Необхідність дотримання вимог до забезпечення збереження документів обумовлена серед іншого тим, що перед прийомом документів на державне зберігання представник державного архіву перевіряє фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів і складає відповідний акт у разі виявлення їх пошкоджень. Пошкодження усуваються шляхом фумигации, консервації, реставрації і інших заходів за рахунок засобів підприємства.
Зупинимося на основних вимогах до забезпечення збереження документів в архіві.
Вимоги до приміщень архіву. Згідно п.п. 8.1.1 Правил № 16 приміщення архіву складаються з сховища для зберігання документів, робочих кімнат працівників архіву і окремої кімнати для роботи користувачів з документами. В архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 подів), допускається вивчення документів користувачами в робочій кімнаті працівників архіву. Допускається як виняток зберігання архівних документів фізичних осіб в приміщеннях іншого призначення за умови забезпечення їх захисту від несанкціонованого доступу.
Приміщення для зберігання документів повинні бути ізольовано від інших приміщень, віддалено від виробничих, складських, лабораторних і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не повинне мати з ними загальних вентиляційних каналів (п.п. 8.1.3 Правил № 16). Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будов, зайнятих службами громадського харчування, харчовими і шкіряними складами, а також організаціями, що застосовують пожаронебезпечні технології.
Крім того, в сховищі архіву заборонено прокладати газові, водопровідні, каналізаційні і інші магістральні трубопроводи.
Проведення труб немагістрального характеру допускається тільки за умови їх ізоляції, яка робить неможливим проникнення викидів з них в сховищі.
Відповідно до п.п. 8.1.4 Правил № 16 в приміщеннях архіву повинен бути запасний вихід. Зовнішні двері приміщення ізолюються металом, в неробочий час вони опечатуються. Друк разом з ключами від приміщення архіву зберігається у чергового по підприємству або у іншому місці згідно правилам внутрішнього трудового розпорядку.
Правила № 16 передбачають додаткові вимоги до приміщення архіву, якщо воно розташовано на першому поверсі. В цьому випадку на вікнах встановлюються відкидні металеві грати і охоронна сигналізація.
Вимоги до электро- і протипожежному устаткуванню архіву передбачають, зокрема, необхідність проведення електропроводки в приміщеннях архіву тільки в прихованому вигляді або в газових трубах (п.п. 8.2.1 Правил № 16). Крім того, сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнаний пожежною сигналізацією і засобами пожежегасінні.
На випадок виникнення пожежі і інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, в якому повинні бути передбачений шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи щодо охорони документів в місцях евакуації і укриття. План таких заходів узгоджується з відповідними службами (пожежної, охоронної, технічного нагляду) підприємства і затверджується його керівником [9, п.п. 8.2.4].
В сховищах забороняється куріння і застосування нагрівальних електроприладів.
Основною вимогою до температурно-вологого режиму є вимога до параметрів температури (+17 - +19 °С) і відносної вогкості (50 - 55 %).
Що стосується вимог до освітлення, то п.п. 8.3.3 Правил № 16 допускають як природне, так і штучне освітлення в архівосховищах. При природному освітленні не допускається попадання сонячного проміння на документи, для чого вони поміщаються в картонажі, теки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються щільними шторами, жалюзі або віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярно вікнам. Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи в плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.
Серед вимог до санітарно-гігієнічних режиму слід виділити необхідність проведення щоденного вологого прибирання підлоги і сухого прибирання полиць, а також вологого прибирання в санітарні дні (в плановому порядку, але не рідше одного разу на місяць) стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь.
В приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, брудному взутті, зберігання яких-небудь сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових продуктів, а також розведення кольорів.
Однією з вимог до устаткування архіву є вимога до розміщення стелажів в архівосховищах, зокрема:
- ширина головного проходу між рядами стелажів повинна складати 120 см;
- ширина проходів між стелажами - 80 см;
- відстань між полицями - 40 см;
- відстань від підлоги до нижньої полиці - не менше 20 см, а в підвальних і цокольних приміщеннях - не менше 30 см;
- відстань між стелажами і опалювальними системами - не менше 110 см.
Правила №16 допускають в архівах підприємств, де зберігається менше 100 справ, їх розміщення в шафах, які закриваються і знаходяться в робочих приміщеннях. Ключі від таких шаф повинні бути тільки у керівника архіву (особи, відповідальної за архів) [9, п.п. 8.5.2].
Серед вимог до розміщення документів в архівосховище увагу потрібно обернути на те, що документи, що поступають в архів, повинні розміщуватися на стелажах (в шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень [9, п.п. 8.6.1]. При цьому документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого (більше 10 років), тимчасового зберігання і по особовому складу. Документи ліквідованих підприємств - попередників підприємства зберігаються окремо.
Крім того, Правила № 16 містять пряму заборону на зберігання архівних справ штабелями на підлозі, підвіконнях і в інших, не передбачених для цього місцях.
Перевірка наявності і стану справ в архіві підприємства
Ще однією мірою по забезпеченню збереження документів архіву є встановлення вимог до перевірки наявності і стану справ. Згідно Правилам № 16 перевірка наявності і стани справ проводиться:
- справ постійного зберігання - в плановому порядку один раз в 5 років, а також перед передачею документів на державне зберігання [9, п.п. 8.8.1];
- справ тривалого (більше 10 років) зберігання і по особовому складу - раз в 10 років [9, п.п. 8.8.2].
Перевірка наявності і стани справ може проводитися також позапланово [9, п.п. 8.8.3] в таких випадках:
- після переміщення документів в інше сховище;
- після ліквідації наслідків стихійної біди;
- при зміні керівника архіву (особи, відповідальної за архів);
- під час реорганізації або ліквідації підприємства.
Щорічно перевіряються справи, які протягом року видавалися з архівосховище для користування.
Перевірка проводиться працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник підприємства, шляхом зіставлення заголовків і інших реквізитів архівного опису з описом справ на обкладинках (титульних листах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального посторінкового перегляду і ідентифікації документів в середині справи.
Під час перевірки заповнюється лист перевірки наявності і стану справ формою згідно додатку 23 до Правил № 16, в якому фіксуються всі виявлені недоліки. На підставі підсумкових записів в листах перевірки складається акт перевірки наявності і стану справ архівної фундації в цілому формою згідно додатку 24 до Правил № 16, який затверджується керівником підприємства.
Відповідно до п.п. 8.8.9 Правил № 16, якщо перевіркою виявлена недостача справ, організується їх розшук, для чого необхідно:
- вивчити облікові документи архіву, у тому числі про видачу справ з архівосховище;
- організувати розшук не виявлених справ в структурних підрозділах, де вони були сформовані;
- перевірити в архівосховище справи структурних підрозділів або інших фундацій, які розміщені поряд, оскільки справи можуть бути неправильно підкладений;
- вивчити документи справи фундації, в першу чергу акти про вилучення документів для знищення, про передачу документів іншим установам, на державне зберігання, а також акти і листи попередніх перевірок наявності і стану справ.
Розшук не виявлених справ проводиться протягом року після закінчення перевірки наявності і стану справ.
Справи, знайдені під час розшуку, поміщаються у відведені їм місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів і інших облікових документів.
Документами, підтверджуючими відсутність справ, можуть бути:
- акти про вилучення їх для знищення;
- акти про невідновлене пошкодження справи;
- акти передачі справ іншим підприємствам і на державне зберігання.
Якщо розшук справ залишився безрезультатним і їх відсутність не була підтверджена документально, то вони залишаються в розшуку, на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи формою згідно додатку 28 до Правил № 16.
Як було вказане вище, перевірка наявності і стани справ здійснюється також при прийманні-передачі справ у зв'язку із зміною керівника архіву (особи, відповідальної за архів). При цьому перевіряється також наявність і стан облікових документів, довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек і т. п.), друку і штампів, якими користується архів, стелажного, протипожежного і іншого устаткування, охоронної сигналізації, а також умов зберігання документів [9, п. 12.2].
Для приймання-передачі архіву наказом керівника підприємства призначається комісія в складі не менше трьох чоловік, у складі якої обов'язково повинен бути представник служби діловодства. Складається акт приймання-передачі справ, обліково-довідкового апарату до них, а також приміщень, устаткування і інвентарю архіву формою згідно додатку 37 до Правил № 16. Акт підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії і затверджується керівником підприємства.