Аналитика (Лицо2) вводится чаще всего в том случае, если данная платежка реализует взаимозачет или платеж не между нашей и другой организацией, а между двумя сторонними организациями (мы платим кому-то за кого-то).
Поле «Оплата (по документам)» реализует механизм связи между документами. Переместив курсор на это поле и нажав <Ins> мы увидим список видов документов, по которым СБиС может регистрировать оплату. Выбрав нужный вид документа, мы получим соответствующий реестр. Нужно подвести курсором к тому документу, за который производится оплата (счет, заказ, накладная и т.п.) нажать <Enter>. При этом в платежку будет скопирована информация об организации, указанной в качестве Лица1 в выбранном документе, и все ее атрибуты. Сумма платежки вычисляется автоматически, как сумма всех оплачиваемых ее документов. Если необходимо провести частичную оплату, то можно, после выбора документа, нажать клавишу <F3> на соответствующей записи в табличке «Оплата (по документам)» и изменить сумму. У документа, на основании которого производится оплата, проставляется признак полной или частичной оплаты.
В тех случаях, когда мы платим определенную сумму, например поставщику, и не можем точно сказать, какие документы и в каком размере оплачиваются, можно поступить следующим образом. Сначала отобрать те документы, которые можно оплатить в принципе, на сумму заведомо большую, чем сумма планируемого платежа (для этого можно воспользоваться отметкой записей клавишей «Пробел»). Затем занести в платежку нужную сумму. Если сумма платежки окажется меньше суммы документов оснований, то программа запросит о необходимости удалить лишние документы. В случае утвердительного ответа список оплачиваемых документов будет сокращен до необходимого количества. При необходимости будет так же уменьшена сумма оплаты последнего из документов в списке.
Поле «Назначение платежа» состоит из трех строк. В первой вводится правило бухгалтерской операции, вторая и третья заполняются произвольным текстом. При печати все три строки образуют единое целое. Рекомендуется в качестве правила операции заносить общую часть строки «Назначение платежа», а все нюансы отражать в последних двух строчках.
Например:
Назначение платежа:
Оплата по счету № #
от 20.08.2005
включая НДС 2345.
В этом примере фраза «Оплата по счету № #» является названием типовой операции, а две последующие строки произвольным текстом. Вместо значка «#» в названии типовой операции при печати будут поставлены номера документов из поля «Оплата (по документам)». Итоговая фраза «Назначение платежа» при печати платежки будет следующей:
Назначение платежа:
Оплата по счету № 123 от 20.08.2005 включая НДС 2345.
Строку «НДС» удобно формировать с помощью типовой операции, либо закрепив ее в основной операции, либо вызвав дополнительную операцию клавишей <F8>. Причем, если автоматически подсчитанная сумма не понравится, ее можно будет исправить.
Платежные документы можно проводить только после того, как они проведены банком. Поэтому, когда вводится платежный документ в журнал регистрации, рекомендуется не закрывать его сразу. Вообще, несмотря на то, что программа позволяет закрывать и проводить документы непосредственно в их журналах регистрации, более правильным будет закрытие документов выпиской из банка. Обусловлено это, прежде всего, датой проведения документа, которая может не совпадать с датой его выписки.
Если документ закрыть без регистрации его выпиской, то дата проводок, выполненных по документу, будет совпадать с датой самого документа, если же документ зарегистрирован выпиской, то дата проводок будет совпадать с датой выписки.
2.4 Особенности валютных платежей
В программе имеются несколько форм валютных платежек. По форме учета операций по валютному счету практически не отличается от обычных. Для валютного счета необходимо завести отдельную папку документов, определив ее как «Валютная». В этом случае во всех оформляемых платежках будет присутствовать курс валюты и валютный эквивалент суммы документа.
Некоторая особенность валютных платежей, а точнее имеющихся в программе форм связана с тем, что они рассчитаны на то, что каждый платеж выполняется согласно какому-либо договору. Так как данные из этого договора используются в печатной форме платежного документа, то при оформлении платежки должна быть явно или косвенно указана связь с соответствующим договором. Для явного указания связи с ним можно воспользоваться полем «По документу», выбрав для его заполнения конкретный договор. Косвенная связь устанавливается в том случае, когда оформляется платежка на основании счета, а тот в свою очередь был оформлен на основании договора.
2.5 Формирование выписок из банка
Для регистрации выписок из банка в программе имеется специальный журнал.
В этом окне вводится выписка из расчетного счета в том виде, в каком она выдается банком, то есть поступление денег на расчетный счет отражается по дебету (дебиторская задолженность банка предприятию), а списание средств со счета – по кредиту расчетного счета. При занесении выписки указывается, какие платежные документы и на какую сумму она регистрирует. Выбор этих документов происходит из списка незарегистрированных документов, если нужного документа нет в списке, то можно тут же занести его. При регистрации документа он автоматически закрывается и проводится.
Находясь в журнале регистрации выписок, можно производить операции по вводу и корректировке, согласно общим правилам работы с таблицами.
Внесение платежного документа в выписку приводит к автоматическому закрытию этого документа и выполнению по нему всех необходимых проводок, согласно закрепленному за этой платежкой правилу бухгалтерской операции. Если документ уже был закрыт, то он перепроводится заново – старые проводки удаляются и создаются новые. При удалении платежного документа из выписки автоматически происходит открытие этого документа, то есть удаляются проводки, связанные с этим документом.
Если у организации несколько расчетных счетов, то для каждого их них следует открыть отдельный журнал регистрации выписок. Окно регистрации выписок всегда содержит документы только из текущей папки документов.
2.6 Типовые операции, применяемые на предприятии
В группе типовых операций «Приход по расчетному счету» находятся правила операций, отражающие поступление денег на расчетный счет предприятия (то есть все возможные проводки по Дебету 51 счета), а в группе «Расход по расчетному счету» - проводки по Кредиту 51 счета. Правила операций по приходу не вызывают затруднений, обычно они задаются всего лишь одной проводкой, например:
Типовая операция: Поступление от покупателей по счету #
Содержание:
Проводка ( Д51, К62, Сумма ) ;
Типовая операция: Оплата услуг на себестоимость с НДС в том числе
Содержание:
Сумма НДС = Сумма ( Приложение, 0 ) ;
Проводка ( Д20, К51, сумма – СуммаНДС ) ;
Проводка ( Д19_5, К51, СуммаНДС ) ;
Эта операция используется для отражения расхода денег за услуги с выделением НДС в том числе, то есть в поле «Сумма» в платежном поручении необходимо занести полную сумму оплаты. Сумма НДС берется из третьей строки в «назначении платежа».
Типовая операция: поступление денег из кассы @ без проводок
Содержание:
# ключевое слово без проводки, т.к. целесообразнее ее сделать
# в задаче «Касса»
Рекомендуется в задаче «Расчетный счет» вести фиктивное входящее платежное поручение без проводки, чтобы сумма поступления денег из кассы отразилась в Выписке банка (если таковая ведется). А в задаче «Касса» оформить расходный кассовый ордер с проводкой ( Д51, К50) с той целью, чтобы правильно была построена кассовая книга. То же самое касается операции
Сдача денег в кассу @ без проводки
которая будет выполнена в приходном кассовом ордере.
При наличии нескольких расчетных счетов целесообразно ввести отдельные субсчета на 51 счете с той целью, чтобы отслеживать движение денежных средств раздельно по каждому расчетному счету и без труда сравнивать сальдо по конкретному расчетному счету с банковской выпиской. Чтобы не составлять правила операций отдельно для каждого расчетного счета, можно написать универсальные операции, в которых будет анализироваться переменная «Раздел» в соответствующей папке документов, то есть фактически номер расчетного счета.
Типовая операция: Оплата от покупателей @ разные расчетные счета
Содержание:
Проводка ( раздел, К62, Сумма );
В папке документов каждого из расчетных счетов определяется переменную раздел, указывая в ней соответствующий субсчет 51 – го счета. В операции используется эта переменная как указание одного из корреспондирующих счетов.
Если расход и приход денег по различным операциям может происходить с любого расчетного счета, то приходится аналогичным способом исправлять все правила операций, касающихся 51 счета.
В группе бухгалтерских операций «Расход» выделены отдельные подгруппы для перечисления налогов от Фонда оплаты труда (ФОТ) и перечисления других налогов. Все проводки по перечислениям налогов настроены на те субсчета 68, 69 счетов, которые существуют в поставляемом программой планом счетов. При изменении нумерации или наименований субсчетов приходится пересматривать все правила операций, касающихся налогов и при необходимости изменять их.