При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации.
Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
Тщательной проверке должны быть подвергнуты расчеты с подотчетными лицами, так как они связаны с кассовыми операциями и, кроме того, зачастую вуалируют нарушения кассовой дисциплины.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, а также для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов, а также расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и других хозяйственных расходов. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Порядок ведения кассовых операций регламентирует, что лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрывают подотчетные суммы. Если проверкой будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившим их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.
Все случаи неполного набора документов по расходным кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывают итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса» для определения уровня существенности ошибок.
В аудиторской практике сложились разные подходы к проверке кассовых операций. Это объясняется разным объемом информации. Методически формы проверки кассовых операций можно свести к двум вариантам: сначала проверяются все приходные, затем все расходные кассовые документы.
В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, для учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами используется счет 50 “Касса”.
Согласно Инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета[1], счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации",
50-2 "Операционная касса",
50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по Главной книге с балансовыми данными. Необходимо провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций и операций по расчетному счету (не менее чем за 3-4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.
По статье “Прочие денежные средства” отражаются остатки средств, учитываемых на счетах 55 “Специальные счета в банках”, 50-3 “Денежные документы” и 57 “Переводы в пути”.
На счете 55 учитываются денежные средства на текущих, особых и иных специальных счетах в банках на российской территории и за рубежом, а также средства целевого финансирования и поступлений в той части, которая подлежит обособленному хранению.
На счете 50-3 учитываются почтовые марки и марки государственных пошлин и сборов, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты, извещения о денежных переводах, не поступивших на счета в банке или в кассу, и др. Акционерные общества могут учитывать в составе денежных документов собственные акции, выкупленные у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.
При проверке необходимо убедиться, во-первых, в фактическом наличии этих денежных документов, и, во-вторых, установить, кому предназначены билеты и путевки и за счет каких средств они оплачены.
Для учета кассовых операций (по счету 50 “Касса”) предназначены журнал-ордер № 1 (Приложение №2) и ведомость № 1(Приложение №3) к нему. Учет операций по счетам 51 и 52 предприятия ведут с применением журнала-ордера № 2 и ведомости № 2. Для учета операций по кредиту счетов 55, 50-3 и 57 применяется журнал-ордер № 3.
Следует иметь в виду, что перед составлением бухгалтерского баланса производится переоценка всех денежных статей бухгалтерского учета, выраженных в иностранных валютах. Среди них: остатки средств на текущих валютных счетах предприятия, открытых в банках на территории страны и за ее пределами; остатки средств на специальных счетах предприятия, открытых на территории страны и за рубежом; платежные документы — векселя, тратты, аккредитивы, чеки и т. п.; остатки наличных денежных средств в кассе предприятия; денежные документы; денежные средства в пути; дебиторская задолженность (по расчетам с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги, по выданным авансам, расчетам со своими работниками по суммам, выданным под отчет на служебные командировки, и др.); ценные бумаги (облигации, депозитные сертификаты и др.); задолженность по займам, предоставленным предприятием другим предприятиям и организациям; кредиторская задолженность по расчетам с поставщиками и подрядчиками за товары и услуги, по полученным авансам, по страхованию и др.); задолженность по краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным кредитам банков и других кредитных учреждений; задолженность по займам, полученным предприятием у других предприятий и организаций (кроме банков и иных кредитных учреждений).
Аудит кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало ревизуемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале ордере 1 или соответствующей машинограмме, Главной книге, балансе предприятия. Для этого аудитор должен составить вспомогательную таблицу:
Таблица 7.1.
Проверка соответствия оборотов по счету 50, отраженных в балансе, Главной книге, журнале ордере №1 (поквартально)
| Дата | Сальдо на начало периода | Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | Сальдо на конец периода | ||||
| Балансу | Главной книге | Ж/орд.№1 | балансу | Главной книге | Ж/орд. №1 | |||
| На 01.01 | ||||||||
| На 01.04 | ||||||||
| На 01.07 | ||||||||
| На 01.10 | ||||||||
| На 31.12 | ||||||||
Вывод: Наличие отклонений есть
нет
Продолжение таблицы №7.1.
| Дата | Отклонения данных | ||
| Баланса и главной книги | Баланса и журнала ордера | Главной книги и журнала ордера | |
| На 01 января | |||
| На 01 апреля | |||
| На 01 июля | |||
| На 31 декабря | |||
| ИТОГО | |||
Примечания:_________________________________________________________
Вывод:______________________________________________________________
Источниками информации для аудита кассовых операций являются следующие документы:
1. Приходный кассовый ордер (приложения №4): необходимо проверить
- правильность заполнения,
- отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;
- наличие подписей руководителя предприятия, главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности;
- регистрацию в журнале приходных/расходных ордеров).
2. Расходный кассовый ордер (приложения №5): необходимо проверить
- целевое использование наличных денег
- наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера,
- фактическое получения денег
- соответствует ли дата получения денег,
- отражен ли документ удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет.
3. Журнал регистрации приходных и расходных документов (приложение №6): необходимо проверить