приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия; приходная (расходная) накладная - накладная на получение (отпуск) товара; акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.
Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процесее. К ним относятся:
накопительные ведомости; ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений; ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов; расчеты отклонений от нормативной себестоимости; калькуляции фактической себестоимости продукции; разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.
К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:
о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты); об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры); о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени); о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. - в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:
накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей; расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы; товарные отчеты; авансовые отчеты подотчетных лиц.
Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации:
товарно-транспортные накладные; счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары; доверенности; платежные поручения.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и - при помощи вычислительной техники.
Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.
Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Документооборот
Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Основные этапы документооборота:
· составление и оформление документов;
· движение документов по рабочим местам;
· прием документов в бухгалтерии;
· обработка документов в бухгалтерии;
· сдача документов в архив.
Процесс документооборота регулируется графиком, который вставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпринял, куда представляются документы,
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль над процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;
– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;
– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.
Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:
1. документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;
2. производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;
3. проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и котировке.
Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.
Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.
Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.
Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.
Инвентаризация.
Инвентаризация - способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Объектами инвентаризации являются не только имущество (материалы, основные средства, товары, нематериальные активы и др.), но и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банка, займы и др.).
Инвентаризация – способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения.
По ряду причин не все явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в момент их совершения (хищения, убыль). Такие операции выявляют путем инвентаризации, с помощью результатов которой документально оформляют неучтенные операции для обеспечения соответствия учетных и фактических данных.
Различают следующие виды инвентаризаций:
Частичная - бывает один раз в год для каждого объекта. Проверке подвергается один или несколько видов средств в определенных местах хранения.
Это надежный способ контроля, не мешающий работе и не требующий высокого уровня внутренней организации;
Периодическая - проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.
Полная- Проверка всех видов имущества организации. Проводится в конце года перед составлением годового отчёта, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.
Выборочная - проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей в местах их хранения и переработки, а также на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов и т. д.
Кроме того инвентаризации бывают плановые и внеплановые.
Плановые – проводятся в установленные инструкциями сроки.