Галина Ермолова, ведущий специалист
Все чаще организации и индивидуальные предприниматели сталкиваются с проблемой невозврата долгов со стороны недобросовестных контрагентов. При этом, многие компании по-прежнему считают, что работа с должником начинается только с момента просрочки платежа. На предварительный же этап работы с клиентом, в силу огромной заинтересованности в сделке, отсутствия квалифицированных специалистов или по иным причинам, как правило, не хватает времени и сил.
Вместе с тем, этот этап работы очень важен при построении эффективной системы управления долгами. Он начинается уже при первой встрече продавца и клиента, на которой наблюдательный специалист может установить будет ли этот покупатель своевременно платить, либо он постарается максимально эффективно использовать ваши деньги в качестве льготного (беспроцентного) кредита. Именно на этом этапе целесообразно юристу предприятия подключиться к деятельности работников службы сбыта и финансистам. Ведь не зря народная мудрость гласит: «Одна голова хорошо, а две, а тем более три, еще лучше».
Первый этап работы – знакомство с клиентом.
На основании информации, предоставленной коллегами, юрист готовит необходимый проект договора, оценивая и максимально снижая риски коммерческого кредита. Например, информацию о потенциальном клиенте можно получить исходя из анализа данных его бухгалтерской отчетности, изучения его методов работы, когда сам клиент представляет эти сведения, и тем самым показывает свою готовность и заинтересованность в тесном и взаимовыгодном сотрудничестве. Также для получения такой информации до заключения договора можно попытаться связаться с контрагентами потенциального клиента, проанализировать СМИ и Интернет-ресурсы.
В этом вопросе не помешает воспользоваться опытом работы кредитных организаций. Так, чтобы предоставить кредит банки, используя скоринговую систему (система оценки заемщиков), максимально минимизируют свои риски, связанные с не возвратом выданных кредитов. При этом, оценивается любая информация о заемщике, вплоть до наличия высшего образования, не говоря уже о владении имуществом, достаточным для удовлетворения требования банка в случае ненадлежащего исполнения обязательств.
Еще один совет. Целесообразно до подписания договора, обратиться в соответствующие государственные органы и организации (так называемые, третьи лица, владеющие информацией и не заинтересованные в совершении сделки) в целях получения сведений о потенциальном клиенте, содержащейся в единых государственных базах данных.
Так, в соответствии со ст. 6 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 г. №129-ФЗ содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы являются открытыми и общедоступными, за исключением[1]:
сведения о номере, о дате выдачи и об органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица;
сведения о банковских счетах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы о конкретном юридическом лице или индивидуальном предпринимателе предоставляются в виде:
выписки из соответствующего государственного реестр (выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП);
копии документа (документов), содержащегося в соответствующем государственном реестре;
справки об отсутствии запрашиваемой информации.
Что касается документов бухгалтерской отчетности по контрагентам – акционерным обществам, то их можно также запросить в отделениях статистики. Для этого необходимо подготовить и направить в эти учреждения письменный запрос. Предоставление вышеуказанных сведений осуществляется на платной основе. Счет на оплату выставляется соответствующим отделением статистики, после представления письменного запроса.
В запросе целесообразно указать:
какого рода информация о контрагенте должна быть представлена;
в каких целях запрашивается эта информация.
Не стоит забывать о том, что на сайте www.nalog.ru в общедоступном порядке (бесплатно) можно получить сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ или ЕГРИП и уточнить:
точное наименование контрагента;
ИНН, КПП, ОГРН;
точный юридический адрес;
в каком налоговом органе состоит на учете;
когда и по какому поводу вносились сведения в единый государственный реестр.
Как уже отмечалось, если у потенциального контрагента действительно имеется интерес во взаимовыгодном и искреннем сотрудничестве, он сам до заключения сделки может предоставить запрашиваемые юристом организации сведения и документы. В противном случае юрист, в целях максимальной защиты интересов своей компании, должен поставить в качестве обязательных условий сделки для контрагента – предоставление дополнительных гарантий оплаты счетов, например, путем:
поручительства;
перечисления задатка;
представления банковской гарантии;
использования аккредитивной формы расчетов;
представления ликвидного имущества в залог;
возможности удержания имущества;
штрафных санкций;
иных инструментов, обеспечивающих исполнение договорных обязательств.
Таким образом, чем больше юрист будет знать о контрагенте, тем эффективней он сможет защитить интересы своей организации.
Второй этап работы – превентивные мероприятия.
В целях совершенствования контроля за сохранностью активов организации рекомендуется в адрес контрагента за три рабочих дня до наступления сроков оплаты, направить письменное уведомление[2] о необходимости исполнить обязательства в сроки, предусмотренные договором (напоминание об оплате), в котором целесообразно отразить:
указание на основание возникновения денежного обязательства (договор, соглашение, накладные, акты выполнения обязательств и др.);
указание на общую сумму задолженности по договору;
указание на порядок оплаты;
указание о наступлении сроков исполнения обязательств со стороны контрагента и необходимости оплатить задолженность в эти сроки;
указание на возможную систему бонусов, скидок, действующих в отношении лояльных контрагентов.
К уведомлению также должен быть приложен акт сверки взаиморасчетов, в котором содержатся следующие сведения:
наименование организаций;
место составления и дата составления;
период времени, за который производится сверка расчетов;
суммы оплаты (задолженности) по календарным датам (срокам);
основания оплаты (номер и дата договора);
номер и дата документов, подтверждающих факт отгрузки (оплаты),
общая сумма задолженности по указанным основаниям,
подписи руководителей и главных бухгалтеров, скрепленные печатями организаций.
Акты сверки взаиморасчетов передаются на подпись непосредственно контрагентам, либо направляются в их адреса заказными письмами с уведомлением о вручении почтовой корреспонденции. После получения, акты сверок взаиморасчетов регистрируются в соответствии с принятым в организации документооборотом и прошиваются в специальные папки для хранения[3].
Помимо вышеуказанного письма, рекомендуется провести с контрагентом, так называемые, предварительные переговоры еще до наступления сроков платежа, в целях заблаговременного выяснения его позиции по оплате долга, и эффективного напоминания об этом и о себе. Например, при встрече или в процессе переговоров целесообразно спросить у контрагента:
получен ли счет на оплату;
есть ли необходимость представить дополнительные документы;
проверил ли бухгалтер правильность составления счета;
нет ли трудностей с оплатой долга;
у кредитора формируется список лояльных контрагентов, для которых
предусматриваются скидки и бонусы, есть ли желание у контрагента быть
включенным в данный список;
включен ли кредитор в график платежей контрагента;
есть возможность поставить в адрес контрагента дополнительное оборудование, но
для этого необходимо своевременно оплатить выставленный счет.
Третий этап работы – процесс переговоров.
В случае неоплаты контрагентом задолженности в сроки, установленные договором, работники службы сбыта или финансисты должны поставить юриста в известность о данном факте, с тем, чтобы он приступил к следующему этапу работы с дебиторской задолженностью – переговоры с должником. В противном случае контрагент может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна или незначительна, у кредитора не налажен надлежащий контроль за долгами, или кредитор не хочет портить взаимоотношения с ним. Эти выводы позволят ему халатно отнестись к своей обязанности оплатить долг и постараться на долго задержать платеж.
Для выбора действенной тактики проведения переговоров с должником, прежде всего, необходимо выяснить, почему он не платит. В зависимости от установленных фактов и должны быть проведены переговоры с должником, с использованием основных инструментов «давления».
Так, типичными причинами неплатежей могут быть:
мотив должника обеспечить себе более комфортные условия ведения бизнеса (получить, так называемый, беспроцентный кредит);
финансовые трудности должника;
у должника «страдает» система документооборота;
кредитор добровольно никогда не платит.
Если Ваш должник относиться к последней категории, то не стоит терять время, ожидая, когда его обещания исполнятся, и перейти к претензионному и судебному порядку взыскания задолженности, а также штрафных санкций за несвоевременное исполнение обязательств.
При подготовке претензионного письма особое внимание следует уделить психологическому моменту. У должника должно сформироваться убеждение о том, что у кредитора в распоряжении имеются все необходимые документы для обращения в суд с исковым заявлением либо, исковое заявление уже подготовлено и будет направлено в суд по истечению определенного (минимального) промежутка времени. В тексте претензионного письма должно быть: