Інформаційна система обліку (ІСО) - це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, оброблення, нагромадження та оброблення інформації для підготовки та прийняття ефективних управлінських рішень.
Відповідно бухгалтерія, у свою чергу, подає вже оброблену відповідним чином інформацію до апарату управління своєї установи та вищим органам.
Програмне забезпечення являє собою набір матеріальних і нематеріальних засобів, за допомогою яких переробляється інформація з бухгалтерського обліку.
Складовими програмного забезпечення є комплекс технічних засобів, програмне забезпечення та обслуговуючий персонал. Кожна із цих складових має власну структуру, тобто подільна. Так, до комплексутехнічних засобів належать не тільки однойменні засоби праці - так звана організаційна техніка, а усі технічні засоби, застосовувані з метою підготовки носіїв інформації (ручки кулькові та чорнильні, друкарські машинки, персональні комп’ютери), їх копіювання (ксерокопіювальні апарати), обробки, зберігання й пошуку (картотеки й пошукові системи), виконання обчислень (калькулятори, інші засоби автоматизації обчислень) і т. ін. Окрім того, цей комплекс містить:
носії інформації у вигляді облікових реєстрів первинної документації, форм звітності (за допомогою яких інформація обробляється: унаочнюється, групується, піддається арифметичним діям, узагальнюється);
спеціальне обладнання та допоміжні експлуатаційні матеріали, як-от спеціальні столи, картотеки, ящики, дошки, стояки, лічильники, ваги, хронометри, мірна тара, хімічні реактиви тощо - сукупність засобів, які дають змогу отримувати додаткову інформацію про об’єкти обліку;
загальне офісне устаткування для приміщень структурних підрозділів бухгалтерії - столи, стільці, шафи тощо.
Ще одна складова програмного забезпечення - технічне забезпечення бухгалтерського обліку. Це нематеріальний продукт, що являє собою пакет програм застосовуваних під час виконання облікових завдань бухгалтера, тобто під час обробки облікової інформації.
Технічні засоби служать основою побудови ІС. Потужність засобів значною мірою визначає склад задач, що розв’язуються в даній предметній сфері. До технічного забезпечення ІС належать комп’ютерна техніка, засоби комунікації та оргтехніка. Іншими словами, технічне забезпечення - це комплекс взаємопов’язаних технічних засобів, призначених для збирання, нагромадження, оброблення, передавання, обміну та відображення інформації, потрібної для управління системою.
Технічне забезпечення сучасних інформаційних систем - це комплекс різних видів техніки: обчислювальна техніка, периферійні пристрої, засоби автоматичного зчитування даних, офісне обладнання, комунікаційне обладнання, засоби передачі та обміну даними, комунікаційне обладнання, мережеве обладнання, засоби мультимедіа тощо.
Технічне забезпечення має супровідну документацію:
документація з технічного забезпечення - це інструкції з експлуатації та організації техніки й спецобладнання, документація з технічних характеристик і т. ін.;
документація з програмного забезпечення - це інструкції для користувачів, де подається докладний опис системи автоматизації бухгалтерського обліку та виконуваних нею процедур за окремими напрямками облікової діяльності.
Третя складова технічного забезпечення - персонал, який обслуговує весь комплекс технічних засобів: розробники обчислювального центру, периферійної техніки, а також налагоджувальний, експлуатаційний і обслуговуючий персонал.
Спираючись на подану характеристику технічного забезпечення, розглянемо головні завдання щодо його організації:
розробка проекту нормативно-довідкової документації із забезпечення бухгалтерської служби технічними засобами, який неодмінно має містити технічно обґрунтовані розрахунки стосовно забезпечення структурних підрозділів бухгалтерської служби організаційною технікою; план розташування оргтехніки; номенклатуру наявних технічних засобів; план автоматизації робочих місць бухгалтерської служби;
безперервний нагляд і контроль за наявністю спеціального обладнання, матеріалів, а також загального офісного обладнання, що має на меті уникнути нестачі зазначених товарно-матеріальних цінностей;
складання графіка поточного обслуговування технічних засобів персоналом технічного забезпечення.
Кожне з перелічених завдань щодо забезпечення програмного процесу бухгалтерського обліку розв’язується з огляду на ступінь фінансового забезпечення підприємства, масштаби діяльності, складність виконуваних облікових робіт та кваліфікацію виконавців бухгалтерської праці.
Три основні задачі в обліку основних засобів:
1) визнання їх активом в певний момент часу;
2) визначення їхньої початкової, балансової вартості;
3) питання, пов’язані з нарахуванням амортизації.
У теорії комп’ютерних систем оброблення інформації в інформаційному забезпеченні виокремлюють:
зовнішнє інформаційне забезпечення, яке охоплює систему показників даної предметної сфери, систему класифікацій, первинні документи;
внутрішнє забезпечення, що охоплює інформаційну базу даних на машинних носіях.
Правове забезпечення - це сукупність норм, виражених у нормативних актах, які встановлюють і закріплюють організацію цих систем, їх цілі, завдання, структуру, функції та правовий статус ІС.
Правове забезпечення на етапі розроблення автоматизованих інформаційних систем та інформаційних технологій охоплює нормативні акти, пов’язані з договірними взаєминами розробника й замовника у процесі створення ІС та ІТ, із правовим регулюванням різних відхилень у ході цього процесу, а також зумовлені потребою забезпечення процесу розроблення ІС і ІТ різними видами ресурсів.
Економічне забезпечення - сукупність методів і засобів, призначених для створення оптимальних умов ефективної та безпомилкової діяльності людини в інформаційній системі та її освоєння.
Організація інформаційного забезпечення полягає у раціоналізації надання інформаційних даних щодо кожної зі складових загальної системи бухгалтерського обліку.
З огляду на це нагадаємо основні вимоги до економічної інформації:
точність;
достовірність;
своєчасність;
зручність у сприйнятті.
Очевидно, що постачання системи бухгалтерського обліку економічною інформацією, якій притаманні перелічені характеристики, і є основним завданням організації інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку. Оскільки інформація, що проходить через систему бухгалтерського обліку, може бути класифікована як первинна і похідна; внутрішня і зовнішня; нормативно-довідкова і фактична, виконати це завдання можна, якщо:
чітко встановлено мету завдань бухгалтерського обліку;
визначено користувачів та споживачів результатів виконання кожного завдання;
утворено раціональну в часі та просторі систему зв’язків із забезпечення виконання облікових завдань за схемою "вхід-система-вихід";
визначено порядок отримання вхідної інформації формування; використання бази даних; порядок обробки вхідної облікової та нормативно-довідкової інформації; отримання вихідної інформації та її передавання;
відпрацьовано методику архівування інформації даних бухгалтерського обліку.
Інформаційне забезпечення обліку основних засобів включає в себе:
1. Вхідна інформація (інвентарні картки, довідка про пробіг транспортних засобів, акти ліквідації основних засобів, акти прийомки-передачі, акти прийомки-здачі відремонтованих засобів, накладні на внутрішнє переміщення основних засобів).
2. Нормативно-довідкова інформація (довідники структурних підрозділів підприємства, матеріально відповідальних осіб, господарських галузей, допустимої кореспонденції рахунків).
3. Вихідна інформація: (інвентаризаційний опис основних засобів; відомість наявності основних засобів; відомість розрахунку амортизаційних відрахувань за видами виробничих витрат; відомість обліку капітального та поточного ремонтів основних засобів; відомість переоцінки основних засобів; відомість аналізу використання основних засобів; моделювання використання основних засобів).
Насамперед у підвищення оперативності інформаційного забезпечення управління основними засобами підприємства, що вимагає вирішення наступних завдань:
дослідження сутності основних засобів, їх складу класифікації в різних галузях економічної науки;
узагальнення та систематизація класифікації основних засобів;
дослідити діючу методику нарахування амортизації й обліку зносу основних засобів, встановити її ефективність і доцільність застосування на підприємствах кондитерської галузі;
проаналізувати діючу організацію та методику бухгалтерського обліку основних засобів, вплив на них змін податкової політики та виявити шляхи її вдосконалення;
удосконалити методику аналізу матеріально-технічної бази підприємства;
розробити рекомендації з удосконалення методики контролю ефективності використання основних засобів із застосуванням інформаційних систем і технологій.