Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
1.7 Формы отчетности предприятия
Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам. Отчетный период – это период, за который организация должна составлять бухгалтерскую отчетность. Отчетная дата - дата, по состоянию на которую организация должна составлять бухгалтерскую отчетность.
Бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса (приложение А), отчета о прибылях и убытках (приложение Б), приложений к ним и пояснительной записки, а также аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту. Для составления бухгалтерской отчетности отчетной датой считается последний календарный день отчетного периода.
При составлении бухгалтерской отчетности за отчетный год отчетным годом является календарный год с 1 января по 31 декабря включительно.
Каждая составляющая часть бухгалтерской отчетности должна содержать следующие данные: наименование составляющей части; указание отчетной даты или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность; наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы; формат представления числовых показателей бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерская отчетность должна быть составлена на русском языке, в валюте Российской Федерации.
Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации.
2. Учет денежных средств и расчетов
2.1 Учет кассовых операций. Проведение инвентаризации кассы
В процессе хозяйственной деятельности ООО «Шарм» постоянно ведет расчеты:
- с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги;
- с заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги;
- с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям;
- с бюджетом по различного рода платежам;
- с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.
Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.
Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и пр. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии.
Предприятие имеет в своей кассе наличные деньги в пределах лимита установленного банком по согласованию с руководителем ООО «Шарм»
Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом:
1. особенностей режима ее деятельности,
2. порядка и сроков сдачи наличных средств в банк,
3. обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей.
При сдаче выручки ежедневно лимит остатка равен сумме, необходимой организации для обеспечения нормальной работы с утра следующего дня.
Предприятие имеет право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше трех рабочих дней, включая день получения их в банке.
ООО «Шарм» обязано сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком.
Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка осуществляется с помощью представителей банка - инкассаторов.
С банком заключается соответствующий договор. Деньги передаются инкассатору в установленное время. До его прибытия кассир готовит их к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и упаковывая (перевязывая) их. Передача оформляется с помощью препроводительной ведомости, первый экземпляр которой укладывается в денежную сумку вместе с подобранными деньгами, а второй передается инкассатору. При этом в бухгалтерском учете делается следующая проводка:
денежные средства из кассы сданы инкассатору,
Д 57 «Переводы в пути» К 50 «Касса»
Возврат второго экземпляра препроводительной ведомости на предприятие после проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости, является основанием для оформления следующей проводки:
переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.
Д 51 «Расчетные счета» К 57 «переводы в пути»
Инвентаризация наличных денежных средств в кассе ООО «Шарм» производится согласно положению «О бухгалтерском учете и отчетности» не менее 1 раза в месяц. Ее осуществляет комиссия, назначаемая руководителем предприятия.
Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих, предприятию запрещается, и при их обнаружении считаются излишками.
Результат инвентаризации оформляется актом.
2.2 Порядок учета подотчетных сумм
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом).
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 рублей.
Учет по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Шарм» ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. Сальдо дебетовое - остаток денежных средств у подотчетного лица. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
Хозяйственные расходы подтверждаются:
- квитанциями почтовых отделений;
- квитанциями мастерских по ремонту техники или автомобилей;
- счетами и чеками магазинов;
- счетами оптовых организаций;
- квитанциями или чеками, подтверждающими оплату канцелярских и хозяйственных принадлежностей и др.
Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы сдаются на склад, на них выписывается приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.
В том случае, когда произведенные расходы, не подтверждены документально, но они предусмотрены в смете, составляется акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником организации были произведены административные расходы согласно утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем организации, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость в целях бухгалтерского учета. Однако при расчете налогооблагаемой прибыли эти суммы должны быть учтены.
2.3 Учет операций по расчетному счету предприятия
На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.
С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта) .