- шифр - має необов'язковий характер і служить для уточнення інформації про об'єкт необоротних активів;
- рахунок обліку - інформація про рахунок обліку необоротного активу;
- рахунок витрат та вид витрат — зазначається рахунок і аналітика витрат,на які будуть зачислені суми нарахованої амортизації;
Тепер розглянемо особливості реалізації комп'ютерного обліку необоротних активів на прикладі господарських операцій: ввід в експлуатацію, списання, ліквідація, ремонт, нарахування амортизації тощо.
Найпоширенішою є операція придбання основного засобу у постачальника а введення його в експлуатацію. Для автоматизації процесу відображення цих операцій в комп'ютерному обліку призначені такі документи:
1. Банківська виписка, платіжне доручення та видатковий касовий ордер використовується для здійснення оплати основного засобу, отриманого від постачальника з розрахункового рахунку чи каси підприємства;
2. Прибуткова накладна використовується для оприбуткування основних засобів на баланс підприємства;
3. Акт введення в експлуатацію використовується для оформлення введення в експлуатацію об'єкта основного засобу.
Операція з оплати за оприбутковані основні засоби від постачальника не розглядається в комплексі задач, що стосуються обліку основних засобів, тому одразу розглядатимемо операції з оприбуткування.
Діалогова форма документа "Прибуткова накладна" заповнюється основі супровідних документів постачальника (скажімо, накладної, товаротранспортної накладної, специфікації тощо).
Далі треба заповнити табличну форму документа (реквізити: ТМЦ, Ко-во, Цена, Сумма, Сумма+, НДС), маючи на увазі, що кожен рядок документ містить дані лише про один об'єкт основних засобів. Документ автоматично генерує проведення з надходження основних засобів. Для відображення вводу основного засобу в експлуатацію "1С: Бухгалтерии 7.7" передбачено використання документа "Ввод в эксплуатацию", котрий можна одержати, ввійшовши в журнал документів і вибравши пункт "Необоротньые активы и МБП, або ж в меню "Документи" - „Необоротные активы и МБП". В обох випадках треба обрати документ "Ввод в эксплуатацию". Перед введенням всіх реквізитів потрібно обрати позицію Ввід в експлуатацію необоротних активів в діалоговому вікні, що відкриється. Тим самим ми визначаємо склад та структуру табличної частини документа.
Опишемо реквізити документа по введенню об'єкта основних засобів в експлуатацію:
- Місце зберігання - застосовується для вибору місця зберігання активу вперіод його експлуатації. Реквізит прямо пов'язаний з однойменним довідником і його можна представити у вигляді матеріально відповідальної особи або місця зберігання (складу);
- Вид необоротних активів - призначений для вибору виду не обігового активу (скажімо, Основні засоби);
Таблична частина містить таку інформацію: об'єкт, що є джерелом надходження активу (реквізит ТМЦ/Инвестиции) об'єкт, котрий вводиться в експлуатацію вибирається з довідника "Необоротные активы" (реквізит Необоротний актив; кількість об'єктів, що вводяться в експлуатацію (реквізит Кількість);вартість об'єктів, що вводяться в експлуатацію (реквізит Ціна); сума по введених об'єктах-розраховується програмним способом, множенням кількості об'єктів на їх вартість (реквізит Сума).
Документ автоматично генерує проведення по введенню в експлуатацію основних засобів в журналі проведень.
Процес реалізації в комп'ютерній бухгалтерії господарських операцій по безоплатному надходженню основних засобів чи внесенню основних засобів як статутний капітал є схожим до розглянутих вище операцій з отримання об'єктів основних засобів від постачальників, з врахуванням того, що безплатно отримані об'єкти підлягають прийняттю на облік як доходи майбутніх періодів, з подальшим щомісячним віднесенням нарахованої амортизації на фінансові результати як інших доходів, а об'єкти отримані як внесок до статутного капіталу оприбутковуються на рахунку 15 "Капітальні інвестиції" в кореспонденції з рахунком 46 "Неоплачений капітал".
Для нарахування амортизації використовується документ Нарахування зносу, в якому заповнюються такі реквізити: Номер розрахунку - присвоюється автоматично, проте може бути змінений; Дата - встановлюється користувачем і визначає місяць, за котрий - буде виконуватися нарахування амортизації; Ознака нарахування амортизації для податкового та бухгалтерське обліку встановлюється залежно від виду амортизації, що розраховується; Понижуючий коефіцієнт - встановлюється лише для податкового обліку.
Документ автоматично формує проведення в дебет рахунків витрат кредит рахунку 13 "Знос необоротних активів" по кожному об'єкту основних, засобів та виконує розрахунок сум амортизаційних відрахувань. Також документ забезпечує контроль залишкової вартості по кожному інвентарному об'єкту (в разі повного зносу нарахування амортизації припиняється), а також контроль за проставленням необоротних активів на облік (по основних засобах, що надійшли протягом поточного місяця, амортизаційні відрахування не проводяться).
Слід зазначити, що перед введенням документа Нарахування зносу необхідно впевнитись, що реквізити довідника Необоротні активи заповнені повністю. Це стосується таких реквізитів, що містяться в закладці Додатково:
Нараховувати знос в податковому обліку - заповнюється з метою відображення нарахування зносу в податковому обліку;
- Рахунок витрат вказується конкретний рахунок витрат на який зараховані амортизаційні відрахування;
- Вид витрат - опис даного реквізиту було подано вище;
- Метод розрахунку: зносу - встановлюєте - індивідуально для кожного інвентарного об'єкта з метою встановлення одної, з шести можливих методів нарахування зносу.
Склад решти реквізитів вкладки Додатково довідник; Необоротні активи може змінюватися залежно від обраного методу нарахування зносу.
Операції щодо ремонту та модернізації основних засобів відображені в обліку за допомогою документа Модернізація необоротних активів, що містить такі основні реквізити:
Номер документа і Дата — обов'язкові реквізити, правила заповнення котрих такі самі, що і для інших документів;
- Місце зберігання - вказується місце зберігання або матеріально відповідальну особу, за якою закріплено той чи інший інвентарний об'єкт;
- Необоротний актив - із довідника Необоротні активи вибирається основний засіб, що модернізується чи ремонтується;
- Роботи здійснюються - здійснюється вибір із двох доступних способів робіт, що здійснюються при ремонті необоротних активів: Через підрядника(підрядний спосіб) та Власними силами (господарський спосіб). При цьому,якщо роботи здійснюються підрядним способом, у діалоговій формі документа з'являється ще одна вкладка - Додатково;
Вид діяльності - обирається вид діяльності, за котрою здійснюється ремонт (скажімо, Виробництво чи Загальна);
- Зміна балансової вартості (податковий облік) - - група реквізитів, що використовується для віднесення витрат на ремонт або модернізацію дов алових витрат (у межах 5 % від балансової вартості основних виробничих фондів);
У табличній формі документа вводиться Рахунок, за котрим проводиться виконання робіт; Субконто 1, Субконто2, СубконтоЗ, що відображають аналітику по вибраному рахунку; Рахунок модернізації та Вид модернізації, що відображають рахунок, на який будуть списані затрати з модернізації (вибирається з довідника Інвестиції) і його вид; Сума, де вказуються суми витрат, понесені на ремонт.
Структуру довідника Інвестиції розглянемо детальніше. Довідник містить такі поля: Код, Назва, Рахунок обліку, Ціна. Для введення інформації в довідник треба виконати такі дії:
1. в меню Довідники вибираємо вкладку Інвестиції - відкривається форма довідника для введення його елементів;
2. в меню Дії вибираємо опцію Змінити— з'являться діалогове вікно для заповнення реквізитів довідника.
Документ Модернізація необоротних актив автоматично генерує проведення з модернізації та ремонту основних засобів та розміщує їх у журналі проведень. У разі потреби можна Отримати друковану форму акту приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. 03-2), натиснувши кнопку Друк.
При ліквідації необоротних активів використовують документ Ліквідація необоротних активів, який окрім традиційних - Номер документа і Дата -містить такі реквізити:
- Вид ліквідації, що може набувати двох значень: Реалізація та Списання ізалежно від цього визначати вигляд вкладки Додатково;
- Вид ПДВ - визначає можливі варіанти нарахування ПДВ при реалізаціїоб'єкта основних засобів;
- - Валові витрати і Валові доходи - визначається аналітика рахунків для відображення ліквідації об'єкта основних засобів у податковому обліку.
У табличній частині документа заповнюють лише реквізити: Необоротний актив, що вибирається з однойменного довідника (при цьому реквізити Місце зберігання, Первісна вартість (грн.), Знос (грн.) та Кількість заповнюються автоматично) і Ціна, де вказується ціна продажу (якщо необоротний актив було реалізовано).
Для полегшення роботи користувача "1С:Бухгалтерия 7.7м, розробниками програми створено Помічник "Ліквідація необоротних активів", що запускається за допомогою меню Сервіс. Внаслідок роботи помічника створюється документ Ліквідації, необоротних активів, причому кожен крок формування документа детально пояснено у вікнах, що почергово відкриваються за допомогою кнопок Далі та Назад. Роботу помічника можна перервати в будь-який момент, натиснувши кнопку Відміна.
Ведення обліку матеріальних цінностей за допомогою програми "1С: Бухгалтерия 7,7". Бухгалтерський облік запасів ведеться на рахунку 20 "Виробничі запаси" за первісною вартістю