Какие-либо бизнес-процессы внутри отдельно взятой компании – это микроуровень аналогичных процессов, происходящих в отрасли в целом. Принимая решение об автоматизации склада, нужно иметь четкое представление о технологии работы “to be” и объективно оценить риски, чтобы оптимально использовать широкий спектр возможностей WMS и обеспечить должную этапность проекта. Достаточно характерную ситуацию можно рассмотреть на примере склада многономенклатурной компании.
Если раньше основными критериями при выборе WMS были технические возможности решений, то в последнее время акцент плавно перемещается в сферу технологий. Именно поэтому все более высокую популярность приобретают адаптивные системы управления складом. Самый большой плюс адаптивной системы – это гарантированная возможность работы по наиболее оптимальной технологии, предусмотренной для функционирования конкретного складского комплекса. Однако, недостаточно красиво изложить ее на бумаге – следует обеспечить полную готовность предприятия к ее применению, и не только техническую, но и организационную.
Автоматизация склада – комплексная задача, решение которой зависит не только от внедряемого программного продукта, но и от готовности персонала работать по новым правилам. На одном из предприятий до внедерения автоматизированной системы управления складом сложилась ситуация, когда сотрудники чуть ли не ежемесячно «выбивали» у руководства повышение заработной платы, мотивируя это тем, что «только они знают, где что лежит».
Безусловно, непрерывность бизнеса (business continuity) и его зависимость от складских работников – вещи несовместимые. Если ваш персонал тоже считает себя «повелителем склада», нужно быть готовым к тому, что самая эффективная WMS система будет внедряться «со скрипом» из-за противодействия персонала, чьи позиции до ее появления были прочны и незыблемы. Именно поэтому готовность к кадровым переменам (смена сотрудников, разработка мотивационных схем и проведение иных мероприятий) – важная составляющая успешного проекта.
Автоматическая идентификация: теория и практика
Выражение «автоматическая идентификация», прочно связавшееся в сознании многих людей с радиотерминалами, сканерами и этикетками – это не более, чем ряд технических средств, который может быть как эффективным, так и абсолютно бесполезным. Кивая на Европу и Запад, где применение радиометок становится уже столь же популярным, как у нас на данный момент штрихкодирование, мы забываем о том, что мало ИСПОЛЬЗОВАТЬ технологию – ее надо использовать ЭФФЕКТИВНО.
В повседневной практике, на вопрос, адресованный директору по логистике: «Имеется ли на товарах маркировка?», практически в ста процентах случаев мы получаем ответ: «Однозначно! Даже и не беспокойтесь». Однако, одно только наличие штрихкода вовсе не говорит о том, что его можно использовать. Это может быть код партии, груза, внутренний код поставщика – все, что угодно. Поэтому проект автоматизации склада следует начинать с запросов поставщикам. Многономенклатурный склад подразумевает сложности в визуальной идентификации поступающих материалов, поэтому к вопросу автоматической идентификации следует подойти со всей серьезностью.
Штрихкод может соответствовать как материалу, так и упаковке. Известно, что корректным считается использование отдельных штрихкодов для каждой отдельной единицы: штуки, упаковки, коробки, паллеты. Если поставщик может предоставить информацию о штрихкодах партий, чтобы имелась возможность распознавать дополнительную информацию – это позволит еще больше сократить трудозатраты на стадии приемки.
Но сам по себе факт маркировки ничего не значит. А, следовательно, далеко не всегда штрихкодированный товар может быть легко идентифицирован, и происходит это по нескольким причинам.
Наиболее часто встречающаяся ошибка при автоматизации склада – это поверхностный и несерьезный подход к проверке актуальности штрихкодов на этикетках, имеющихся на товаре в момент поступления на склад.
Какие-то товары могут иметь штрихкод не на конкретный материал, а на целую группу. Если у поставщика (или производителя) не возникала необходимость обеспечивать уникальность штрихкодов, то можно оказаться в ситуации, когда формальное наличие идентификации ничуть не лучше ее полного отсутствия.
Кроме того, если каждый материал имеет свою уникальную маркировку, то лучше заручиться гарантией поставщика о том, что так будет всегда, на всем протяжении срока действия договора. Потому что если производство будет перенесено в другую страну (скажем, в Китай), либо сам поставщик начнет закупать ту же продукцию у другого производителя, то можно оказаться в ситуации, когда товары поступят на склад вообще без маркировки, хотя раньше все было в порядке. И в этом случае издержки складского оператора на то, чтобы штрихкодировать товар, могут быть соотносимы с его стоимостью или даже превышать ее.
Поэтому к процессу маркировки надо подходить с точки зрения ее экономической целесообразности. В конце концов, наличие или отсутствие штрихкода еще не означает полную невозможность работы с данным товаром на складе, а лишь диктует определенные ограничения.
Если ведутся переговоры с поставщиком о маркировке материалов штрихкодами, имеет смысл уточнить, что именно будет отражено в штрихкоде. Некоторые поставщики или производители могут просто запросить таблицу соответствия и использовать ее для маркировки на своей стороне.
Идентификация своими силами
Большое число поставщиков для крупного торгового предприятия – факт не удивительный. И подчас гораздо сложнее найти общий язык со всеми поставщиками, чем произвести маркировку своими силами. Использование маркировки позволяет значительно снизить трудозатраты и сократить число возможных ошибок при дальнейшей идентификации как внутри склада, так и на других складах, которые имеют возможность использовать эти же штрихкоды (например, филиалы). Не говоря уже о процессе переупаковки, где отсутствие штрихкода просто неприемлемо.
Выбор стандарта штрихкода, участка и этапа для маркировки – вопрос отдельный, тоже требующий серьезного подхода и позволяющий при корректном решении получить максимальный эффект с приемлемыми трудозатратами. Здесь стоит отметить тот факт, что разработка объемно-планировочного решения должна быть произведена с учетом потребности в зоне маркировки. К сожалению, об этом многие забывают.
Администрирование данных
Должность администратора данных на многих предприятиях просто отсутствует. Точно так же, как культура и элементарный регламент ведения нормативно-справочной информации. Чем больше бизнес-процессов автоматизируются, тем больше возникает потребность в корректном вводе информации и централизованном внесении изменений. Поэтому работу администратора данных, который обеспечивает актуальность справочно-нормативной информации, нужно ставить на должном уровне. Ведение подобных данных – это отдельный процесс и документооборот, но никак не разрозненная работа нескольких специалистов, каждый из которых производит исправления в те моменты, когда ему это «вдруг» стало нужным.
Необходимо поддерживать справочник номенклатуры, который был бы доступен и актуален не только для внутреннего, но и для внешнего использования. Если внутренняя информация не сопоставима с данными, которые приходят от поставщиков, то страшно даже представить себе тот объем работы, который придется проделать в момент внедрения новой технологии!
С внедрением автоматической идентификации процесс ведения справочной информации связывается с физическим отражением этой информации в процессах оперативной логистики, и любая допущенная ошибка может нести за собой огромные трудозатраты.
Все справочники должны быть актуализированы до момента ввода WMS в эксплуатацию, либо процесс актуализации должен быть согласован с командой внедрения со стороны исполнителя, чтобы обеспечить корректный переход к АСУС без форс-мажоров.
Если нет точной информации, то какие бы огромные возможности не имела WMS, результат может быть просто «никаким». Короткий пример: как Вы думаете, может ли WMS рассчитать потребность в наборной таре при полном отсутствии данных об объеме единиц материалов?
Contract Management как средство ухода от ошибок и неоптимальных решений
Contract Management – это функционал, который может присутствовать и в WMS, и в ERP. При этом, разная детализация информации позволяет говорить о недублируемости функционала, что является основополагающим принципом корректной параллельной работы информационных систем.
Любое действие любого сотрудника: кладовщика, менеджера отдела продаж или отдела закупок - может повлиять не только на какой-то локальный процесс, который, скорее всего, и является целью такого действия, но и на весь процесс товародвижения в целом. К примеру, необходимость работы с конкретными партиями товаров, когда ранее это не требовалось, может сигнализировать о потребности в дополнительных местах зоны набора.
Переход от экспертной оценки на этапах приемки и отгрузки к логике, описанной в виде условий модуля Contract Management и соответствующей заключенным договорам, дает возможность избежать ошибочных решений, допускаемых персоналом, а также – во многих случаях – упростить внедрение WMS, не говоря уже о более эффективном использовании складских мощностей.
Особенно это актуально, если у товара имеются ограниченные сроки годности. Когда хранятся партии сходного товара со сроком годности без Contract Management у сотрудников имеется возможность выбрать какую-то партию по личным договоренностям с менеджерами: «а отгрузите нам что посвежее».
Приведем конкретный пример:
Оператор отдела продаж запросил партию с конкретным номером «X», которая – по его мнению – соответствует договорам с клиентом. Несмотря на наличие того же товара в зоне набора, было произведено пополнение и занято дополнительное место в зоне набора. Почему для отгрузки не подошел тот же самый товар в зоне набора, но относящийся к партии «Y»?