Периодически в соответствии с установленным предприятием графиком документооборота все приходно-расходные документы материально ответственное лицо обязано сдавать в бухгалтерию. Прием-сдача может оформляться составлением реестра документов, и на нем бухгалтер расписывается в их получении (п. 269 Методических указаний). Пункт 4.3 Методики регламентирует сдавать первичные документы вместе с товарным отчетом (код по ОКУД 0903025), причем ежедневно или не реже одного раза в три дня.
Работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в месяц в присутствии материально ответственного лица обязаны проводить проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям (п. 267 Методических указаний). Кроме того, по требованию бухгалтера кладовщик должен предъявить материальные ценности для проверки их наличия (п. 268 Методических указаний). Все выявленные нарушения при выборочной проверке оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (п. 270 Методических указаний).
В бухгалтерии, так же как и на складе, открываются карточки количественно-суммового учета, в которых записывают как количество поступивших или выбывших продуктов, так и их стоимость (п. 4.8 Методики, п. 137 Методических указаний). Таким образом, можно сказать, что складской учет дублируется. По истечении месяца или на дату проведения инвентаризации в карточках подсчитывают обороты и остатки.
Чтобы сверить данные синтетического и аналитического учета, на основании карточек бухгалтером оформляется оборотная ведомость сырья, в которой указывается номенклатурный номер (если он имеется), наименование, единица измерения, цена, остатки на начало и конец месяца (по количеству и сумме), приход и расход (тоже по количеству и сумме).
Возможен еще один вариант: карточки в бухгалтерии не ведутся, приходные и расходные документы группируются по каждому наименованию продукта и товара; по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с данными карточек склада.
Сальдовый метод. При применении этого метода материально ответственные лица учет ведут по наименованиям, сорту (категории), цене и количеству продуктов и товаров (в товарной книге или карточках) (п. 4.8 Методики). В некоторых случаях учет может вестись и по сумме (п. п. 138, 264 Методических указаний). Руководитель возлагает на материально ответственное лицо обязанность указывать в карточках (которые заполняются в форме оборотных ведомостей) по каждой операции по приходу и расходу цену, количество и сумму. Остатки в этом случае выводятся также по количеству и сумме.
По окончании каждого месяца и на дату инвентаризации кладовщик по данным товарной книги (карточек) заполняет ведомость остатков продуктов и товаров в кладовой (код по ОКУД 0903123). Общая стоимость продуктов и товаров на конец каждого месяца или на день инвентаризации по этой ведомости сверяется с данными бухгалтерского учета, после чего ведомость подписывается кладовщиком и бухгалтером. Она открывается на год. Для обеспечения сохранности материальных ценностей рекомендуется составлять ведомость и осуществлять сверку не только на конец месяца или дату инвентаризации, но и в более частые периоды.
В бухгалтерии количественный и суммовой учет движения сырья и товаров (прихода и расхода) в разрезе номенклатуры не ведется, оборотные ведомости тоже не составляются. Учет ведется в разрезе групп, субсчетов, счетов только в денежном выражении, определяемом исходя из фактической себестоимости или учетных цен (п. 138 Методических указаний).
Примечание. Согласно п. 5 ПБУ 5/01 МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом в аналитическом бухгалтерском учете и местах хранения разрешается применять и учетные цены (п. 80 Методических указаний, Инструкция по применению Плана счетов). Их применение целесообразно при значительном уровне инфляции и большом ассортименте. В качестве учетных цен используют договорные цены, фактическую себестоимость по данным предыдущего периода, планово-расчетные цены, среднюю цену группы. Для этого предназначены счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".
Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов. Бухгалтерский учет наличия и движения товаров, сырья и продуктов питания осуществляется на счете 41 "Товары", к которому можно открыть, например, такие субсчета:
41-1 "Товары на складе";
41-2 "Продукты (сырье) на складе";
41-3 "Товары в буфете и розничной торговле".
Учет сырья и товаров может быть организован с применением программных продуктов, при этом согласно п. п. 8, 140 Методических указаний их применение должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах. Движение материальных ценностей по счетам и субсчетам (данные синтетического учета) отражается в результате обработки первичных документов (накладных, требований и др.). Накопительные ведомости по приходу и расходу ценностей при этом могут не составляться.
К тому же п. 146 Методических указаний регламентировано, что применение компьютера в обязательном порядке должно обеспечить формирование следующих основных регистров бухгалтерского учета:
─ оборотной ведомости движения ТМЦ по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
─ ведомости расхода;
─ оборотной ведомости по ТМЦ, находящимся в пути;
─ оборотной ведомости движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).
На небольших предприятиях общепита, при отсутствии склада, продукты и сырье поступают непосредственно на производство. Бухгалтерский учет на производстве ведется на счете 20 "Основное производство" по материально ответственным лицам в следующем порядке (п. 5.1 Методики):
─ на производствах (кухнях) - суммовой учет (в денежном выражении);
─ в обособленных (самостоятельных) цехах по производству кондитерских изделий, полуфабрикатов и кулинарных изделий, возможно, по наименованиям продуктов, количеству, учетной цене и сумме (натурально-стоимостной).
Ежедневно, накануне дня приготовления пищи заведующий производством составляет план-меню, который утверждается руководителем предприятия (код по ОКУД 0903100). В нем указываются наименования и номера блюд по сборнику рецептур, технологической карточке или стандарту предприятия (СТП), а также намечаемое к выпуску на следующий день их количество (п. 5.2 Методики). Заведующий производством с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день составляет требование на продукты (код по ОКУД 0903101), которое утверждается руководством. Оно, в свою очередь, служит основанием для выписки накладной на отпуск сырья (продуктов) из кладовой (код по ОКУД 0903113) (п. 5.3 Методики). Поступившие на производство продукты передаются под отчет заведующему производством.
Заведующий производством ежедневно должен составлять отчет о движении продуктов и тары на кухне (код по ОКУД 0903171). Приходная часть отчета заполняется по данным накладных на отпуск сырья (продуктов) из кладовой или документов поставщиков (если отсутствует место хранения) (п. п. 5.15, 5.16 Методики). В расходную часть записываются все данные об отпуске и реализации готовых изделий, определяемые по дневным заборным листам (код по ОКУД 0903111), актам о порче, накладным на возврат продуктов в кладовую и другим первичным расходным документам. Составляется отчет в двух экземплярах, первый с приложением всех приходных и расходных документов сдается в бухгалтерию предприятия под расписку на втором экземпляре, остающемся у заведующего производством. К отчету о движении продуктов на кухне прилагается план-меню, а также 1 экземпляр меню (п. 5.19 Методики).
Преимуществом количественно-суммового учета является то, что в нужный момент можно получить необходимую информацию как о точном движении сырья и товаров, так и об их стоимости. Но самое главное достоинство этого метода в том, что есть возможность перепроверки данных с целью локализации и исправления ошибок (инструментом таких проверок является сравнение данных товарного отчета с бухгалтерскими данными). Недостаток - очень трудоемок в условиях ручного труда, а покупка программного обеспечения требует значительных средств, которые не все предприятия могут себе позволить (стоимость одной из таких программ равна примерно 18 000 руб.). Также требуется время для обучения работе на компьютере сотрудников предприятия.
Преимуществом суммового учета является то, что ведение аналитического учета проще и быстрее, так как отсутствует дублирование записей, нет необходимости в составлении оборотных ведомостей, быстрее выявляются результаты инвентаризации.
Теперь о недостатках. По мнению многих экспертов, этот метод устарел, его использование было актуальным с целью экономии ресурсов в прежние времена, когда отсутствовали компьютеры. В настоящее время трудно представить работу организации общепита без возможности получения "аналитики", такое могут себе позволить только небольшие предприятия.