Підставою для заповнення ПКО при отриманні коштів з банку є грошовий чек, який виписується на ім'я касира або іншої уповноваженої особи, через яку отримують кошти.
Для одержання чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира та зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки. Підписуються чеки керівником підприємства та головним бухгалтером. Жодних виправлень у чеках не допускається.
Видача готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до ВКО документах — заявках, рахунках, інших розрахункових документах є дозволяючий підпис керівника, то його підпис на видаткових ордерах необов'язковий. У випадках видачі грошей окремій особі за ВКО касир повинен вимагати пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку й власний підпис власника.
Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача і ВКО або іншому документі, що його замінює, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається недостачею і стягується з касира. Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації видаткових і прибуткових касових ордерів (форма №КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством.
Після реєстрації всі касові ордери передаються бухгалтером у касу підприємства для виконання. ВКО, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі коштів за цими відомостями.
Звіти касира перевіряються бухгалтером у такому порядку:
1) перевіряється залишок на початок дня із залишком на кінець попереднього звіту;
2) перевіряється достовірність записів, тобто ідентичність записів у звіті та доданих документах;
3) перевіряється правильність підрахованих підсумків з надходження і витрачання, залишку на кінець дня;
4)після перевірки звіту у графі "шифр кореспондуючого рахунку" записуються кореспондуючі рахунки, суми групуються за одним рахунком і проводяться записи в Журналі 1 і Відомості 1.1, з яких можна побачити усі проведені операції та кореспондуючі рахунки.
Водночас часто буває доцільно проводити розрахунки безготівковим способом. Для цього процесу посередником виступають банки. При здійсненні безготівкових розрахунків можуть застосовуватись акредитивна, інкасова, вексельна форми розрахунків, а також форми за розрахунковими чеками, банківськими платіжними картками, причому клієнт банку самостійно обирає платіжні інструменти (платіжне доручення, платіжна вимога, розрахунковий чек, акредитив) і вказують їх під час укладання договорів.
Для здійснення операцій на поточному рахунку до банку подаються документи, форми яких затверджені НБУ.
При готівкових розрахунках банківськими документами є грошові чеки та об'яви на внесок готівкою; у випадку безготівкових перерахувань — платіжні доручення, платіжні вимоги, платіжні вимоги-доручення, розрахункові чеки, акредитиви, векселі, банківські платіжні картки.
Платіжне доручення є розпорядженням обслуговуючому банку про перерахування визначеної суми на рахунок іншого підприємства, оформлене на спеціальному бланку. Банк реєструє усі здійснювані операції з надходження та списання коштів з поточного рахунку в спеціальній виписці з особового рахунку з доданням виправдовуючих документів.
Облік руху грошових коштів на рахунках в банках ведеться на рахунку 31 "Рахунки в банках". За дебетом даного рахунку відображається надходження коштів, за кредитом — їх використання.
Синтетичний облік за рахунком 31 ведеться в Журналі 1 та у відповідних відомостях — щодо рахунків у національній та іноземній валют.
Так, направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відправляється працівник, укладений контракт тощо.
Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відрядної посвідки — документа, який видається працівнику підприємства на підставі наказу керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.
Типові кореспонденції рахунків з приводу обліку коштів на розрахункових рахунках в банках наведенні в таблиці 2.1.
Таблиця 2.1 Відображення руху грошових коштів на рахунках в банках
| №з/п | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | 2 | 30 | 4 |
| 1. | Надійшли суми за висунуті претензії | 31 | 374 |
| 2. | Передано готівку з каси в банк | 31 | 30 |
| 3. | Одержано короткострокову позику банку на поточний рахунок | 31 | 60 |
| 4. | Одержано доходи майбутніх періодів | 31 | 39 |
| 5. | Зараховано на рахунок банку виручку від реалізації продукції | 31 | 70 |
| 6. | Передано готівку з банку в касу | 30 | 31 |
| 7. | Повернуто передоплату покупцям | 36 | 31 |
| 8. | Погашено заборгованість перед бюджетом | 64 | 31 |
| 9. | Зарахування доходів,що надійшли в рахунок майбутніх періодів | 311 | 69 |
| 10. | Оплачено витрати торгівельних та інших підприємств | 92,92,94 | 311 |
| 11. | Перераховано кошти різним кредиторам | 68 | 311 |
| 12. | Сплачено штрафи,пені,неустойки | 948 | 311 |
| 13. | Списані суми, використанні ні цільові заходи | 48 | 311 |
Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання грошових коштів, наданих у відрядження або під звіт, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи. Цей документ типової форми, він подається підзвітними особами, в ньому зазначаються підзвітні суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання, розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або звіт.
2.2 Контроль наявності та руху грошових коштів
Бухгалтерський контроль передбачає виконання дії та процедур, які призначені для збереження активів підприємства. Такий контроль наТзОВ “Гербор-холдінг» охоплює всі активи підприємства - грошові кошти, рахунки до отримання, операційні активи.
Найбільша увага на підприємстві зосереджується саме на грошових коштах, тому що вони найбільш уразливі до крадіжок та шахрайства.
Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформлюють прибутковими і видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія.
Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає і видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим ордером окремій особі, касир вимагає пред'явлення документа, який посвідчує особу одержувача. Прибуткові й видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в Журналі реєстрації касових ордерів, де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі за прибутковими і видатковими касовими ордерами обліковує в Касовій книзі. Для одержання в банку чекової книжки, в якій знаходяться чеки, потрібно заповнити відповідну заяву, в котрій зазначається прізвище, ім'я, по-батькові касира і зразок його підпису . Заява підписується керівником і головним бухгалтером і засвідчується печаткою підприємства. Щоб зняти готівку зі свого рахунка в банку, а потім одержати її за чеком, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касирові. Касир попередньо замовляє необхідну суму в банку, а потім одержує її за чеком. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах.
Готівку, одержану в банку до Каси, витрачають суворо за цільовим призначенням. Невикористаний залишок здається з Каси на рахунки в банках. Здача готівки на рахунки в банках оформлюється Видатковим касовим ордером.
Касир, щоб здати готівку, повинен заповнити первинний документ «Об’ява на внесок готівкою», який може одержати в оператора банку. Цей документ складається з трьох частин. Верхня частина залишається в банку, середня частина (квитанція) передається касирові. Нижня частина Об'яви (ордер) також вертається касирові, але тільки після проведення відповідної операції й разом з банківською випискою. На кожній з трьох частин зазначається: дата, від кого прийнята готівка, банк одержувача і одержувач, призначення внеску. У правому верхньому кутку першої та другої частин зазначаються номер свого розрахункового рахунку та сума цифрами.