Таким образом, сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Веста-Тур» составила 12 980 рублей, в том числе НДС. При утверждении авансового отчета бухгалтер организации отразил в бухгалтерском учете следующие записи представленные в таблице 4.
Таблица – 4 Корреспонденция счетов по отражению в учёте представительских расходов в ООО ТД «Владис»
Как уже отмечалось ранее, бухгалтерия проверяет авансовые отчеты подотчетных лиц и приложенные к ним документы по форме и существу. Подтвержденные авансовые отчеты отражаются в журнале-ордере №7. Записи в данный регистр производится позиционным способом по каждому авансовому отчету в отдельности. В результате обеспечивается совмещение синтетического и аналитического учета подотчетных сумм.
В связи с тем, что на исследуемом предприятии применяется автоматизация бухгалтерского учета, вышеперечисленные регистры бухгалтерией не используются, а формируются следующие документы: Анализ счета 71 (Приложение М), Карточка счета 71 (Приложение Н), Оборотно - сальдовая ведомость по счету 71 (Приложение П).
2.3 Учёт командировочных расходов на предприятии
В процессе хозяйственной деятельности ООО ТД «Владис» нередко возникает необходимость в осуществлении определенным работником своей трудовой функции за пределами места постоянной работы. С целью защиты прав работников при направлении в такие поездки трудовое законодательство РФ предусмотрело правовой режим служебной командировки.
В ООО ТД «Владис» при направлении работника в командировку издается приказ, выдается командировочное удостоверение. Оно выписывается в канцелярии предприятия не раннее, чем за три дня до начало командировки.
На основании подписанного приказа руководителя главный бухгалтер производит расчет в примерных суммах, на выдачу денег в подотчет на командировку. Предварительно главный бухгалтер уточняет у руководителя, каким видом транспорта командировочное лицо отправится в пункт назначения (железнодорожным, автотранспортом и т.д.). Далее он уточняет в кассах железнодорожного транспорта или в кассах автовокзала, сколько будет стоить проезд туда и обратно [35, c.389]. Таким образом, в сумму выдачи средств на командировочные расходы закладывают расходы на:
- проезд до пункта назначения и обратно;
- суточные с учетом сроков командировки;
- средства на проживание в гостинице и т.п.
Размер суточных определяется организацией самостоятельно, при этом максимальный размер суточных не ограничен. Однако необходимо иметь в виду, что при определении налогооблагаемой суммы прибыли суточные до 2009 г признавались в пределах норм, установленных правительством - 100 руб, но начиная с 1 января 2009 г такое нормирование отменено и суточные при налогообложении прибыли учитываются в фактически произведенных расходах.
Также с января 2008 г. введено разграничение норм суточных, не подлежащих обложению НДФЛ. Таким образом, суточные уменьшают налоговую базу по НДФЛ в следующих пределах:
– не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны;
– не более 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами России.
Сверхнормативные суточные, выплаченные в размере, превышающем суммы, указанные в статье 217 Налогового кодекса, становятся базой для начисления и удержания НДФЛ.
В соответствии с принятым нормативным законодательством также установлены следующие нормы возмещения командировочных расходов по оплате найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 в сутки (при отсутствии подтверждающих документов – 12 руб. в сутки);
Руководитель организации ООО ТД «Владис» установил размер суточных, которые на данный момент составляют 300 руб. за сутки пребывания работника в командировке на территории Российской Федерации.
Авансовые отчеты по командировочным расходам и средствам предоставляются в бухгалтерию не позднее трех дней (они составляются автоматизированным способом в бухгалтерии). К авансовым отчетам в обязательном порядке прилагаются оправдательные документы.
С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника.
При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.
Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику [27, c. 97].
Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.
Для учета денежных средств, выданных в подотчет организация ООО ТД «Владис» использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», с аналитическим разделением по каждому командировочному лицу. Поскольку организация ООО ТД «Владис» является торговой организацией, то затраты, связанные командировкой, а также некоторые общехозяйственные расходы, относятся на счет 44 «Расходы на продажу».
Рассмотрим пример по данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис».
Главному бухгалтеру ООО «Владис» Мамочкиной А.М. по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2009г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2009г. нет.
Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:
1) договор с Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Мамочкиной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2009 по 26.01.2009.;
2) приказ руководителя №5 от 12.01.2010г. о направлении в командировку Мамочкиной А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2009г. по 27.01.2009 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;
3) плановая смета командировочных расходов Мамочкиной А.М.:
- железнодорожные билеты (туда, обратно) - 2800руб.,
- номер в гостинице «Москва» на 9 дней (1250руб. в сутки) - 11250руб.,
- суточные 11 дней х 300 руб. – 3300руб.,
Итого: 17350 рублей;
4) командировочное удостоверение №01 от 13.01.2009г. Мамочкиной А.М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО ТД «Владис».
Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2009г.
Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Мамочкина А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2009г. К авансовому отчету приложены следующие документы:
1) железнодорожные билеты Ульяновск - Москва и Москва - Ульяновск на общую сумму 2800рублей;
2) счет № Е-144 от 26.01.2009г. и счет-фактуру №Сч-144 от 26.01.2009г. гостиницы «Москва» за 9 дней проживания на общую сумму 11250руб.; в том числе НДС – 1716,10руб.;
3) приказ директора Рыбакова И.Н. №5 от 12.01.2009г. на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 11 дней командировки) 3300 руб.;
4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации Московского Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;
5) командировочное удостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.
Неиспользованная подотчетная сумма в размере 7650 рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2009г.
Бухгалтер ООО ТД «Владис» составил следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 5.
Таблица 5 – Корреспонденция счетов по учёту командировочных расходов в ООО ТД «Владис»
| Содержание хозяйственной операции | Сумма(руб). | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1) Мамочкиной А.М выданы суммы под отчет на командировочные расходы | 25000 | 71.1 | 50 |
| 2) Принят авансовый отчёт по командировочным расходам :- расходы на проезд | 173502800 | 44 | 71.1 |
| - расходы на проживание (без НДС) | 9533,90 | 44 | 71.1 |
| - выделен НДС (счет-фактура №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва») | 1716,10 | 19 | 71.1 |
| - суточные | 3300 | 44 | 71.1 |
| 3) 29.01.09 возвращен в кассу неиспользованный остаток подотчётной суммы | 7650 | 50 | 71.1 |
Рассмотрим еще один пример по данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис». ООО ТД «Владис» по договору с обслуживающим банком получило корпоративную расчетную карту с лимитом расчетов на сумму 100 000 руб. Карта была выдана сотруднику Пантелееву О.Ю.при направлении в командировку в г.Н.Новгород. Сотрудник Пантелеев О.Ю. получил наличные с карточного счета в размере 30 000 руб. По возвращении из командировки Пантелеев О.Ю. предоставил авансовый отчет, подтверждающий существенные расходы на сумму 25 000 руб. Остаток полученных наличных в сумме 5000 руб. сотрудник Пантелеев О.Ю. внес в кассу.