номенклатури; номенклатури і описи справ за попередні роки; класифікатори документів і кореспондентів, які ведуться на підприємстві; типові і відомчі переліки документів з вказівкою термінів зберігання документів, а також враховують плани підприємства наступного року.
В кінці зведеної номенклатури справ приводяться номенклатури справ первинних суспільних організацій, якщо вони створені на підприємстві (наприклад, первинної профспілкової організації).
Форма зведеної номенклатури справ визначена в додатку 3 до Правил № 16 [9].
Зведена номенклатура справ може будуватися за структурним або функціональним принципом.
Структурний принцип використовується, як правило, на крупних підприємствах з чітко встановленою структурою. Розділами в такій номенклатурі справ будуть назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до затвердженої структури і штатного розкладу підприємства. При цьому першим розділом номенклатури указується служба діловодства.
Розділи можуть бути, наприклад, такими: канцелярія, плановий відділ, бухгалтерія, відділ маркетингу і збуту і т.д.
Функціональний принцип, тобто по напрямах діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками підприємства. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах, що не мають структури. Розділи і підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і галузі діяльності і розміщуються в ній по ступеню важливості, наприклад: організація роботи, планування, організація виробничої діяльності, облік і звітність, робота з кадрами і т.д.
В зведену номенклатуру справ підприємства включаються назви справ, які фактично заведені в діловодстві і відображають всі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі і справи тимчасово діючих органів (наприклад, справи ліквідаційної комісії), а також не закінчені діловодством справи, які поступили від інших підприємств (організацій-попередників) для їх продовження.
Справи з питань, рішення яких триває довше за один рік або які ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ щороку протягом всього терміну їх рішення або ведення.
Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК підприємства і узгоджується з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником підприємства.
Державні підприємства, установи, організації, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК вищестоящої організації.
Підприємства недержавної форми власності протягом року з дня реєстрації погоджують свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міськради. Згодом номенклатура справ подається на узгодження ЕК вищестоящої організації, а при її відсутності номенклатура справ узгоджується власній ЕК.
Один раз в 5 років зведена номенклатура справ підлягає узгодженню з відповідним державним архівом або вищестоящим органом. Крім того, таке узгодження здійснюється невідкладно у разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства.
Як в номенклатурі справ структурного підрозділу, так і в зведеній номенклатурі справ підприємства протягом року, на який вона складена, в графі «Прімітки» робляться відмітки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадовці, відповідальні за формування справ, про передачу справ в архів підприємства або іншим підприємствам для продовження ведення справ.
В кінці року зведена номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис підписує керівник служби діловодства виробництва підприємства. Про наявність відкритих за рік справ сповіщається керівник архіву підприємства.
В Додатку В приведена сводна номенклатура справ підприємства, яка построєна по структурному принципу.
Зведена номенклатура справ складається в чотирьох екземплярах, кожний з яких повинен мати гриф узгодження з відповідною архівною установою або вищестоящим органом, якщо на підприємстві не створюються документи Національного архівного фонду.
Перший (недоторканний) екземпляр зберігається в службі діловодства, другій - передається в архів підприємства для контролю формування справ в структурних підрозділах; третій - прямує у відповідний державний архів або вищестоящий орган, з яким узгоджувалася зведена номенклатура справ; четвертий - розподіляється по розділах між структурними підрозділами для практичної роботи.
Недержавні підприємства можуть складати зведені номенклатури справ у трьох екземплярах, а якщо у них немає структурного розподілу - в двох екземплярах.
Зведена номенклатура справ підприємства, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше за грудень переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються і затверджуються керівником підприємства (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.
1.3 Технологія зберігання документів
1.3.1 Підготовка документів до зберігання
Формування справ
Закінчені в діловодстві документи повинні бути сформований в справи згідно номенклатурі справ.
При формуванні справ слід дотримувати такі правила:
- групувати в справи тільки оригінали (а у разі їх відсутності - завірені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;
- групувати в справи документи одного року (за винятком особистих, судових і перехідних справ). Особисті справи формуються протягом всього часу роботи особи на підприємстві;
- групувати в справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання;
- не включати в справи чорнові, особисті, дублетні документи, а також документи, які підлягають поверненню, і розмножені копії.
Як виняток, в необхідних випадках документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з рішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або рішення питання документи повинні бути розкладений в окремі справи згідно номенклатурі справ за таким принципом:
- в одну справу поміщають документи тільки постійного, а в інше - тільки тимчасового зберігання;
- в справу включають документи, що відносяться тільки до одного питання або групи споріднених питань, які складають єдиний тематичний комплекс, на початку справи поміщають ініціативний документ, потім документ-відповідь і всі інші документи в логічній послідовності і хронології;
- документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групують в справи на загальних підставах.
Якщо документи за змістом і термінам зберігання не можуть бути згрупований в справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням його назви і терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.
Справа не повинна перевищувати 250 листів (від 30 до 40 мм).
Поширеною помилкою підприємств є формування всіх наказів керівника в одну справу. Звертаємо увагу, що накази і розпорядження по основній діяльності, про прийом, звільнення, заохочення, сумісницю працівників, надання відпусток, відряджання, накладенні стягнень на працівників поміщають в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групують в дві справи:
- протоколи і документи до них (доклади, довідки, проекти рішень і т. п.);
- документи по організації і проведенню засідань (порядок, регламент, список запрошених і перелік виступаючих денний і ін.).
Листування групується за змістом і кореспондентській ознаці і систематизував в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
Документи в особистих справах групуються в хронологічному порядку у міру їх поповнення в такій послідовності:
- внутрішній опис документів, включених в справу;
- заява про прийом на роботу (контракт);
- напрям або уявлення;
- особистий листок по обліку кадрів;
- автобіографія;
- документи про освіту (копії);
- накази про призначення, переклад, звільнення (копії або виписування);
- доповнення до особистого листка по обліку кадрів;
- довідки і інші документи.
Копії наказів про стягнення, заохочення, відомості про зміну прізвища в особисту справу не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особистого листка по обліку кадрів або в трудову книжку. При цьому звертаємо увагу, що відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться [16, п. 2.2].
Лицьові рахунки працівників підприємства, відомості нарахування заробітної платні і інші аналогічні документи систематизували в межах року по прізвищах в алфавітному порядку або щомісячно.