Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовых форм, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.
Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков). Также весьма распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
Оперативное управление денежными средствами, дебиторской и кредиторской задолженностью способствует превышению притока денежных средств в организацию над его оттоком, укреплению расчетно-платежной и финансовой дисциплины, сокращению в составе дебиторской и кредиторской задолженности недопустимой задолженности.
Структура и объем расчетов с подотчетными лицами оказывают влияние на финансовые потоки предприятия, объем наличных денежных средств, уровень затрат и прибыль предприятия. Все это подчеркивает необходимость осуществления своевременного и достоверного осуществления бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. С вышеизложенным и связана актуальность выбранной темы дипломной работы.
Цель дипломной работы заключается в изучении методики учета и аудита операций с подотчетными лицами по данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий круг задач:
- определить основные понятия, цель, задачи и объекты учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;
- рассмотреть документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным и хозяйственным расходам;
- изучить методику аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;
- разработать рекомендации по эффективному управлению расчетами с подотчетными лицами.
Объектом исследования является ООО ТД «Владис». Данная организация создана в 2000 году, является юридическим лицом по действующему законодательству Российской Федерации, имеет самостоятельный баланс, круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его местонахождение, расчетный, валютного счета не имеет.
Основным видом деятельности ООО ТД «Владис» является производственно-сбытовая деятельность. Обладая общей правоспособностью, предприятие имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных Законодательством.
Данный хозяйствующий субъект согласно Уставу (Приложение А) осуществляет следующие виды работ и услуг:
¾ производство полиграфической продукции;
¾ издательская деятельность;
¾ осуществление собственной производственной деятельности по изготовлению товаров народного потребления и промышленного назначения, выпуск мебели и строительных материалов, их реализация;
¾ оптовая, розничная, выездная, комиссионная торговля товарами народного потребления, товарами промышленного назначения (в т.ч. канцтоварами, бытовой химией, строительными материалами, мебелью, продуктами питания, вино-водочными, табачными изделиями, медикаментами, аудио, видео и бытовой техникой) в установленном Законом порядке;
¾ все виды транспортных, бытовых и связанных с ними услуг, капремонта автомобилей;
¾ производство, переработка и реализация сельхозпродукции и прочие виды деятельности.
Бухгалтерский учет на исследуемом предприятии осуществляется в соответствии с принятым нормативным законодательством на основе самостоятельных разработок и способов, принятых учетной политикой и разработанным Планом счетов бухгалтерского учета (Приложение Б).
В ООО ТД «Владис» бухгалтерский учет организован по журнально-ордерной форме учета с применением автоматизированной программы «1С: Бухгалтерия 8.0.».
Аудиторской фирмой «ЛЕКС» был проведен аудит учёта расчётов с подотчётными лицами за 2009год, в период с 10.01.10 по 16.01.10г. Аудит являлся инициативным.
Теоретической основой дипломной работы являются нормативные документы в области бухгалтерского и налогового учета, труды экономистов по данным вопросам, статьи экономических журналов и газет, а также учебные и методические пособия по бухгалтерскому учету и аудиту расчетов с подотчетными лицами.
Практическая основа дипломной работы представлена данными синтетического и аналитического учета, а также данными бухгалтерской финансовой отчетности ООО ТД «Владис» за 2008– 2010 гг., материалами рабочей документации аудиторов.
Для того чтобы правильно разобраться в вопросах организации бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, рассмотрим теоретические аспекты задач их учета и контроля в первой главе дипломной работы.
Глава 1. Понятие расчётов с подотчётными лицами, задачи их учёта и контроля
1.1Место и роль расчётов с подотчетными лицами в организации
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами.
Правильная организация учёта расчётов с подотчётными лицами имеет крайне важное значение. С одной стороны, обеспечивает действенный контроль над использованием на предприятии денежных средств, а с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации. В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 № 40.
Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:
1) наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен предусматривать:
· круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
· размеры подотчетных средств;
· сроки их возврата или отчета об израсходовании;
2) соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
3) соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.
Если возникает необходимость выдачи денежных средств лицу, не указанному в приказе, в организации составляется отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию.
Деньги для выдачи под отчет получают в кассу с расчетного счета, а затем из кассы выдают подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить отчет в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущий аванс, не производится.
Размер сумм, выдаваемых под отчет, ограничен. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды должна быть предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и места ее назначения. Срок командировки работников определяется руководителем, но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Расходы на командировку складываются из суточных, расходов по найму жилого помещения (квартирных) и фактических затрат, связанных с командировкой и документально подтвержденных (проезд, почтовые, телеграфные услуги и пр.).
Для правильной организации бухгалтерского учета и при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо руководствуются соответствующими нормативными документами: