Может, он проанализировал отчет, полученный несколько часов назад? Или он решил, что срок годности именно партии «Х» соответствует требованиям клиента? Вряд ли получится это выяснить.
Появление на складе партий товара с очень коротким остаточным сроком хранения приводит к тому, что образуются целые группы клиентов, которые покупают эти «хвосты» за копейки. Компании вынуждены реализовать товар с существенной скидкой, потому что ее персонал до внедрения Contract Management неэффективно отслеживал сроки годности.
На одном из проектов только за счет внедрения Contract Management и фиксирования реальных условий заключенных договоров, удалось сократить объем образовавшихся «неликвидов» (просроченный товар и тот, который реализуется по заниженной цене из-за низкого остаточного срока годности) на 30%. При этом, не стоит воспринимать этот функционал как панацею. Наверняка в договорах с поставщиками и клиентами уже давно прописаны все условия, вопрос лишь в том, соблюдаются ли они персоналом на уровне оперативной логистики.
Как и любой другой модуль, так или иначе причастный к процессу принятия решений, Contract Management почти всегда получает оппозицию в виде операторов отдела продаж (обычно на тот момент они именуются «менеджеры»). Если раньше они имели возможность влиять на процесс, то на этом этапе их основной задачей становится лишь корректный ввод информации. Для того, чтобы внедрение модуля прошло успешно и принесло видимый результат, достаточно эффективным может быть ведение условий поставки при сохранении «старого» режима работы операторов отдела продаж с фиксированием в отдельном отчете принятого решения оператора и решения модуля. Анализ данных из такого отчета даст объективную оценку происходящего.
Внедряя Contract Management на уровне ведения условий исходящих поставок, вы превращаете отдел продаж в обычных операторов. В любом случае, автоматизируя склад и используя новые технологии, вы уменьшаете роль человека в логистической цепочке.
Работа персонала склада и отдела продаж при ведении условий поставок сильно меняется. Если раньше подразумевалась хорошая осведомленность сотрудника о складских остатках с высокой степенью детализации, а также возможность отгрузки клиенту конкретных партий (что нередко делается по личным просьбам представителей клиентов), то после внедрения Contract Management ситуация кардинально меняется.
Клиент гарантированно получит то, что закреплено договором, но не сможет влиять на ситуацию, как и оператор, который работает с его заказом. Это – главный аргумент в «борьбе» между Contract Management и экспертами. В жарких спорах против внедрения новых технологий чаще всего персонал утверждает, что только они как эксперты помнят совершенно уникальные требования, которые в договоре не указаны, но именно благодаря им компания и удерживает этого клиента.
Возможным результатом перехода к жестко регламентированным договорами условиям может стать изменение клиентской базы. Влияние операторов на складские процессы, о котором уже упоминалось, подчас приводит к тому, что появляется целая база клиентов, которые покупают «хвосты» (товар, срок годности которого вот-вот истечет). Отсутствие «хвостов», естественно, означает отсутствие этих заказчиков, соответственно, при использовании Contract Management может сложиться обманчивое впечатление, что результатом новой технологии будет потеря клиентов. Но к анализу результатов внедрения надо подходить не с точки зрения первого впечатления, а интегрированной оценки.
Поиск компромисса: радиотерминалы или пик-листы?
Применять ли радиотерминалы или пик-листы? Ответ на этот вопрос требует компромиссных решений. Есть мнение: применение радиотерминалов на этапе набора (пикинга) дает возможность сократить число допускаемых ошибок. Так ли это на самом деле?
Нельзя отвечать однозначно, потому что все зависит от структуры заказа. Если после набора нет этапа контроля, то несомненно – радиотерминал позволит сократить число ошибок, но только за счет того факта, что этап контроля будет частично перенесен в процесс набора.
Если этап контроля присутствует на складе, то любые ошибки будут на нем выявлены, и дополнительный контроль корректности действий сотрудника склада в наборе будет лишь снижать трудозатраты на исправление допущенных ошибок. Известно, что чем больше информации получает наборщик, тем сложнее ему в ней ориентироваться, и тем выше вероятность допущения ошибки. Поэтому следующим важным фактором в поиске решения является структура заказов и порядок набора.
Когда набор осуществляется сотрудником в одну единицу тары с пик-листом, предназначенным для данной конкретной единицы, вероятность допущения ошибки очень низка, и для повышения производительности радиотерминалы вполне могут быть заменены на пик-листы. Если же заказы отправляются в работу группами, и объем каждого заказа относительно невелик, чтобы один сотрудник мог одновременно набирать несколько заказов, сокращая трудозатраты, то использование пик-листов будет гораздо более сложным, чем использование терминалов.
Набор при помощи радиотерминала может быть более эффективным, чем с использованием пик-листа. По сути, повышение производительности для пик-листов достигается полным устранением контроля (сканирования, подтверждения и других промежуточных операций). Функционал «быстрого пикинга», реализованный на радиотерминалах, позволяет использовать часть функций контроля (например, контроль корректности ячейки отбора), что позволяет повысить производительность, обеспечить накопление полезной аналитической информации и возможность регистрации ошибок в режиме реального времени.
Работа по пик-листам может быть оценена только путем сравнения времени на обработку заданий сотрудником с суммарной нормой по этим же позициям.
Каким образом сотрудник распоряжался временем во время выполнения операций набора, оценить весьма сложно. А если же ему достался большой пик-лист для набора в одну единицу тары – практически невозможно без его постоянного мониторинга. При использовании радиотерминалов, WMS автоматически рассчитывает планируемое время завершения каждого задания, и оповещает оператора склада о фактах задержки в работе. С таким объемом собранной статистики, которую дает радиотерминал, появляется возможность анализа позиций, которые требуют большего времени, выявления их специфики и, как следствие, оптимизации процесса.
Безусловно, любое решение требует оценки с точки зрения экономической целесообразности. Имеется ли регламент работы склада с указанием норм на выполнение операций? Отслеживаются ли эти нормы? Насколько дисциплинированы сотрудники? Есть ли должная мотивация для того, чтобы они работали с постоянной высокой производительностью? Насколько велика зависимость от операционного менеджмента, который осуществляет сбор и обработку информации для выплаты премий? Как много ошибок допускают сотрудники в процессе набора?
Посчитав нынешние практические и потенциальные издержки, можно сравнить их со стоимостью приобретения и владения радиотерминалов, и делать соответствующие выводы. Терминал обеспечит повышение производительности пооперационно. Появляется возможность своевременного реагирования, потому что возникает четкое понимание того, что у вас на складе происходит, на каком участке, и главное, кто виноват.
Границы ответственности WMS
Еще один момент, который возникает во время внедрения и требует разъяснения, – это непонимание клиентом границ ответственности WMS-системы.
«Аппетит приходит во время еды», и после получения первого эффекта от внедрения WMS, команда специалистов со стороны заказчика начинает генерировать идеи по дальнейшему развитию системы. Часть идей относится к функционалу, который присутствует в установленной системе и ее модулях, и является абсолютно рациональными с точки зрения функциональности WMS как таковой, другая же часть обычно рождается у команд творческих, генерирующих свои «ноу-хау» на уровне использования технологий автоматической идентификации.
Как следствие – доработки WMS для печати бухгалтерской отчетности, формирования цены и других функций, которые, конечно же, могут быть включены в продукт, предназначенный для управления складом, но уже расширяют сферу его функций и превращают в систему управления предприятием в целом. Принцип недублируемости функционала должен всегда применяться как основное и главное правило всех проектов автоматизации, иначе впоследствии можно получить проблемы взаимодействия того, что осталось от ERP с тем, что добавилось в WMS. К тому же, четкое указание на границы между функционалом WMS и ERP исключает возникновение конфликтных ситуаций между внедренцами WMS и сотрудниками, осуществляющими поддержку и развитие ERP.
На практике, встречаются самые разнообразные пожелания клиентов: от диспетчеризации уборки на складе до интеграции с промышленными контроллерами. Безусловно, разработчики со стороны исполнителя могут реализовать практически любой функционал, но постановку задачи лучше делать не в виде технического описания реализации на уровне таблиц и полей, что иногда свойственно сотрудникам отдела информационных технологий, а в виде описания конечного результата. Адаптируемые WMS имеют настолько обширный функционал, что с большой вероятностью в них уже есть все то, что хочет получить заказчик, поэтому понимание конечного результата исключит ситуацию, когда технически все сделано, а результат не достигнут, и позволит вести общение команд в максимально продуктивном режиме.
Типовые проблемы при интеграции с КИС
Транзакционный обмен данными между WMS и корпоративной информационной системой (КИС) подразумевает, что по факту совершения в одной системе действий, которые имеют отношение к другой, пакет с информацией о данной операции должен быть направлен из первой во вторую систему. Понимание этого открывает дорогу к конструктивному взаимодействию команд. Специалисты, работающие с КИС, которые лишены специального модуля обмена данными, подчас не могут четко понять, что же от них требуется, либо считают трудоемким отслеживать события. Однако, именно транзакционный обмен является наиболее эффективным во всех отношениях.