У тих випадках, коли інвентарний об’єкт має кілька частин, які мають різний строк корисного використання і враховуються як самостійні інвентарні об’єкти, кожній частині привласнюється окремий інвентарний номер. Якщо по об’єкту, який складається з кількох частин, встановлений загальний для об’єкту строк корисного використання, вказаний об’єкт обліковується за одним інвентарним номером.
Інвентарні номери списаних с бухгалтерського обліку об’єктів основних засобів не привласнюються знову прийнятим до бухгалтерського обліку об’єктам протягом п’яти років по закінченні року списання.
На Локомативному Депо для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, для оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного цеху (відділу, дільниці) в інший, а також для виключення їх з складу основних засобів при передачі іншому підприємству застосовується “Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” (форма ОЗ-1) (додаток 1).
При оформлені приймання основних засобів акт складається в одному примірнику на кожний окремий об’єкт приймальною комісією, призначеною розпорядженням (наказом) керівника підприємства. Акт після його оформлення з прикладеною технічною документацією, що відноситься до даного об’єкта, передається до бухгалтерії підприємства, підписується головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства або особами, на те уповноваженими.
Складання акта, яким оформляється приймання декілька об’єктів основних засобів, дозволяється лише при обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання і т.п., при умові, що ці об’єкти однотипні, мають однакову цінність і прийняті в одному календарному місяці.
При оформленні внутрішнього переміщення основних засобів “Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” виписується у двох примірниках працівником відділу (цеху) – здавальника. Перший примірник з розпискою одержувача та здавальника передається до бухгалтерії, а другий - відділу (цеху) – здавальнику.
При передачі основних засобів іншому підприємству (оренду) акт складається у двох примірниках (для підприємства, що здає та приймає основні засоби).
За даними акту робляться відмітки в “Інвентарному списку основних засобів” підрозділу, з якого вибув об’єкт, а також вилучається “Інвентарна картка обліку основних засобів” із сукупності об’єктів, які обліковуються за даним підрозділом у бухгалтерії.
Для обліку всіх видів основних засобів, що надійшли в експлуатацію на Локомотивне Депо, у бухгалтерії застосовується “Інвентарна картка обліку основних засобів” (форма № 03-6) (додаток 2). Форма заповнюється в одному примірнику на основі “Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” ( форма № 03-1), технічної та іншої документації. Форма містить дані про технічні особливості об’єкта, норми амортизаційних відрахувань.
В розділі “Коротка індивідуальна характеристика об’єкта” записуються тільки основні якісні та кількісні показники об’єкта, а також найважливіші прибудови, пристосування та приналежності, що відносяться до нього, обмежуючись двома-трьома найбільш важливими для даного об’єкта якісними показниками виключаючи дублювання даних, що є на підприємстві, технічної документації на даний об’єкт.
Треба зазначити, що надання об’єкту основних засобів інвентарного номера здійснюється як правило спираючись на номер бухгалтерського рахунку і субрахунку, на якому обліковується об’єкт. Наприклад, візьмемо верстат, який було оприбутковано до складу основних засобів на Локомативному Депо. Його інвентарний номер (10408) включає перші три цифри ( номер рахунку і субрахунку - 104). Наступні цифри (08) вказують номер даного об’єкта основних засобів у сукупності йому подібних. Технічна сторона присвоєння певному об’єкту основних засобів інвентарного номера полягає у нанесені на нього номера фарбою або прикріпленні металевого жетона із номером.
Поряд з інвентарними картками аналітичний облік основних засобів на Локомотивному Депо здійснюється в книзі обліку основних засобів, або у Відомості 4-М, при спрощеній формі обліку. У книзі або у відомості обліку основних засобів реєстрацію об’єктів основних засобів здійснюють у розрізі конкретних підрозділів підприємства (цех №1, цех №2 та інші) із розмежуванням їх за обліковокласифікаційними групами ( 103 – будинки та споруди, 104 – машини та обладнання, 105 – транспортні засоби т.д.). Для розмежування приналежності інвентарних карток основних засобів до певного підрозділу використовують закладки, які виготовляються із картону або фанери. За допомогою них відокремлюють групи основних засобів одна від іншої у розрізі підрозділів підприємства.
Підставою для відміток у “Інвентарній картці обліку основних засобів” про вибуття об’єктів основних засобів при передачі їх іншому підприємству, а також про переміщення в середині підприємства є “Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” (форма №03-01); при списанні об’єкта основних засобів внаслідок старіння чи зносу – “Акт на списання основних засобів” (форма № 03-3) (додаток 3). Записи про закінчені роботи по добудові, дообладнанні, реконструкції та модернізації, ремонту об’єкта ведуться в картці на підставі “Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів” (форма №03-2).
На Локомативному Депо для оформлення приймання-здачі основних засобів із ремонту, реконструкції та модернізації застосовується “Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів” (форма №03-2) (додаток 4).
Акт, підписаний працівником цеху (відділу), що уповноважений на приймання основних засобів, та представником цеху (підприємства), який виконував ремонт, реконструкцію та модернізацію, здають до бухгалтерії підприємства. Акт підписується головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства чи особами на те уповноваженими. До технічного паспорта відповідного об’єкта основних засобів повинні бути внесені необхідні зміни до характеристики об’єкта, пов’язані із капітальним ремонтом, реконструкцією та модернізацією.
Якщо ремонт, реконструкцію або модернізацію виконує стороннє підприємство, акт складають у двох примірниках. Другий примірник передається підприємству, що виконав ремонт, реконструкцію, модернізацію.
При значній зміні якісних та кількісних показників в характеристиці об’єкта в результаті реконструкції (модернізації), добудови та дообладнання попередню інвентарну картку у випадку неможливості відобразити в ній всі показники, що характеризують реконструйований (модернізований, добудований, дообладнаний) об’єкт в цілому, замінюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ.
Поряд із надходженням основних засобів на підприємстві із-за різних причин, непридатності для подальшої експлуатації внаслідок повного зносу, застарілості, непотрібності, продажу, вимушеної ліквідації і т.ін. проходить їхнє вибуття, яке відображається на основі “Актів списання основних засобів” тип.ф.№03-3.
Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною керівником підприємства, установи затверджується керівником підприємства або особою, на те уповноваженою. Перший примірник акта передають до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів та є підставою для здачі на склад запчастин, що залишилися в результаті їх списання, а також матеріалів, металобрухту і т.п.
Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від зносу та розбору будинків, споруд, демонтажу обладнання відображають в акті в розділі “Розрахунок результатів списання об’єктів”.
Для оформлення списання автомобіля, вантажного чи легкового, причепа чи напівпричепа, при їх ліквідації на Локомотивному Депо застосовується “Акт на списання автотранспортних засобів” (форма №03-4) (додаток 5). Акт складається у двох примірниках та підписується комісією, що призначається керівником автогосподарства (підприємства) і затверджується керівником підприємства чи особою, на те уповноваженою. Перший примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів.
Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від розробки автотранспортних засобів, відображають в розділі “Розрахунок результатів списання автомобіля (причепа, напівпричепа)”.
Форма ОЗ-5 “Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини” складається при установці, пуску та демонтажі будівельної машини, взятою напрокат. Підписується представником машинопрокатної бази і механіком будівельної відділу. В зазначеній формі відображаються також відомості про стан машини до її здачі у прокат і після повернення (додаток 6).
Для реєстрації інвентарних карток обліку основних засобів застосовується “Опис інвентарних карток по обліку основних засобів” (форма № 03-7). Опис складається в одному примірнику бухгалтерією в цілях контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп (видів) основних засобів (додаток 7).
Для обліку руху основних засобів по класифікаційних групах при ручній обробці облікової документації застосовується “Картка обліку руху основних засобів” ( форма № 03-8), яка заповнюється на основі даних інвентарних карток відповідних груп (видів) основних засобів та звіряється з даними синтетичного обліку основних засобів. На основі підсумкових даних цих карток заповнюються звітні форми з руху основних засобів. Відкривається бухгалтерією в одному примірнику (додаток 8).