Сплошной проверке подлежат наиболее важные документы - финансовые,
кассовые, банковские. По времени проведения контрольных мероприятий вы-
деляют: предварительный, текущий и последующий контроль. Основными тен-
денциями здесь являются:
- ограничение предварительного контроля и замена его прогнозируемым
контролем;
- освобождение второй подписи от ее контролирующей функции;
- осуществление текущего контроля в форме без его документального
наблюдения со стороны заинтересованных лиц.
При осуществлении хозяйственного контроля используются различные
системы методов, а именно:
- обследование;
- документальная проверка;
- инвентаризация;
- обобщение и реализация результатов проверки.
Обследование заключается в личном ознакомлении ревизора с хозяйст-
венным аппаратом, результатами деятельности, фактами, в наблюдении объ-
ектов контроля и фиксировании результатов, опросе должностных лиц, ос-
мотре мест хранения ценностей, личной проверке на местах. Обследование
предполагает контрольные замеры, взвешивание, проверку и выявление скры-
тых работ и ценностей, документальную проверку.
Документальная проверка она предполагает изучение всех способов и
результатов отражения хозяйственной деятельности, представленных в виде
документов, бухгалтерских отчетов, договоров и других источников инфор-
мации. Ей предшествует анализ хозяйственных показателей предприятия: об-
ъема производства и реализации, прибыльности, кредиторской и дебиторской
задолженности, ликвидности, платежеспособности. Анализ этих и других по-
казателей определяет конкретные пути документальной проверки, указывает
те проблемы, на которых необходимо сосредоточиться и осуществить опреде-
ленную направленность контроля.
Если выясняется перерасход материальных ценностей, то при контроле
прежде всего отбираются, сортируются и ранжируются именно эти документы.
Затем определяется круг лиц, которые имеют отношение прямо или косвенно
к данным ценностям или к составленным документам. Полученные данные дол-
жны быть документально расшифрованы и обоснованы. Жалобы и заявления
должны учитываться в ходе проверки, но если они не подтверждены, то они
не принимаются во внимание при определении выводов контроля.
Важнейшим методом контроля является инвентаризация. В ходе инвента-
ризации устанавлявается фактическое наличие основных фондов товарно-ма-
териальных ценностей, денежных средств в кассе и банке, состояние рас-
четных операций, объем незавершенного производства. Посредством инвента-
ризации устанавливается сохранность ценностей, потеря первоначальных ка-
честв, остаточные ценности в стоимостном и натуральном выражении, выяв-
леются недостачи и излишки. Кроме того, устанавливаются умышленная пор-
ча, условия хранения ценностей, содержания и эксплуатации техники и обо-
рудования, зданий, сооружений, вплоть до инвентаря и спецодежды.
В работе контрольных органов хозяйственной деятельности очень важная
роль принадлежит специальной проверке отдельных фактов, процессов. При
этом необходимо привлекать специалистов в соответствующей отрасли, про-
изводстве, а именно: работников плановых органов, технологов, инженеров,
нормировщиков, работников специальных служб. При этом представителям
контрольных органов следует избегать двух крайностей:
1. Нельзя обходить стороной те вопросы, в которых они некомпетентны,
что оставляет без внимания определенные сферы деятельности предп-
ринимателя; то есть, по этим вопросам необходимо включать в сос-
тав контролирующей комиссии соответствующих специалистов для ком-
плексного охвата хозяйственной деятельности.
2. Представителям ревизионных служб не следует заниматься теми воп-
росами, которые выходят за пределы их компетенции. Это приводит к
загромождению выводов, итогов, загромождению их дополнительной
несущественной информацией, ведет к грубым ошибкам и неверным вы-
водам.
Наконец, необходимо осуществлять обобщение результатов проверки как
ее заключительный этап. Он состоит из анализа полученных данных, подроб-
ной аргументации выводов и обосновании предложенных мер, принимаемых по
этим вопросам. Выполнение решений должно находиться под контролем с
участием представителей контроля.
Отдельные методы проверки:
Документальная проверка. Является одним из основных методов контро-
ля. Существуют два пути проверки документов - проверка в несистематизи-
рованном хронологическом порядке и систематизированная проверка докумен-
тов, сгруппированных по типу операций. Несистематизированная проверка
включает рассмотрение всех документов по мере совершения операций. Она
предполагает:
Во-первых, ознакомление с предприятием и составом документов по опе-
рациям, что позволяет иметь представление об общем состоянии дел. Кроме
того, ее цель - выявление неблагополучных фактов с тем, чтобы затем на
них остановиться.
Во-вторых, сплошная проверка позволяет ознакомиться с качеством са-
мих документов, то есть, проверить подлинность, выявить недоброкачест-
венность. Недоброкачественные документы подразделяют на две группы:
1. Неправильно или неполно оформленные документы - отсутствуют необ-
ходимые реквизиты, подписи, имеет место несоблюдение форм, стан-
дартов, нарушение требований, установленных специальными положе-
ниями РФ о документах и бухгалтерских записях.
2. Подложные документы, являющиеся орудием злоупотреблений, посколь-
ку они умышленно искажают факты. По подложным документам различа-
ют материальный подлог и интеллектуальный подлог.
Материальный подлог - это либо подделка данных документов в целях
изменения содержания, либо изготовление документов лицами, не имеющими
права на их составление.
Интеллектуальный подлог - случай, когда лица, имеющие право состав-
лять данный документ, составляют его по форме и требованиям правильного
оформления, но в личных целях заведомо вносят в этот документ неверные
данные.
Каковы внешние признаки злоупотребления?
1. Документы без реквизитов или с неполными реквизитами.
2. Документы оформлены не на бланках, со смазанной печатью.
3. Подчистки, изменение цифр или иные следы того факта, что жокумент
уже однажды был использован или подшит.
4. Взаимные несоответствия отдельных реквизитов, то есть, углового
штампа и круглой печати, номера и даты.
5. Повтор одних и тех же данных во многих документах за определенные
периоды.
6. Наличие излишеств в документах, то есть, лишние визы, резолюции,
подписи должностных лиц - прикрытие документа за счет придания
ему внешней внушительности.
7. Отсутствие приложений, актов и специальных расчетов, требуемых
для данного документа, или же приложения приведены не полностью.
8. Использование ранее использованных документов. Именно поэтому при
проверке таких документов необходимо погашать их специальной пе-
чатью.
9. Противоречия, то есть, расхождения в накладных поставщика, потре-
бителя и в договорах между ними.
Документальная проверка особенно важна при проверке документов ин-
вентаризации. При рассмотрении документов инвентаризации прежде всего
используется систематическая проверка документов. Подобная проверка
позволяет:
Во-первых, составить реальный баланс предприятия по различным мате-
риальным ценностям.
Во-вторых, представить материальную картину о хранении, использова-
нии и приписках при хранении и использовании материальных ценностей.
Специальная проверка требует рассмотрения записей в документах как
по принципу однородности операций, так и по принципу комплектности. Ос-
новными приемами здесь являются:
1. Постоянный контакт ревизора с реальной действительностью. Это
предполагает, что проверяющий не ограничен анализом документов, а
осуществляет их проверку в условиях реальной действительности
(если факты требуют выезда на место и привлечения свидетелей).
2. Встречная проверка документов. Это предполагает сверку счетов,
накладных поставщиков с накладными документами складов, сверку
расчетов дебиторов с кредиторами, сверку бухгалтерского и складс-
кого учета материальных ценностей. Очень важна сверка бухгалтерс-
ких, кассовых данных с операциями банка и поступлениями денег из
банка в кассу.
3. Рассмотрение хозяйственных операций по цепочке - начало операции,
движение по пунктам изменений, оприходование, списание.
4. Сверка - регистр. К ним относятся журналы решистрации кассовых
ордеров, регистрация ведомостей на зарплату и журнал регистрации
документов на получение и отправку грузов. Сверка регистров с до-
кументами, которые нашли в них отражение, позволяет проверить
правильность их оформления, последовательность учета этих доку-
ментов в регистрах по времени.
5. Сопоставление однородных фактов.
6. Проверка списания ресурсов в сравнении с нормативами их расходов,
а также с нормативами затрат. В этом случае необходимо привлекать
нормировщиков.
7. Опрос участников хозяйственных операций, имевших непосредственное
отношение к операциям (подписи, которые имеются на документах) и
косвенных участников операций, о которых упоминается при состав-
лении.
8. Метод перекрестной проверки, когда выясняются различные факты,
мнения по одному перечню вопросов.
9. Метод рабочих гипотез. В зависимости от составленной гипотезы все
факты, вся документация проверяется и обрабатывается в соответст-
вии с основными идеями гипотезы. Этот метод приемлем тогда, когда
гипотеза достоверна. Поэтому здесь соблюдаются определенные тре-
бования:
Во-первых, гипотезы должны исходить из позитивного, а не норма-
тивного подхода, то есть, быть основанными на фактах, документах,
свидетельствах, показаниях, которые были проверены.
Во-вторых, в гипотезе не должно быть субъективных мнений контро-
лирующих органов.
В третьих, одним из требований к гипотезе является учет аналогов
в прошлом в деятельности данного предприятия.
Предприниматель должен знать методы контроля в целях:
1. Недопущения незаконных путей обогащения предприятия или админист-
рации, ставящих под угрозу работников предприятия.
2. Умения наладить контролирующую службу непосредственно на предпри-
ятии.