Опис справ структурного підрозділу складається в двох екземплярах, перший - передається разом із справами в архів (архівний підрозділ) підприємства, другий - залишається в структурному підрозділі як контрольний і підписується укладачем з вказівкою його посади, узгоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.
Опис справ структурного підрозділу є підставою для складання зведеного опису справ підприємства.
Наведемо приклад складання опису справ по особовому складу відділом кадрів підприємства (Додаток К).
1.3.2 Зберігання документів
Тимчасове зберігання документів в структурних підрозділах підприємства
З моменту створення (надходження) і до передачі їх в архів підприємства документи зберігаються по місцю формування справ, тобто в структурних підрозділах. На невеликих підприємствах зберігання може здійснюватися централізований в службі діловодства.
Збереження документів і справ в структурних підрозділах забезпечують керівники цих підрозділів і посадовці, відповідальні за діловодство. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, в шафах і столах, які закриваються. В цілях підвищення оперативності пошуку документів справи в шафах розташовують відповідно до номенклатури справ, по привласненому в ній індексу, який указують на корінці обкладинки справи.
Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
Видача справ в тимчасове користування іншим підрозділам підприємства або іншим підприємствам здійснюється з дозволу керівника. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 4 до Правил № 16 [9]), в якій указуються назва справи, його індекс по номенклатурі, дата видачі, кому справа видана, дата його повернення, підписи осіб, які видали і прийняли справу.
Вимоги до зберігання бухгалтерських документів встановлені розділом 6 Положення № 88 [8]. Так, первинні документи і облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Під спеціальним приміщенням, як вказано в листі Мінфіну від 22.07.2002 р. №053-3996 [19], розуміється приміщення з температурно-вологим режимом, який забезпечує збереження документів і записів в них, а також приміщення, що виключає можливість використовування або винесення документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства.
Бланки строгої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх збереження.
Зберігання первинних документів і облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії підприємства працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акту прямує органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, а також державної податкової інспекції в 10-дневный термін [8, п. 6.10]
Вилучення первинних документів, облікових регістрів і звітів контролюючими органами може здійснюватися тільки відповідно до чинного законодавства України. При цьому вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідному посадовцю підприємства.
Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені, то з дозволу і у присутності представника органів, які проводять вилучення, працівники підприємства можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати і т.і.).
При поверненні документів, які були раніше вилучені, вони приймаються під розписку відповідним посадовцем підприємства. Разом з рішенням про повернення документи підшиваються в ті ж томи, з яких вони були вилучені і в яких знаходяться ухвали про вилучення.
Передача справ в архів підприємства
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання підлягають здачі в архів підприємства для зберігання і подальшого використовування. Їх передача здійснюється тільки по описах справ.
Що стосується справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), то вони можуть передаватися в архів підприємства за рішенням керівника. Проте, як правило, такі справи зберігаються в структурних підрозділах, в яких вони були сформовані.
Підготовка справ до передачі в архів включає перевірку оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів в справи і відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення яких-небудь недоліків працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.
Приймання (передача) кожної справи здійснюється працівником архіву підприємства у присутності працівника структурного підрозділу, що здає документи. У всіх екземплярах опису справ проводиться відмітка про ухвалення кожної справи, і в кінці опису указуються цифрами і прописом фактична кількість справ, номера відсутніх справ, дата приймання-передачі справ і підпису осіб, що здають і приймаючих справи. Доставка справ в архів здійснюється підрозділами-здавальниками.
В архіві підприємства на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ підприємства.
Заголовки справ включаються в зведений опис тільки після звірки з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних підприємств - із зведеною номенклатурою справ за той же рік, а також перевірки правильності формування і оформлення справ.
Зведений опис справ складається формою згідно:
- додатку 11 до Правил № 16 - для справ постійного зберігання;
- додатку 13 до Правил № 16 - для справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
- додатку 14 до Правил № 16 - дня справ по особовому складу [9].
Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ в яких досягла числа 9999 (або 999, якщо річний документообіг підприємства менше 600 документів), вважаються закінченим описом.
Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ є титульний лист (додаток 12 до Правил № 16), зміст, передмова і список скорочень, які поміщаються в опис перед описовими статтями у вказаній послідовності і складають довідковий апарат до опису. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до неї переплітаються в тверду обкладинку, всі листи опису нумеруються суцільною нумерацією.
Справи, що створюються в подальші роки, включаються в інший опис, що має наступний порядковий номер. При цьому нумерація описів справ постійного зберігання проводиться в суцільному порядку починаючи з № 1. Номер вибулого опису іншим описам не привласнюється.
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються суцільною нумерацією з надбавкою до неї буквеного індексу «Т», наприклад № 4-Т.
Описи справ по особовому складу нумеруються суцільною нумерацією з надбавкою до неї індексу «ОС», наприклад № 1-ОС. Зупинимося більш детально на складанні опису справ по особовому складу.
Опис справ по особовому складу складається по встановленій формі (згідно додатку 14 до Правил № 16 [9]). Заголовки справ опису по особовому складу систематизували по номінальній ознаці в такій послідовності:
- накази по особовому складу;
- списки особового складу;
- картки обліку особового складу;
- особисті справи;
- лицьові рахунки по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);
- трудові книжки (незатребувані);
- акти про нещасні випадки і ін.
Особисті справи (особисті картки) вносяться в опис по року звільнення працівника і систематизували в алфавітному порядку прізвищ звільнених громадян.
Описи справ по особовому складу підписуються укладачем і керівником кадрової служби, схвалюються ЕК підприємства, узгоджуються з ЕПК відповідного державного архива і затверджуються керівником підприємства.
Підприємства, які передають документи на державне зберігання, складають описи справ по особовому складу у трьох екземплярах а підприємства, які не передають документи на державне зберігання, - в двох.
Наведемо приклад складання опису справ по особовому складу підприємства (Додаток Л).
Вимоги до забезпечення збереження документів в архіві
Правила № 16 містять цілий ряд вимог до приміщень архіву, електро- і протипожежному устаткуванню архіву, температурно-вологому, світловому і санітарно-гігієнічному режимам, устаткуванню архіву, розміщенню документів в архівохранилище, а також до порядку видачі справ з архівохранилища і перевірці наявності і стану справ.
Окрім Правил № 16, певні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належне збереження, висуває Положення про умови зберігання архівних документів. Норми цього Положення є обов'язковими для архівних установ, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться документи Національного архівного фонду. Для архівних установ, юридичних і фізичних осіб, у власності яких знаходяться архівні документи, які не входять до складу НАФ, Положення про умови зберігання архівних документів носить рекомендаційний характер.