Методика учета и аудита операций с подотчетными лицами по данным ООО ТД "Владис" (стр. 4 из 10)

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Рисунок 1 - Схема первичной документации по расчётам с подотчётными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами является важным по нескольким причинам: денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов предприятия; денежные операции носят массовый и распространенный характер; подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Поэтому следующим этапом нашего исследования является изучение вопросов организации расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на хозяйственные нужды и представительские расходы.

2.2 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчетными лицами по суммам, выданным на хозяйственные нужды, представительские расходы и ГСМ

В большинстве случаев подотчетные суммы на предприятии ООО ТД «Владис» выдаются начальнику хозяйственного отдела на административно-хозяйственные нужды и представительские расходы.

Учет расчетных взаимоотношений между работниками организации на исследуемом предприятии ООО ТД «Владис» ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому открыты следующие субсчета:

· 71.1 – «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

· 71.2 - «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Однако счет 71.2 хотя и открыт, но не использовался ни разу, так как никто из руководящего состава в загранкомандировку не отправлялся.

По дебету этого счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту – расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией, а кредитовый – задолженность организации перед работником. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

Согласно проведенному исследованию нами было установлено, что:

¾ деньги в подотчет на хозяйственные нужды в ООО ТД «Владис» выдаются только из кассы;

¾ в установленные организацией сроки подотчетные лица отчитываются об использованных полученных суммах на основании авансового отчета;

¾ своевременно невозвращенные суммы авансов удерживаются из причитающейся подотчетным лицам заработной платы.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов и операций.

Рассмотрим пример по данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис».На основании приказа руководителя предприятия была выдана сумма в подотчет Сидрееву Александру Сергеевичу в размере 9300 руб. 00 коп. (Приложение И) на оплату материалов предприятию ООО «Стройкомплект» (Приложение К).В бухгалтерии предприятия были составлены следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 1.

Таблица 1 – Корреспонденция счетов по выдаче подотчетных сумм на хозяйственные нужды Сидрееву А.С в марте 2009 г.

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов		Документ
		Дебет	Кредит
1.Выдана из кассы сумма подотчет Сидрееву А.С	9300	71.1	50	Расходный кассовый ордер
2.Оприходованно приобретенное имущество по авансовому отчёту	8100	10	71.1	Авансовый отчёт
3.Учтён НДС по приобретенному имуществу	1458	19	71.1	Счет-фактура
4. Из кассы выданы средства подотчетному лицу в возмещение перерасхода	258	71.1	50	Расходный кассовый ордер

На основании приказа руководителя предприятия № 73/10 от 3 марта 2009 г.менеджеру Мардарьеву А.Н. выдали в подотчет на хозяйственные нужды денежную сумму в размере 5 000 руб. Необходимые товары подотчетное лицо не закупил. Работник Мардарьев А.Н. не произвел в установленный срок возврат выданных подотчетных сумм и не возвратил деньги в кассу. В организации ООО ТД «Владис» был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника Мардарьева А.Н. составляет 15 350 руб.

Бухгалтер ООО ТД «Владис» составил следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 2.

Таблица 2 – Корреспонденция счетов по удержанию невозвращенной подотчетной суммы из заработной платы работника ООО ТД «Владис» Мардарьева А.Н. за март 2009 г.

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1. Выдана из кассы сумма в подотчет на хозяйственные расходы работнику Мардарьеву А.Н.	5000	71.1	50
2. Отражена подотчетная сумма, отчет по которой не предоставлен в установленный срок.	5000	94	71.1
3. Отражена задолженность работника Мардарьева А.Н. по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя.	5000	73/2	94
4. Начислена заработная плата Мардарьеву А.Н	17000	44	70
5. Удержан налог на доходы физических лиц из суммы начисленной заработной платы ((17000-400)х13%)	2158	70	68
6. Удержана сумма задолженности по невозвращенной подотчетной сумме из заработной платы Мардарьева А.Н.	5000	70	73/2
7. Выдана заработная плата Мардарьеву А.Н из кассы	9842	70	50

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист (типовая межотраслевая форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года № 78). Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов также устанавливаются приказом руководителя предприятия.[18. c. 61]

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.

Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

Например, ООО ТД «Владис» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки. Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400 руб на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил путевой лист № 01 от 08.01.2010г. (Приложение Л) и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет. В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №2 от 08.01.09г., к которому приложил:

1) путевой лист № 01 от 08.01.2009г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. до 18.00ч. 08.01.2009.;

2) чеки, полученные на АЗС №1112 на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

Бухгалтер ООО ТД «Владис» составил следующие бухгалтерские записи, которые представлены в таблице 3.

Таблица 3 – Корреспонденция счетов по учёту приобретения ГСМ в ООО ТД «Владис».

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1. Выдано под отчет Тарасову Т.Т., на приобретение ГСМ за наличный расчет	1400	71.1	50
2. Отражена стоимость ГСМ, залитых в бак согласно авансовому отчету	1159,32	10.3	71.1
3. НДС, выделенный расчетным путем от стоимости топлива	208,68	19	71.1
4. В кассу возвращён остаток неиспользованной подотчётной суммы.	32	50	71.1

ООО ТД «Владис» с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

Так как представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности, то в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации» они признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении вышеперечисленных условий.

Рассмотрим на примере ООО ТД «Владис», каким образом в бухгалтерском учете отражаются представительские расходы.

ООО ТД«Владис» провела в апреле месяце деловые переговоры с представителями ООО «Летур», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместной деятельности. ООО ТД «Владис» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1 180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.