На сумму выданной зарплаты составляется расходный кассовый ордер (РКО), куда заносится общая сумма выданной зарплаты. Сведения о депонированных суммах переносят в журнал регистрации депонентов. На сумму депонированной зарплаты делается запись:
Д 70 — К 76-4 — отражена сумма депонированной зарплаты (меняется вид кредиторской задолженности). Неполученную работниками сумму денежных средств сдают в банк.
Работник имеет право на получение депонированной зарплаты в течение 3 лет. При выдаче депонированной суммы оформляется расходный кассовый ордер и делается запись:
Д 76-4 — К 50.
Если зарплата перечисляется на счет в банке, то в соответствующий срок со всеми перечисленными выше документами бухгалтерия сдает в банк перечень сумм; указывает фамилию, имя, отчество работников, номера их счетов. В этот же день делается запись:
Д 70 — К 51 — на всю сумму перечислений.
Работникам удобнее получать зарплату по банковским карточкам. По ним можно получить зарплату в банкомате в любой день, а также осуществлять платежи в торговых точках и др.
Преимущества применения пластиковых карт для расчетного отдела бухгалтерии организации состоят в следующем:
- сокращается объем кассовых операций;
- оптимизируется финансовый документооборот;
- отпадают операции по депонированию невостребованной зарплаты;
- сокращаются расходы на инкассацию;
- сохраняется конфиденциальность информации о размерах зарплаты сотрудников и др.
Определенные преимущества данная форма расчетов предоставляет и сотрудникам организации, у которых возникает возможность получать зарплату в удобное для них время или оставлять в банке на хранение под соответствующее вознаграждение (процент).
Организация перечисляет банку сумму, необходимую для выплаты зарплаты всем сотрудникам одним платежным поручением. Сколько денег нужно перечислить на карточный счет того или иного сотрудника указано в специальной ведомости, которая составляется в бухгалтерии предприятия и передается в банк в согласованные сроки. В ведомости указываются табельные номера, фамилии, имена, отчества работников и суммы зарплаты к выдаче.
Как правило, банк зачисляет деньги на карточные счета сотрудников только на следующий день после того, как от организации поступило платежное поручение. При этом обязательства предприятия по выплате заработной платы сотрудникам считаются погашенными в тот момент, когда банк списал деньги со счета организации. На дату списания, которая указана в выписке банка, бухгалтер должен сделать запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетный счет».
В подтверждение того, что зарплата выплачена, банк представляет выписки с карточного счета каждого сотрудника. Обычно банки делают такие выписки до 5-го числа месяца, следующего за тем месяцем, за который выплачивается заработная плата.
За то, что банк открывает и обслуживает счета сотрудников, предоставляет им пластиковые карточки, организации придется заплатить. В бухгалтерском учете расходы на оплату услуг банка относят к прочим расходам. Это установлено в Положении [24].
Как отмечалось выше, выплата зарплаты должна производиться в денежной форме, однако у предприятия может сложиться такая ситуация, что наличных денежных средств для выплаты зарплаты недостаточно. В этом случае часть зарплаты, согласно ТК [6], выплачивается в не денежной (натуральной) форме, однако размер этой выплаты не может превышать 20% от общей суммы заработной платы.
Натуральная оплата труда — это выдача в качестве заработной платы продукции, которую производит организация, или каких-то других материально-производственных запасов, находящихся на ее балансе. Кроме того, натуральная оплата труда может принимать вид услуги, которые оказывает организация своему сотруднику в счет заработной платы. Не допускается в соответствии с ТК [6] выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот.
Место и сроки выплаты заработной платы в не денежной форме определяются коллективным договором либо трудовым договором [6]. Если в коллективном или трудовом договоре есть условие о возможности выплаты зарплаты не денежными средствами, достаточно письменных заявлений работников, чтобы это осуществить. Если в коллективном или трудовом договоре нет такого условия, то даже в случае наличия письменного заявления работника, содержащего просьбу о выдаче части зарплаты в натуральной форме, у работодателя отсутствуют законные основания для расчетов с работниками по оплате труда в не денежной форме [6].
В учете выдача зарплаты частично товарами, продукцией, услугами и т.п. отражается как реализация работнику выданных материальных ценностей, оказанных услуг.
За задержку выплаты, зарплаты или других выплат, причитающихся работнику, Трудовым кодексом предусмотрена ответственность. При нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) [6].
Размер денежной компенсации определяется в размере не ниже 1 /зоо действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Согласно НК [4], налогом на доходы физических лиц не облагаются те компенсации, которые предусмотрены законодательством. Компенсация за задержку заработной платы оговорена в Трудовом кодексе. Значит, на данные выплаты налог на доходы физических лиц не начисляется. Такая позиция изложена и в письме Минфина России [27].
УК [7] предусмотрена ответственность за невыплату работникам заработной платы пенсий, стипендий, пособий и иных выплат свыше двух месяцев.
Так, невыплата заработной платы и иных установленных законом выплат свыше двух месяцев, совершенная руководителем организации (независимо от формы собственности) или работодателем — физическим лицом из корыстной или иной личной заинтересованности и не приведшая к тяжелым последствиям, наказывается штрафом в размере до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет, либо лишением свободы на срок до 2 лет.
Типовые бухгалтерские записи по отражению в учете расчетов по оплате труда с персоналом приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Типовые бухгалтерские записи по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
| № | Содержание хозяйственной операции | Дебет | Кредит |
| 1 | Начислена оплата труда по операциям, связанным с приобретением и хранением оборудования к установке | 07 | 70 |
| 2 | Начислена оплата труда персоналу, занятому созданием внеоборотных активов | 08 | 70 |
| 3 | Начислена оплата труда по операциям, связанным с заготовкой и приобретением материалов, животных (когда не используется счет 15) | 10, 11 | 70 |
| 4 | Начислена оплата труда, если предыдущие операции отражаются при использовании счета 15 | 15 | 70 |
| 5 | Начислены суммы оплаты труда работникам цехов основных и вспомогательных производств | 20, 23 | 70 |
| 6 | Отражены затраты на оплату труда лизингодателя при осуществлении лизинговой деятельности | 20 | 70 |
| 7 | Начислена оплата труда персоналу общепроизводственного и общехозяйственного назначения, а также персоналу обслуживающих производств и хозяйств | 25, 26, 29 | 70 |
| 8 | Начислена оплата труда, связанная с исправлением брака | 28 | 70 |
| 9 | Начислена оплата труда работникам, занятым сбытом (реализацией) продукции; торговым работникам в торговых и других подобных организациях | 44 | 70 |
| 10 | Начислена оплата труда по операциям выбытия основных средств и прочих активов | 91-2 | 70 |
| 11 | В кассу возвращены излишне выплаченные суммы (оплата труда, подотчетные суммы и т.п.) | 50 | 70 |
| 12 | Начислены пособия за счет отчислений на социальное страхование, пенсии и другие подобные суммы | 69 | 70 |
| 13 | Отражена задолженность по суммам оплаты труда, начисленным внутренними подразделениями, выделенными на отдельные балансы | 79 | 70 |
| 14 | Начислены доходы (дивиденды) от участия в организации | 84 | 70-2 |
| 15 | Отражено начисление сумм к оплате за счет резерва на оплату отпусков, резерва вознаграждений за выслугу лет и др. | 96 | 70 |
| 16 | Отражено начисление оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования | 86 | 70 |
| 17 | Начислена оплата труда работникам, занятым ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций | 91-2 | 70 |
| 18 | Выплачены из кассы суммы, начисленные работникам (оплата труда, пособия, пенсии, премии и т.п.) | 70 | 50 |
| 19 | Со счетов в банках произведена оплата труда; оплата дивидендов (работникам-акционерам) | 70 | 51, 52 |
| 20 | Начислен НДФЛ на заработную плату работник | 70 | 68 |
| 21 | С подотчетного лица удержаны не израсходованные и не возвращенные им подотчетные суммы из сумм, начисленных на оплату труда | 70 | 71 |
| 22 | Удержаны с работников очередные платежи по займам, выданным им предприятием на различные нужды | 70 | 73 |
| 23 | Возмещение материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач денежных средств и материальных ценностей, допущенного брака в производстве, а также погашение задолженности по займам | 70 | 73 |
| 24 | Отражено погашение задолженности работников за услуги, оказанные им организацией | 70 | 73 |
| 25 | Отражено погашение обязательств по подписке на акции | 70 | 75 |
| 26 | Начислены платежи по квартирной плате, исполнительным документам; отражена депонентская задолженность; удержан платеж за товары, приобретенные в кредит | 70 | 76 |
| 27 | Начислены суммы оплаты труда внутренними подразделениями, выделенными на отдельные балансы | 70 | 79 |
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И АУДИТ РАСЧЕТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА