Обобщение и группировка информации о движении материальных оборотных активов осуществляется в ведомостях движения материальных оборотных активов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материальных оборотных активов. Ведомости движения материальных оборотных активов составляются отдельно по приходу и расходу материальных оборотных активов по учетным ценам. В ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материальных оборотных активов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения).
Ежемесячно должна составляется сводная ведомость движения материальных оборотных активов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материальных оборотных активов по складам и подразделениям (местам хранения материальных оборотных активов).
Данные сводной ведомости движения материальных оборотных активов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).
Кроме сводной ведомости движения материальных оборотных активов организация составляет ведомость распределения (ведомость расхода) материальных оборотных активов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материальных оборотных активов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материальных оборотных активов составляется в стоимостном выражении.
Применение организацией программ автоматизации учетных работ обеспечивает формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материальных оборотных активов, основными из которых являются:
─ оборотная ведомость движения по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
─ ведомость расхода по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
─ оборотная ведомость движения, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).
Количественный учет движения материальных оборотных активов на складах ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).
Прием, хранение, отпуск и учет материальных оборотных активов возлагаются на соответствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им МОА, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ. Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.
Распоряжения главного бухгалтера организации в части учета, оформления и представления учетных документов и отчетности обязательны для заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.
Та как в бухгалтерии учет МОА ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит бухгалтер. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.
После полного заполнения карточки для последующих записей движения МОА открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.
На основании оформленных в установленном порядке приходных ордеров, накладных, товарно-транспортных накладных и других документов заведующий складом делает записи в карточках складского учета. В карточках указываются дата совершения операции, наименование и номер документа и краткое содержание операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).
Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций). Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске МОА производится по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
Сальдовый метод учета МОА предполагает регулярную сверку бухгалтером всех записей в карточках складского учета с первичными документами и подтверждение подписью правильности выведения остатков в карточках. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.
Периодически в сроки, установленные графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период. Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, в котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.
При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.
По окончании календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки "остаток перенесен в карточку 20__ г. № ..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.
По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году.
2.4 Основные направления совершенствования учета и использования материальных оборотных активов ОАО "Любо"
Проведенный анализ организации бухгалтерского учета материальных оборотных активов на ОАО "Любо" позволяет утверждать, что в целом система бухгалтерского учета соответствует требованиям нормативно-правовых актов, регламентирующих основы ведения бухгалтерского учета юридическими лицами, в частности, в сфере общественного питания.
Но вместе с тем, нами были выявлены следующие недостатки в деятельности данной организации, позволяющие предложить ряд мер по повышению эффективности учета и управления МОА:
─ плохо организовано разделение труда, т.е. нет документов четко определяющих обязанности каждого отдельного работника бухгалтерии. Не ведется работа по унификации и анализу должностных инструкций. Вследствие этого возникают различного рода накладки, связанные с несвоевременной подготовкой документов, получением информации, необходимой главному бухгалтеру, с опозданием и т.д. Таким образом, будет целесообразным разработать перечень, четко определяющий обязанности работников предприятия, а также номенклатуру дел бухгалтерской службы;
─ целесообразно перейти к формированию запасов по методу А-В-С (theA-B-Capproach), который предполагает классификацию запасов по какому-то определенному показателю важности, обычно по годовому использованию данного товара в денежном выражении (т.е. денежная стоимость единицы товара на складе, умноженная на годовой показатель использования данного товара). В соответствии с этим распределяются функции по контролю и управлению запасами;
─ оприходование товарно-материальных ценностей часто следует с опозданием, имеют место случаи отсутствия счетов-фактур. Следует проводить проверки наличия документов на предприятии не реже одного раза в полгода;
─ на предприятии ОАО "Любо" инвентаризация проводится один раз в год, а инвентаризация МБП раз в три года. Рекомендуется проводить инвентаризацию каждые полгода, а инвентаризацию материальных оборотных активов каждые два месяца, т.к. на предприятии были случаи выявления недостачи;
─ в деятельности сотрудников складов и бухгалтерии низка доля использования компьютерных технологий для учета движения МОА. Целесообразно внедрить в деятельность ОАО программы автоматизированного учета движения и использования МОА, например, "1C-Рарус: Общепит, редакция 6, профессиональный вариант" – типовое решение, способное оказать помощь в автоматизации многих функций выполняемых сотрудниками предприятий общественного питания: технологами, шеф-поварами, калькуляторами, менеджерами, бухгалтерами, кассирами.
Данная программа позволяет вести учет по следующим направлениям. Поступление продуктов, и составление калькуляций: ведение количественно-суммового учета продуктов и блюд; ведение справочника рецептур, составление калькуляций; возможность использования схемы "блюдо в блюде" с неограниченным количеством уровней вложенности; ведение списка взаимозаменяемых продуктов и его автоматическое использование при списании продуктов и формировании калькуляционных карточек; учет сезонных коэффициентов при расходе продуктов; поддержка штрих-кодирования товара; ввод поступления продуктов от сотрудника или контрагента, ввод начальных остатков; работа с отрицательными остатками; учет возможных недовложений при формировании себестоимости блюда и калькуляционной карточки; создание "Актов разделки" для оформления разделки поступившего товара; составление "Акта проработки" для создания "фирменного" блюда. Автоматический подсчет выхода готового блюда.