Табл.1.Оборотная ведомость по счетам синтетического учета (на примере счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками») за август 2003 года
| № счета | Наименование синтетических счетов | Сальдо на начало месяца | Оборот за месяц | Сальдо на конец месяца | |||
| дебет | кредит | дебет | кредит | дебет | кредит | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
| 62 | Расчеты с покупателями и заказчиками | 3116,47 | 31280 | 554160 | 829595,6 | 3116,47 | 306715,6 |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
| Итого | |||||||
При правильной организации бухгалтерского учета обязательно должно быть достигнуто попарное равенство итогов в колонках оборотной ведомости по счетам синтетического учета, а именно:
- итог дебетовых сальдо на начало месяца должен быть равен итогу кредитовых сальдо на начало месяца (гр. 3 = гр. 4), что обусловлено строением бухгалтерского баланса (равенством его актива и пассива на начало месяца). Итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества организации, а итог кредитовых сальдо - сумму источников образования этого имущества и обязательств организации;
- итог дебетовых оборотов по счету за месяц должен быть равен итогу кредитовых оборотов (гр. 5 = гр. 6) по всем синтетическим счетам, что следует из сущности метода двойной записи, согласно которой каждая хозяйственная операция записывается дважды по дебету одного счета и кредиту другого счета в одинаковых суммах;
- равные между собой итоги дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций. Это равенство объясняется тем, что сумма каждой хозяйственной операции находит отражение как в журнале регистрации хозяйственных операций, так и на счетах бухгалтерского учета по дебету и кредиту;
- итог дебетовых конечных сальдо должен быть равен итогу кредитовых конечных сальдо (гр. 7 = гр. 8), так как это уже новый бухгалтерский баланс.
Попарное равенство итогов оборотной ведомости по счетам синтетического учета имеет большое контрольное значение, так как отсутствие указанного равенства свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и устранить.
Оборотная ведомость по счетам синтетического учета имеет существенное значение и для оценки общего состояния имущества и источников его образования, а также обязательств организации за отчетный месяц.
Информация оборотной ведомости по счетам синтетического учета об остатках используется при составлении бухгалтерского баланса организации.
Кроме того, известна еще и так называемая шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учета, которая составляется по шахматной форме. В отличие от рассмотренной выше оборотной ведомости шахматная оборотная ведомость включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению. Шахматная оборотная ведомость применяется на практике, как правило, при ручной обработке учетных данных и составлении бухгалтерского баланса вручную.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета существенно отличаются от оборотных ведомостей по счетам синтетического учета.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются раздельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет. Они составляются по каждой группе аналитических счетов, объединяемых конкретным синтетическим счетом.
Они имеют различную форму в зависимости от особенностей объектов аналитического учета. Традиционно оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют две формы графления:
1) если объект учета отражается на аналитических счетах только в стоимостном выражении, то оборотные ведомости по этим счетам составляются по такой же форме (суммовая форма), что и оборотные ведомости по счетам синтетического учета, например по счетам учета расчетов;
2) если объект учета отражается на аналитических счетах не только в стоимостном выражении, но и в натуральном или трудовом измерителе, то показатели оборотных ведомостей по таким счетам приводятся также в денежном, натуральном или трудовом измерителе (количественно - суммовая форма или товарно-материальная форма), например по счетам учета товарно-материальных ценностей.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учета - это свод оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, открытым к данному синтетическому счету.
В СПК «Форма» используется вторая форма графления. Например, к счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" может быть открыта следующая оборотная ведомость (Табл.2).
Табл.2.Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" за август 2003г.
| № п/п | Наименование покупателей и заказчиков | Сальдо на начало месяца | Обороты за месяц | Сальдо на конец месяцу | |||
| дебет | кредит | дебет | кредит | дебет | кредит | ||
| 1 | ООО Саргатский молзавод | - | 9967,67 | 418140 | 645109,6 | - | 236937,3 |
| 2 | Районооптзаготпром | 116,47 | - | - | - | 116,47 | - |
| 3 | ООО "Сибкорм-центр" | 3000 | - | - | - | 3000 | - |
| 4 | ООО "Мюллер" | - | 5600 | - | - | - | 5600 |
| 5 | ЗАО "Рассвет" | - | - | 82354 | 97540 | - | 15186 |
| 6 | КФК "Дмитриев" | - | - | - | - | - | - |
| 7 | ООО "Призма" | - | 1450 | - | - | - | 1450 |
| 8 | ЧП Ельчанинов В.Н. | - | - | - | - | - | - |
| 9 | КФК Шадрина | - | - | 53666 | 86946 | - | 33280 |
| 10 | РОНО Саргатского района | - | - | - | - | - | - |
| 11 | ЧП Желнов | - | - | - | - | - | - |
| 12 | ООО "Агрострой 2002" | - | - | - | - | - | - |
| 13 | ООО "ОмскЗерноПродукт" | - | 14262,33 | - | - | - | 14262,33 |
| Итого | 3116,47 | 31280 | 554160 | 829595,6 | 3116,47 | 306715,6 | |
Итоги оборотных ведомостей по счетам аналитического учета сверяются с данными соответствующего синтетического счета в оборотных ведомостях по счетам синтетического учета.
Так в предыдущих примерах по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборотам и остаткам объединяющего их счета в оборотной ведомости по счетам синтетического учета данного счета
Данное равенство следует из взаимосвязи между аналитическими и синтетическими счетами и объясняется параллельностью записей на них.
Если итоговые данные за месяц можно получить прямо из документов (подсчетом), аналитический учет может вестись непосредственно в оборотных ведомостях (без записей в таблицах аналитических счетов).
Рассмотренные примеры показывают, что оборотные ведомости имеют важное контрольное значение, являясь средством проверки записей по счетам и сверки данных аналитического и синтетического учета.
Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам (Приложение К)
В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. При этом первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Согласно ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.
Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.
Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования и служащие для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.