Оформлення справ
Для передачі справ на зберігання їх слід правильно оформити.
Оформлення справи - це комплекс процесів, направлених на підготовку справи до зберігання і користування. Вимоги до оформлення справ встановлені розділом 5 Правил № 16 [9].
Оформлення справ, що підлягають зберіганню і передачі в архів, передбачає:
- перекладання документів в справі з розташуванням їх в прямому порядку, тобто зверху повинні знаходитися більш ранні документи, а знизу - більш пізні;
- нумерацію листів в справі;
- складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;
- складання засвідчувального напису справи;
- підшивання або палітурку справи;
- оформлення обкладинки (титульного листа) справи.
Всі листи в справі, окрім листів засвідчувального напису і внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами суцільною нумерацією в правому верхньому кутку простим м'яким олівцем або механічним нумерує. Чорнила, пасту або кольорові олівці застосовувати для нумерації листів не дозволяється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Фотографії, креслення, діаграми і інші ілюстративні документи, які є окремими листами в справі, нумеруються з оборотної сторони в лівому верхньому кутку. Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками ит. п.) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні однією стороною інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади і ін.), то кожний документ нумерується окремо.
Конверти з вкладеннями, підшиті в справу, нумеруються суцільною нумерацією листів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
Листи більшого, ніж А4, формату, підшиваються за одну сторону і нумеруються як один лист в правому верхньому кутку, а потім фальцюються у формат А4.
У разі окремих помилок в нумерації листів допускається використовувати буквені позначення листів (1а, 36 і т.і.). При великій кількості помилок листи перенумеровують шляхом закреслення однією косою межею старого номера і поставляння поряд нового номера.
До деяких категорій справ, які містять унікальні документальні пам'ятки, до документів з грифом «Для службового користування», особистим справам, судово-слідчим справам і ін. складається внутрішній опис документів. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією по діловодству на підприємстві.
Внутрішній опис документів справи - це обліковий документ, який містить перелік заголовків до текстів документів в справі з вказівкою порядкових номерів документів, їх індексів, дат, номерів листів.
Внутрішній опис складається на окремому листі формою, приведеної в додатку 8 до Правил № 16 [9].
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому указуються цифрами і прописом кількість документів, включених в опис, і кількість листів внутрішнього опису. Якщо справа переплетена раніше без внутрішнього опису, то її бланк підклеюють з внутрішньої сторони обкладинки справи.
Зміни складу документів в справі (включення додаткових або виключення, заміна оригіналів копіями і ін.) відображаються в графі «Примітки» з посиланням на відповідні виправдувальні документи (акти, накази і т.п.), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
Внутрішній опис підписує особа, яка її склала.
Наведемо приклад складання внутрішнього опису особистих справ (Додаток Д).
В кінці справи складається засвідчувальний напис, який містить відомості про кількість листів, особливостях їх нумерації і фізичному стані документів в справі.
Засвідчувальний напис формою згідно додатку 9 до Правил № 16 складають на окремому листі, який поміщають в кінці справи, в друкарських екземплярах справ (облікові журнали, звіти і т.п.) - на зворотному боці останнього чистого листа.
В засвідчувальному написі указують цифрами і прописом кількість листів в справі і окремо, через знак «+»(плюс), кількість листів внутрішнього опису, якщо вона є.
В засвідчувальному написі обмовляються наступні особливості нумерації документів справи:
- наявність буквених і пропущених номерів листів;
- номери листів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками і т.п.;
- номери великоформатних листів;
- номери конвертів з вкладеннями і кількість листів вкладень.
Всі подальші зміни в складі і стані справи (заміна оригіналів документів копіями, приєднання нових документів, пошкодження листів) указуються в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ). При великій кількості перенумерованих листів в справі складається новий заверительний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
Засвідчувальний напис підписує її укладач.
Наведемо приклад складання засвідчувального напису (Додаток Ж).
Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу переплітають в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, прошиваються в чотири проколи спеціальними суворими нитками або дратвою. Металеві скріпки при цьому віддаляються.
Під час палітурки або підшивання документів не можна зачіпати текст. Якщо текст документа надрукований дуже близько до його лівого краю, край листа документа слідує наростити папером тієї ж якості, що і документ.
На справах постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання і особового складу оформляються обкладинки справ формою, встановленої додатком 10 до Правил № 16.
Перед передачею справ в архів підприємства в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення і додаткові відомості: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів; проставляються номери наказів, протоколів, форм звітності, робляться вказівки на копійність документів і т.д.
На обкладинці справи проставляються:
- дата документів (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з декількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі поставляння точних календарних дат указують число, місяць і рік (місяць - прописом);
- номер по опису і, за узгодженням з архівом підприємства, номер опису і номер архівної фундації;
- у разі зміни назви підприємства (його структурного підрозділу) протягом періоду, що охоплює документи справи, або при передачі справ в інше підприємство (структурний підрозділ) указується нова назва підприємства (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ проводяться чітко, розбірливо, чорним світлостійким чорнилом або пастою.
Складання описів справ
Перед передачею справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу в архівний підрозділ підприємства на підставі експертизи цінності документів необхідно скласти описи справ. У випадку якщо за рішенням керівника справи тимчасового (до 10 років) зберігання передаються в архів, на них також слід скласти опис.
Описи справ структурних підрозділів і підприємства в цілому (для підприємств з централізованим формування і зберіганням справ) складаються формою, встановленої додатком 1 до Правил № 16 [9].
Описи справ ведуться протягом декількох років з суцільною єдиною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.
Опис справ структурного підрозділу складається особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, з дотриманням наступних правил:
- номер опису повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу з додаванням першої букви назви категорії документів (постійного зберігання - П; тимчасового зберігання - Т; по особовому складу - ОС) і чотирьох цифр року, в якому заведені включені в опис справи. Наприклад, опис справ постійного зберігання структурного підрозділу № 07, які числяться по номенклатурі справ і заведені в 2010 році, матиме номер 07 П - 2010;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний лист) справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу «Термін зберігання, стаття по переліку»;
- в графі опису «Крайні дати справи, тому, частини» указуються крайні дати документів - найранішого і найпізнішого документа, внесеного в справу. Число і рік відображаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами;
- графа «Примітки» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншому підприємству, про наявність копій документів в справі і інших;
- систематизація справ, включених в опис, повинна відповідати систематизації по номенклатурі справ як структурного підрозділу, так і підприємства в цілому;
- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опис під окремим номером;
- у разі внесення в опис декількох справ підряд з однаковим заголовком приводиться повністю тільки заголовок першої справи, а далі вони замінюються словами «те ж», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис повністю (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється повністю);
- справи по особовому складу вносяться в опис в алфавітному порядку, з тематики, хронології.
В кінці опису робиться підсумковий запис з вказівкою (цифрами і прописом) кількості справ, що числяться по опису, першого і останнього номерів справ в описі, а також обмовляються особливості нумерації (буквені і пропущені номери справ).
В річний розділ опису вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У такому разі в кінці розділів опису кожного подальшого року ставиться відмітка «Документи з цього питання див. також в розділі за_год №_», а графи 4 і 5 опису не заповнюються.