дебиторы «средней срочности», которые могут стать срочными на следующий день;
«несрочные дебиторы», работа по которым запланирована на другой, более поздний день, либо закончена.
Информационная система самостоятельно бы определяла состояние дебиторской задолженности и подсказывала пользователю когда и какие действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для реализации этих действий. К числу таких сведений относятся:
наименование контрагента;
основания возникновения задолженности: номер и дата договора, номер и дата счета на оплату;
сумма долга;
срок платежа;
сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных должником платежей);
количество дней просрочки;
сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически);
необходимые действия по востребованию задолженности;
рекомендации по осуществлению пошаговых действий, по сценарию проведения телефонных переговоров, по оформлению письменных документов и т.д.
Кроме того, информационная система по управлению дебиторской задолженностью может содержать историю работы с каждым из дебиторов, где бы указывалось какой этап деятельности с дебитором уже осуществлен, какие результаты получены от этой деятельности, какие мероприятия планируется осуществить в ближайшее время и т.д.
Таким образом, посредством информационной системы работа с организациями-дебиторами и образовавшейся дебиторской задолженностью сводится к переводу ее из одного состояния в другое в соответствии с циклом ее управления, предложенным в описании к данной системе. Для продолжения деятельности по востребованию задолженности с должника требуется всего лишь перейти на следующий этап, описание которого подробно представлялось бы в этой системе. Здесь могли быть указаны все необходимые действия, направленные на взыскание дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы различных документов и рекомендации по их заполнению.
Использование информационной системы значительно облегчает работу по взысканию задолженности с наиболее недобросовестных дебиторов в судебном порядке, так как она обеспечивает подготовку процессуальных документов, в том числе автоматически заполняет тексты прилагаемых документов (претензии, исковые заявления, ходатайства и т.д.), содержит консультации профессиональных юристов по каждому необходимому действию, соответствующие ссылки на требования российского законодательства и судебно-арбитражной практики.
Ее использование позволило бы любой организации получить детальное представление о процессе востребования задолженности, а значит снизить риски возможных ошибок, неосторожных исключений каких-либо этапов в работе с должниками, ведь это профессиональный советник, который автоматически планирует, учитывает и контролирует соответствующую деятельность.
Преимущества информационной системы по управлению дебиторской задолженностью.
Информационная система по управлению дебиторской задолженностью - это полноценная система управления отношениями с контрагентами, которая не допускает потери средств компании, оптимизирует работу первого руководителя, замещает дорогостоящие консультации профессиональных юристов. Тем более, разработчики системы могли бы предусмотреть возможность импорта данных из распространенных информационных систем, в том числе, бухгалтерских программ, путем копирования и последующего применения в работе счетов, счетов-фактур, перечня контрагентов, договоров, заявок, сумм долга - то есть самой важной информации, необходимой в процессе управления дебиторской задолженностью. Один бухгалтер, параллельно работая с бухгалтерской программой, не обладая специальными юридическими познаниями, смог бы осуществлять основные действия по взысканию дебиторской задолженности с большого количества контрагентов.
Информационная система в первую очередь выявляет неоплаченную дебиторскую задолженность. Общеизвестно, что в потоке информации мы сосредотачиваем внимание на наиболее крупных должниках и отодвигаем на задний план «мелких» дебиторов. В свою очередь, большое количество «мелких» задолженностей зачастую составляют в общей сумме долгов значительную часть. Многие дебиторы заинтересованы отсрочить оплату на неопределенное время. Причины такого поведения могут быть абсолютно разные:
должник может иметь намерение обеспечить себе более комфортные условия для осуществления своей деятельности, т.е. получить, по сути, беспроцентный кредит на неопределенный срок;
должник действительно может испытывать финансовые трудности;
политика должника, которой он придерживается при ведении бизнеса, может подразумевать то, что оплата производится только после многократного напоминания со стороны кредитора;
должник может просто безответственно вести свои дела, постоянно терять финансовые документы, адреса и телефоны кредитора;
должник никогда не платит добровольно.
Все вышеуказанные особенности могли бы быть учтены рассматриваемой информационной системой, ведь формализованный подход к работе с каждым контрагентом позволяет своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с ним, устанавливать и контролировать абсолютно всех дебиторов, вне зависимости от суммы долга и от сроков платежа, контролировать сроки взыскания задолженности посредством автоматических напоминай и подготовки соответствующих документов, а значит исключить риски истечения сроков исковой давности по задолженности.
Кроме того, информационная система должна предусматривать возможность автоматического формирования необходимых для пользователя отчетов в целях принятия управленческих решений.
Например, при формировании отчета о степени надежности дебиторов, система самостоятельно могла бы «разбивать» их на несколько групп:
проблемные дебиторы, которые не погасили задолженность в добровольном порядке, в связи с чем пользователю пришлось обратиться в арбитражный суд;
дебиторы повышенного риска, которые погасили задолженность в добровольном порядке, но по истечению срока платежа, предусмотренного обязательством;
надежные дебиторы, которые исполняют свои обязательства в соответствии с требованиями договора.
Анализ данной информации, предоставленный в удобной для пользователя форме, поможет организации оценить риски неплатежей со стороны определенного контрагента при заключении нового контракта и, либо отказаться от заключения сделки, либо предусмотреть повышенные гарантии исполнения обязательств:
включить в договор условие о предоплате;
установить высокую ставку штрафных санкций за неисполнение обязательств в сроки, предусмотренные договором;
установить бонусы в случае досрочного исполнения обязательств со стороны контрагента;
совместно с контрагентом разработать инструменты снижения риска неплатежа (например, обеспечить обязательство банковской гарантией);
использовать с этим контрагентом аккредитивную форму расчетов;
застраховать свои кредиторские риски и т.д.
Также система могла бы формировать отчет по общему количеству дебиторов, разбивая их на группы в зависимости от места осуществления их деятельности (например, количество организаций-дебиторов, находящихся в г. Тюмени или в г. Кургане). Данные отчеты представляют интерес для организаций и предприятий, располагающих многочисленными обособленными подразделениями в различных субъектах Российской Федерации.
Руководитель головного предприятия, просмотрев этот отчет и установив, что наибольшее количество дебиторов организации осуществляют свою деятельность в определенном регионе, может сделать вывод о временном прекращении обслуживания этих дебиторов, о технических или производственных проблемах, испытываемых юридическим отелом (ответственным лицом) филиала или принять иное управленческое решение в зависимости от специфики деятельности этой фирмы.
Подводя итоги вышесказанному можно сделать выводы относительного, того какие положительные результаты для любой организации предоставляет возможность использования информационной системы. Так, по нашему мнению, внедрение такой системы в организации:
не позволило бы втянуть ее в длительные судебные разбирательства;
полностью автоматизировало бы процесс работы с дебиторами;
существенно сократило бы «бумажные потоки» в организации;
снизило бы риски утраты данных, содержащихся на бумажных носителях;
обеспечило бы осуществление контроля со стороны одного сотрудника организации и за своевременностью выставления счета, и за подготовку претензии, и за оплату по ним;
обеспечило бы своевременное принятие управленческих решений;
создало бы условия для реализации стратегических планов компании.
Внедрение такой информационной системы в любой организации это очень простой и эффективный вариант решения проблемы по комплексному подходу к управлению дебиторской задолженностью. Утверждая подобным образом, можно исходить из того, что наверняка мы не предусмотрели всех возможностей предлагаемой информационной системы, а уровень современных технологий, профессиональных знаний и навыков предоставляет возможности для любой организации максимально усовершенствовать информационную систему по управлению дебиторской задолженностью в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности именно этой компании.