Основной особенностью системы “1С: Бухгалтерия” является её конфигурируемость. В работе с этой программой выделяют два этапа:
1. Конфигурирование (создание модели функционирования предприятия).
2. Эксплуатация (ввод, хранение, передача, обработка и вывод результатов обработки информации о финансово – хозяйственной деятельности предприятия). На этом этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями, как Документ, Журнал, Справочник, Регистр и другие, что позволяет автоматизировать различные стороны деятельности. Программа “1С: Бухгалтерия” может быть использована для ведения учёта по различным участкам, в частности, по учёту издержек обращения.
Последовательность обработки данных программой “1С: Бухгалтерия” представлена в таблице 2.3
Таблица 2.3 - Последовательность обработки в системе “1С: Бухгалтерия”
| Справочник | Документы | Журналы | Отчёты |
| Объекты аналитического учёта | 1. Начисление заработной платы44 702. Авансовый отчёт44 713. Начисление амортизации44 024. Закрытие счёта 46 44 | 1. Операций2. Проводок3. Документов | 1.Оборотно – сальдовая ведомость по счёту 44 Издержки обращения2. Анализ счета3. Карточку счета4. Анализ счета по субконто |
Работа с программой “1С: Бухгалтерия” начинается с её настройки на специфику предприятия. Настройка начинается с заполнения базовых справочников, одним из которых является справочник “Издержки обращения”. Данный справочник предназначен для ведения списка видов издержек обращения на предприятии, а также для аналитического учёта на счёте 44 “Издержки обращения”. Перечень видов издержек обращения в данном справочнике формируется организацией самостоятельно с любой степенью детализации. Каждый элемент данного справочника описывается значениями реквизитов: наименование и статьи издержек.
В реквизите “Наименование” указывается конкретный вид издержек обращения как объект аналитического учёта. В реквизите “Статьи издержек” выбором из предложенного перечня следует указать, к какой статье относится данный вид издержек обращения. Перечень описан в конфигураторе в перечислении “Статьи издержек”.
В организации учёта издержек обращения имеются свои специфические особенности: участок учёта издержек взаимосвязан с другими участками, поэтому должна быть комплексная автоматизация учётных работ. Если использовать автоматизацию только издержек обращения, то на основании входной информации, которая содержится в различных документах и регистрах, формируются бухгалтерские проводки. Основным принципом функционирования программы 1С: Бухгалтерия является ведение журнала хозяйственных операций. Программа представляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал “Операций”, их можно ограничивать временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.
Одним из самых мощных режимов “1С: Бухгалтерия” является режим “Документы”. Этот режим позволяет организовать формирование и ввод любых первичных документов, их печать и сохранение в журнале операций наряду с проводками.
После ввода необходимой информации в течение месяца, следует закрыть нужные счета и определить финансовый результат.
Для автоматического расчёта полной фактической себестоимости и определения конечного финансового результата на счетах 46, 47, 48 в типовой конфигурации программы “1С: Бухгалтерия” предназначен документ “Закрытие месяца”. Вводить его нужно 1 раз в месяц. В документе автоматически устанавливается последняя дата месяца. Рекомендуется записывать этот документ в конце рабочего дня. Он имеет экранную форму, в которой устанавливается перечень действий, которые могут быть выполнены при проведении документа. Действия, которые могут быть выполнены при проведении документа, следует пометить соответствующими флажками. К выполненным документом действиям относится списание издержек обращения с кредита счёта 44 “Издержки обращения” в дебет счёта “46 Реализация продукции (работ, услуг)”. При проведении документа “Закрытие месяца” все издержки списываются полностью за исключением тех издержек, для которых в реквизите “Статьи” издержек установлено значение “Транспортные расходы” и “Проценты за пользование кредитами банка”. Для этих издержек делают расчёт издержек обращения на остаток товаров. Последним действием является определение конечного финансового результата. После выбора выполняемых действий нужно нажать кнопку “ОК”. При проведении документ производит расчет необходимых сумм и формирует проводки.
На основании операций, записанных в журнале Операции, машина в конце отчётного периода автоматически формирует выходные машинограммы: Оборотно – сальдовая ведомость по счёту (Приложение П); Анализ счёта (Приложение Р); Карточка счёта (Приложение С); Анализ счета по субконто (Приложение Т).
Программа позволяет бухгалтеру изменять план счетов, систему проводок, формы отчётов, а также формировать произвольные отчеты.
Для филиала “Общепит” Пружанского райпо оптимальным вариантом является использование программы “1С: Бухгалтерия”, так как она универсальная программа и сможет на только удовлетворить потребности предприятия в автоматизации издержек обращения, но и даст возможность проводить анализ финансово – хозяйственной деятельности наиболее эффективно и в полном объёме.
3. АНАЛИЗ РАСХОДОВ ПРЕДПРИТИЙ ОБЩЕСТВЕННОГОПИТАНИЯ И ИХ ОПТИМИЗАЦИЯ В РЫНОЧНОЙ ЭКОНОМИКЕ
3.1 Задачи, источники информационного обеспечения и методика анализа издержек обращения
Снижение издержек обращения имеет большое народно хозяйственное значение, поскольку позволяет высвободить для развития материального производства и непроизводственной сферы дополнительные трудовые, материальные и финансовые ресурсы, укрепить финансовое состояние предприятий, повысить их рентабельность. Таким образом, в условиях рыночной конкуренции особое внимание следует уделять анализу издержек обращения с целью оценки их рациональности и выявления возможной их экономии для повышения конкурентоспособности и рентабельности.
Систематический и всесторонний экономический анализ играет важную роль в осуществлении оперативного руководства. Он призван способствовать проведению строжайшего режима экономии, снижению материальных, трудовых и денежных затрат, выявлению внутренних резервов и возможностей, внедрению и осуществлению принципов хозрасчёта в каждой организации.
Основными задачами анализа издержек обращения являются:
1. Оценка общей суммы и уровня издержек обращения предприятия общественного питания за отчётный период, а также в динамике;
2. Изучение издержек обращения в разрезе отдельных статей по абсолютной сумме и уровню (в процентах к обороту), оценка их доли в совокупных расходах за отчётный период и в динамике;
3. Выявление и количественная оценка влияния факторов на общий уровень и отдельные статьи издержек обращения;
4. Оценка эффективности издержек обращения и её влияния на конечные финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятия питания;
5. Поиск резервов экономии издержек обращения, определение мер по их оптимизации в текущей деятельности и в предстоящем периоде.
Поскольку издержки общественного питания включают наряду с расходами на производство продукции издержки реализации и потребления собственной продукции и покупных товаров, таким образом, в планировании и учёте издержки общественного питания не подразделяются, а отражаются вместе, хотя такое деление позволяет глубже изучить и полнее выявить резервы их относительного сокращения.
Анализ издержек обращения проводится по данным статистической и бухгалтерской отчётности, регистров аналитического учёта, первичным и сводным документам, материалам проверок, действующим нормативным документам и личным наблюдениям. Из бухгалтерской отчётности при анализе используются: “Отчёт о прибылях и убытках” (форма №2), “Отчёт об издержках обращения (форма №3)”, “Отчёт о финансовых результатах” (форма №5-ф).
В “Отчёте о прибылях и убытках” (Приложение В) отражаются издержки производства и обращения за отчётный период и справочно, показывается фактический товарооборот в продажных ценах (его общий объём).
Основным информационным источником для проведения анализа общего уровня и отдельных статей является “Отчет об издержках обращения” (как ведомственная форма отчётности для системы потребительской кооперации Республики Беларусь) (Приложение Г). Данный отчёт содержит ряд бухгалтерских справок необходимых, в – первую очередь, для факторного анализа. В них отражают розничный оборот предприятий питания – всего, в том числе оборот по собственной продукции; отпуск продукции собственного производства другим предприятиям; налог на продажу; сбор за услуги; суммы уценки товаров; тара и другие. Кроме того, по строке 431 “Валовые доходы от хозяйственной деятельности” отражается сумма торговых надбавок, приходящихся на реализованные товары; по строке 435 “Прибыль от реализации” – финансовый результат от продажи товаров.
В месячных “Отчётах о финансовых результатах” приводится информация о фактических издержках производства и обращения за отчётный период.
Из статистической отчётности используется “Отчёт по труду” (форма №1т). Из неё берут данные о расходах на оплату труда и среднесписочной численности.
Месячные данные об издержках можно получить из регистра аналитического учёта книги № 23. Для изучения причин отклонения от плана по расходам используются данные первичных документов (товарно – транспортные накладные, расчётно – платёжные ведомости и другие материалы проверок, личных наблюдений).