«Поведінка» витрат
Щоб прогнозувати, ми маємо розуміти «поведінку» витрат. «Поведінка» витрат - це характер реагування витрат на зміни в діяльності компанії (схема 3). Якщо ми хочемо керувати людьми, ми маємо розуміти, як люди поводяться в різних ситуаціях. Так само, як і люди, витрати «поводяться» по-різному. Витрати, як і люди, можуть бути дуже підступні. Тому традиційна класифікація витрат, яку ми використовуємо в управлінському обліку, - це розподіл витрат на постійні і змінні.
Схема 3.
«Поведінка» витрат
Говорячи про змінні витрати, ми маємо на увазі, що вони не просто змінюються, а змінюються прямо пропорційно зміні якогось чинника. Такий чинник найчастіше - це обсяг реалізації (схема 4).
Схема 4
Змінні витрати
Витрати, які не змінюються при зміні обсягу реалізації, ми називаємо постійними витратами (схема 5).
Схема 5.
Постійні витрати
Але змінні і постійні витрати мають таку «поведінку» лише в межах нормального звичайного діапазону діяльності, який називаємо релевантним діапазоном.
Постійні витрати є сталими лише в межах звичайного діапазону діяльності. Якщо обсяги значно збільшаться, нам недостатньо буде існуючого приміщення, доведеться шукати більше приміщення. Тоді витрати стрибнуть вгору. Якщо ви значно скорочуєте діяльність, вам не потрібно стільки персоналу, непотрібні такі площі, ваші витрати стрибнуть за межі релевантного діапазону. Крім того, постійні витрати залишаються незмінними в межах короткого періоду часу. Як правило, це не більше року або кварталу, бо можуть змінюватись ставки, переглядатись орендні угоди тощо.
Було б дуже добре знати, що і як у нас зміниться, а що ні. Проблема полягає в тому, що є дуже багато витрат, які змінюються, але не прямо пропорційно обсягу діяльності, а як завгодно. Тому дуже важко їх прогнозувати. Такі витрати часто є змішаними витратами (схема 6).
Схема 6.
Змішані витрати
Прикладом змішаних витрат може бути оплата телефонних розмов (абонентна і похвилинна плата).
Чому треба розподіляти витрати на постійні і змінні? Це проблема, яку має вирішити будь-яке підприємство, щоб будувати прогнозні моделі. Знаючи, які витрати у нас змінні, а які постійні, ми можемо побудувати просту або складнішу модель для прогнозування витрат. Найпростіша модель має форму лінійного рівняння:
у = а + bх,
де:
у- витрати;
а - постійні витрати;
b - змінні витрати на одиницю продукції;
х - обсяг.
Якщо ви знаєте свої постійні витрати та змінні витрати на одиницю, то, підставляючи значення для обсягу, можете прогнозувати витрати. Якщо є інші чинники, які впливають на витрати, крім обсягу, можете використовувати складнішу модель:
y = a + b1x1 + b2 x2 +... bn xn
Тобто для різних витрат ви можете вибирати різні чинники або фактори за вашими потребами.
Метод найвищої і найнижчої точки
Цей метод визначає функції витрат на основі припущення, щозмінні витрати становлять різницю загальних витрат при найвищому та найнижчому рівнях діяльності.
На прикладі розглянемо метод розподілу витрат на постійні і змінні (таблиця 1).
Таблиця 1.
Вихідні дані для обчислення функції витрат
| Місяць | Витрати, грн. | Обсяг реалізації, од. |
| 1 | 11900 | 68 |
| 2 | 12110 | 88 |
| 3 | 10040 | 62 |
| 4 | 9170 | 72 |
| 5 | 7700 | 60 |
| 6 | 14560 | 96 (найвищий) |
| 7 | 11800 | 78 |
| 8 | 7100 | 46 (найнижчий) |
| 9 | 13160 | 82 |
| 10 | 10320 | 94 |
| 11 | 7520 | 68 |
| 12 | 9630 | 48 |
Як періоди можуть розглядатись місяці, тижні або дні. Це залежить від того, про які витрати йде мова і наскільки часто ви аналізуєте свою діяльність. У нашому прикладі це 12 місяців і чинником є обсяг реалізації. Метод найвищої і найнижчої точок передбачає, що ми маємо вибрати найвищий і найменший обсяг діяльності. Вибираємо ці дані і для зручності переносимо у таблицю (таблиця 2).
Таблиця 2.
| Результат спостережень | Фактор витрат: обсяг продажу | Витрати |
| Найвище значення фактору витрат | 96 | 14560 |
| Найменше значення фактору витрат | 46 | 7100 |
| Різниця | 50 | 7460 |
Знаходимо різницю між найвищим і найнижчим показниками, відповідно 50 і 7460. Припускаємо, що при зміні обсягу на 50 одиниць витрати змінились на 7460, це витрати, які змінились при зміні обсягу. Тобто 7460 - це змінні витрати при зміні обсягу на 50 одиниць. Це дає можливість знайти змінні витрати на одиницю: 7460 : 50 = 149,20. Тепер визначимо постійні витрати: 7100 - (46 х 149,20) = 236,80.
Отже, для цього бізнесу для даного випадку ми можемо побудувати функцію витрат:
у = 236,8+ 149,2х
Якщо ви прогнозуєте, що в наступному періоді планується продати за оцінками вашого відділу маркетингу 100 одиниць, то можна буде обчислити майбутні витрати: 236,8 + 149,2 х 100 = 15156,8. Цей метод застосовується насамперед для планування, складання бюджетів. Все залежить від того, наскільки точні результати він дає. Цей метод може бути прийнятним, якщо похибка незначна. Похибка може бути: якщо ви підставите ці значення для інших обсягів, не 96 і не 46, то ви не отримаєте належних значень. Графічно це виглядатиме так, як це показано на схемі 7.
Схема 7.
Функція витрат
Пряму проведено через дві точки. Якщо всі інші точки наближені, то можна говорити, що є кореляційна залежність. Але якщо ми проведемо пряму через дві нетипові точки, то похибка буде дуже значною. Тому перед тим, як обрати функцію витрат для прогнозування, її ретельно перевіряють. Якщо цей метод не задовольняє, то застосовують інші методи. Наприклад, західні корпорації, для яких навіть тисячна частка долара є суттєвою, застосовують метод аналізу найменших квадратів та інші моделі і прискіпливо їх перевіряють. У будь-якому разі вам потрібно розподілити витрати на змінні і постійні, якщо ви хочете забезпечувати функцію планування, прогнозування й обґрунтованого прийняття рішень. Згодом ви побачите, що багато з того, про що ми говоримо, базується саме на розподілі витрат на змінні і постійні.
Контрольовані і неконтрольовані витрати
Якщо наша мета - оцінити діяльність певної фізичної особи - менеджера, говоритимемо про контрольовані і неконтрольовані витрати.