1) Трудовой кодекс РФ, введенный в действие Федеральным законом от 30.12.01 г. № 197-ФЗ. В соответствии со статей 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работников сумм в погашение неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм.
2) Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 129 – ФЗ от 21.11.96, который регламентирует, что бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях, в частности учет расчетов с подотчетными лицами выданных на командировочные и хозяйственные нужды предприятия.
3) Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливает срок сдачи подтверждающих документов об израсходованных подотчетных суммах, выданных на хозяйственных нужды (в течение трех дней) и на командировочные расходы. В частности, если командировочное лицо отправляется в загранкомандировку, то денежные средства в подотчет ему выдаются за 10 дней до начала командировки, и он имеет право отчитаться по израсходованным подотчетным суммам в течение 10 дней после возвращения из командировки.
4) Письмо № 42-8.1-09/267-759 Казначейства РФ от 29 июня 2007г. «О расходах по найму жилых помещений», в котором отмечено, что при отсутствии подтверждающих документов (в случае непредставления мест в гостинице) расходы по найму жилого помещения в размере 30 процентов установленной нормы суточных возмещаются за время фактического пребывания в месте командирования, которое определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командирования и дне выбытия из места командирования, проставляемым соответствующими должностными лицами. Факт непредставления места в гостинице никакими документами подтверждаться не должен.5) Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет федерального бюджета».В соответствии с этим постановлением работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию России в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных. В случае если работник, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счёт принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счёт питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов суточных.6) В Плане счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению приведены счета по расчетам с подотчетными лицами, раскрыты их структура, назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных случаев. На основании данного нормативного документа предприятия разрабатывают и применяют рабочий План счетов бухгалтерского учета, который содержит полный перечень синтетических и аналитических счетов (включая субсчета), которым предприятие руководствуется при отражении операций по расчетам с подотчетными лицами.
7) и рядом других документов.
С одной стороны, операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные для бухгалтеров предприятий, с другой же - расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций: с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей, оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.
Существуют рамки, установленные принятым нормативным законодательством по учету и контролю расчетов с подотчетными лицами, более подробно которые рассмотрим в следующей главе дипломной работы.
1.2 Задачи учёта и контроля расчетов с подотчетными лицами
На сегодняшний день бухгалтерия предприятия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств и не допускать их вуалирование.
Основной целью бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильности и эффективности использования денежных средств выданных в подотчет, обеспечения в соответствующие сроки сдачи неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия [11, c. 224].
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
¾ контроль правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, выданным подотчет на конкретные цели;
¾ обеспечение своевременности, полноты и правильности возврата неиспользованных подотчетных сумм;
¾ своевременное выявление результатов невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм, обеспечение своевременного взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности по выданным подотчетным суммам;
¾ обеспечение сохранности денежных средств в кассе и бесперебойная выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды и командировочные расходы;
¾ изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций.
Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:
1) обеспечение сохранности выданных подотчетных сумм и правильности их использования на соответствующие цели расхода;
2) строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых операций и соблюдение порядка выдачи в подотчет, размеров авансов и сроки, на которые они могут быть выданы;
3) проверка правильности документального оформления и законности операций связанных с израсходованными подотчетными суммами;
4) своевременное и полное отражение операций по подотчетным суммам в бухгалтерском учете;
5) обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов с подотчетными лицами, выявление дебиторской и кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Система внутрипроизводственного бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами должна быть организована по следующим пунктам:
- персональная материальная ответственность кассира за контролем выданных и невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм;
- плановые и внеплановые проверки главного бухгалтера предприятия за состоянием расчетов с подотчетными лицами и достоверности представленных оправдательных документов.
В рыночных условиях своевременный бухгалтерский учет и жесткий контроль расчетов с подотчетными лицами позволяют выявить предприятию свои просчеты и недостатки, наметить цели для дальнейшего перспективного развития в требуемом направлении, повысить эффективность хозяйствования для достижения конечного результата деятельности предприятия- увеличения прибыли.
Одним из инструментов контроля за учетом подотчетных сумм является независимая аудиторская проверка.
Аудит - независимая экспертиза финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета, соответствия хозяйственных и финансовых операций законодательству Российская Федерация, полноты и точности отражения в финансовой отчетности деятельности предприятия [14, c. 10].
Целью аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и соответствии применяемой методики учёта расчётов с подотчётными лицами действующим в Российской Федерации нормативным документам [25,c. 105].
Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами предприятия является:
¾ проверка правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств и их соответствие с остатка по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в Главной книге с балансовыми данными;
¾ проверка достоверности отражения фактической информации в регистрах бухгалтерского учета;
¾ проверка правильности операций по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
¾ проверка законности и своевременности расчетов с подотчетными лицами;
¾ проверка предоставленных оправдательных документов по существу;
¾ проверка достоверности бухгалтерской отчетности в части остатков по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и денежных оборотов, отраженных в отчете о движении денежных средств (форма № 4) и в бухгалтерском балансе (форма №1). [30, с.201].
Аудит – это не просто механизм контроля. Аудиторские проверки в равной степени можно считать средством достижения коммерческого успеха, поскольку «добавочная стоимость» консультаций, осуществляемых специалистами по видению бизнеса и их советов, в конечном счете, способствуют экономическому успеху клиента. Аудит и оперативное управление расчетами с подотчетными лицами предприятия способствует повышению притока денежных средств в организацию, укреплению расчетно-платежной и финансовой дисциплины, сокращению в составе дебиторской и кредиторской задолженности недопустимой задолженности. Это, в конечном итоге приводит к улучшению финансового состояния организации.