Основными задачами учета материальных оборотных активов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль засоблюдением норм потребления материальных запасов; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.
Величина материальных оборотных средств фирмы зависит от многих факторов. Основными из них являются: объем товарооборота, его состав; производственная программа; структура расходуемого сырья; ассортиментная структура покупных товаров; условия и частота завоза сырья и товаров; организация коммерческой работы; организация расчетов за товары с поставщиками и др.
Все факторы можно разделить на внешние, оказывающие влияние независимо от интересов предприятия, и внутренние, на которые предприятие может и должно активно влиять.
К внешним факторам относятся:
- общеэкономическая ситуация и рыночная конъюнктура, инфляция;
- система государственного регулирования торговли;
- налоговое законодательство. Чем больше налоговая нагрузка на предприятиях торговли, тем меньше валового дохода и прибыли остается в их распоряжении, а значит, меньше сумма отчислений на пополнение собственных оборотных средств;
-· условия получения кредитов и процентные ставки по ним.
К внутренним факторам относятся:
- величина товарооборота. Чем большего объема реализации стремится достигнуть предприятие, тем большая сумма оборотных средств ему необходима;
- договорные условия поставок и обеспечение их выполнения. Более частая закупка товаров меньшими партиями снижает необходимую сумму оборотных средств. Одна из задач предприятия - ликвидировать сверхнормативные товарные запасы и параллельно совершенствовать систему нормирования;
- организация коммерческой работы. Комплексное изучение рынка дает возможность вкладывать деньги в закупку тех товаров, которые будут быстро проданы. Это ведет к ускорению оборачиваемости оборотных средств и снижению их расходования;
- организация расчетов за товары с поставщиками и покупателями. Формы расчетов (акцепт, аккредитив, чек), территориальная отдаленность поставщиков определяют величину оборотных средств, обслуживающих расчеты.
В рыночной экономике особенно важное значение имеет правильная организация и учет материальных оборотных средств, умелое управление и повышение эффективности их использования.
Поскольку оборотные средства включают как денежные, так и материальные ресурсы, от их организации и эффективности использования зависит не только процесс торговли, но и финансовая устойчивость предприятия.
Материальные оборотные средства торговых предприятий призваны обеспечивать непрерывное их движение на всех стадиях кругооборота с тем, чтобы удовлетворять потребности предприятия в товарах и материальных ресурсах, обеспечивать своевременность и полноту расчетов, повышать эффективность использования оборотных средств.
1.3 Особенности организации бухгалтерского учета материальных оборотных активов на предприятиях общественного питания
Документальное оформление и учет сырья и товаров на предприятиях общественного питания, а также правильное и своевременное отражение операций по их движению является способом оперативного контроля их сохранности и надлежащего использования.
Вся информация в бухгалтерском учете формируется организацией в соответствии с правилами, установленными ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов". В качестве материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются активы (п. 2 ПБУ 5/01):
─ используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
─ предназначенные для продажи;
─ используемые для управленческих нужд организации.
Бухгалтерский учет МПЗ организуется в порядке, определенном Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, разработанными на основе ПБУ 5/01.
В соответствии с п. 6 Методических указаний основными задачами учета МПЗ являются:
─ формирование фактической себестоимости запасов;
─ правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;
─ контроль за их сохранностью в местах хранения (эксплуатации) и на всех этапах движения;
─ контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;
─ своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;
─ проведение анализа эффективности использования запасов.
Также к бухгалтерскому учету МПЗ предъявляются следующие основные требования (п. 7 Методических указаний):
─ отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов должно быть сплошным, непрерывным и полным;
─ необходимо учитывать количество и производить оценку запасов;
─ должен быть организован оперативный (своевременный) учет запасов;
─ учет должен быть достоверным;
─ синтетический учет должен соответствовать данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
─ данные складского и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета.
Методические указания обязательны для применения всеми юридическими лицами (п. 1). Вместе с тем на их основе организации могут разрабатывать внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием МПЗ. Кроме того, в качестве рекомендации по учету сырья, товаров и производства предприятия могут применять Методику учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности. По мнению разработчиков Методики, она наиболее оптимальна для предприятий социальной направленности (школьных столовых и т.д.), а остальными "общепитовцами" она может использоваться с учетом принятой на каждом предприятии учетной политики и объема их деятельности.
В Методике отражены основные правила и формы учета сырья (продуктов) и товаров в кладовых, на производстве (кухне), в раздаточных, кондитерских и других самостоятельных цехах, в буфетах, магазинах кулинарии. Кроме того, в ней содержатся рекомендации по учету инвентаризации сырья, продуктов, а также товарной продукции производства и об ее оптимальных сроках. Есть еще один аналогичный документ, более старый - Основные положения по бухгалтерскому учету сырья (продуктов), товаров и производства в предприятиях общественного питания. Эти документы можно использовать в части, не противоречащей действующим нормативным актам. Используя положения вышеназванных документов, рассмотрим, каким образом на предприятиях общепита можно организовать учет сырья и товаров.
Учет поступившего на хранение сырья и товаров ведет заведующий складом или другой работник, назначенный руководством предприятия для выполнения этих обязанностей (в небольших заведениях). На практике разделяют два вида хранения: по партиям и наименованиям (сортам, категориям и др.). Первый способ, хотя и обеспечивает больше возможности для своевременного выявления недостач или излишков, имеет ряд существенных недостатков и вряд ли применим в общепите (нерациональное использование складских помещений, холодильных камер). При втором способе продукты и товары хранятся по видам, сортам, наименованиям.
При любом способе хранения учет продуктов и товаров согласно п. 4.7 Методики и п. п. 260, 261 Методических указаний ведется материально ответственным лицом в натуральном выражении по наименованию, сорту и другим признакам с указанием цены и количества либо в товарной книге кладовщика (код по ОКУД 0903023), либо на карточках количественно-суммового учета (код по ОКУД 0903121). Порядок организации учета зависит еще от того, каким методом ведется аналитический учет продуктов и товаров - количественно-суммовым или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом.
Количественно-суммовой метод. При этом способе в карточках количественно-суммового учета заполняются все необходимые реквизиты: полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты (п. 263 Методических указаний). Карточки открываются на календарный год (на каждый вид продукта или товара). Они должны быть зарегистрированы бухгалтерией в специальном реестре и выдаются кладовщику под расписку.
Как только она заполняется, для последующих записей движения сырья и товаров открывается второй лист той же карточки и т.д. Все дополнительные листы карточки нумеруются, брошюруются и визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке (п. 265 Методических указаний). По истечении календарного года выведенные остатки переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, старые при этом закрываются (в них делаются отметки "остаток перенесен в карточку 200_ года N..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации (п. 273 Методических указаний), хотя это необязательное требование: их можно продолжать вести и в наступившем году, а новые - закрывать и открывать в середине года.
Записи в карточках производятся кладовщиком на основании первичных документов (требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа, краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели) (п. 266 Методических указаний). Ежедневно (при наличии операций) выводятся остатки, а в конце месяца выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.