Контролеру следует также обратить внимание на законность проведенных операций относительно каждой суммы задолженности, обнаружить сроки и условия возникновения задолженности, а также виновных в этом лиц.
Проверяя расчеты с покупателями и заказчиками с использованием векселей необходимо обратить внимание на своевременность и правильность отображения вексельного процента по полученным векселям. Кроме того, необходимо определить причины неплатежей, если являются факты просроченной задолженности, нет ли нарушений срока исковой давности, правильно ли проводилось ценообразование при реализации продукции (работ, услуг) при использования наценок (скидок), нет ли намеренных расчетов с покупателями и заказчиками ниже себестоимости отгруженной продукции при бартерных соглашениях, взаимозачетах, расчетах с использованием чеков, аккредитивов, векселей.
Проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно проводить в такой последовательности.
Проверка порядка выдачи средств под отчет. Здесь следует проверить:
· не выдается ли денежная наличность из кассы под отчет на такие затраты, которые могут быть оплачены непосредственно из кассы или через банк;
· утвержденный ли на предприятии список подотчетных лиц с указанием, кому из них, на какие затраты и в каком размере могут выдаваться средства под отчет (кроме сумм, которые выдаются на командировку);
· заключили ли с предприятием утвержденные подотчетные лица договоры о материальной ответственности;
· нет ли командировок без разрешения руководителя;
· оформляются ли служебные командировки решением руководителя предприятия с указанием оснований и регистрируются ли в бухгалтерии выданные удостоверения на командировку;
· не выдаются ли под отчет средства лицам, которые не являются работниками данного предприятия;
· не было ли случаев получения денежной наличности подотчетными лицами, а потом возвращения ее в кассу, то есть незаконного заимствования средства предприятия для личного использования;
· не выдаются ли под отчет суммы при наличии задолженности за раньше выданные авансы (проверяют по данным аналитического учета и первичных документов);
· отмечается ли при выдаче подотчетных сумм их целевое назначение (проверяют за расходными кассовыми ордерами, указано ли в них целевое назначение аванса: «На командировку», «На приобретение канцтоваров» и т.п.);
· не ли допускается передача подотчетных сумм от одного подотчетного лица другому. На практике бывает два варианта такой передачи. В первом случае передача производится открыто и ее легко обнаружить за корреспонденцией счетов (Д-т 372, К-т 372). Во втором случае – передача подотчетных сумм скрытая, когда затраты осуществленные одной лицом, а отчитывается другое. Такие факты можно обнаружить путем тщательного изучения движения документов и получения соответствующих объяснений подотчетных лиц;
· придерживаются ли на предприятии правил выдачи денег под отчет только с письменного разрешения руководителя предприятия.
Правильность и своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов в бухгалтерию. Лица, которые получили денежную наличность подотчет, должны подать в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах на протяжении установленных сроков.
При анализе авансовых отчетов о расходовании сумм по командировке тщательно проверяют: не составлены ли они от лица других лиц одним и тем же почерком или от одного лица, но разными почерками.
При изучении удостоверений на командировку контролеру рекомендуется:
· сверить образец настоящей подписи руководителя предприятия с подписью на удостоверении на командировку;
· проверить, нет ли в них следов подчисток, исправления сроков пребывания в командировке и отметок о выезде – прибытии;
· определить по внешнему виду, не проставлены ли на них печати и штампы других организаций;
· выяснить, написано ли удостоверение на командировку на бланках установленного образца и нет ли любых отклонений от порядка его заполнения;
· не выписано ли удостоверение на командировку на одно и то же лицо, в одно и то же место или в один и тот же период дважды.
Контролеру также необходимо проверить составляют ли подотчетные лица докладные записки о выполнении порученных задач и своевременно ли проводятся мероприятия принудительного взыскания задолженности из подотчетных лиц в случае не предоставления авансовых отчетов.
Проверка целесообразности и законности расходования денежных средств. Документы, которые подтверждают командировку конкретного лица (удостоверения на командировку, расходный кассовый ордер, авансовый отчет), или осуществленных подотчетным лицом затрат необходимо проверить, прежде всего, с точки зрения их достоверности.
При проверке затрат на командировку по авансовым отчетам и предоставленным к ним оправдательным документам контролер устанавливает законность и целесообразность, а также обоснованность принятых к оплате затрат на командировку. При определении сроков пребывания в командировке, которые подлежат оплате, контролер должен, прежде всего, руководствоваться отметками о прибытие и убытии на командировочном удостоверении. Отметки проверяются в двух направлениях: сверяются даты на проездных билетах с датами фактического выполнения задачи. Если для командировки использовался автотранспорт предприятия, обязательно сверяют отметки на удостоверении о командировке с записями в путевых листах. После определения срока пребывания в командировке контролер проверяет правильность оплаты суточных, счетов отеля и проезда, руководствуясь действующим положением предприятия.
Изучая документы на приобретение товаров, нужно убедиться, не сделана ли подпись и текст от одного и того же лица, но разными почерками. При проверке счетов и товарных чеков, которые утверждают приобретение товаров, нужно обратить внимание на штамп и печать. По их внешнему виду иногда можно догадаться, что они подделаны.
В ходе изучения операций по приобретению ценностей через подотчетных лиц также необходимо выяснить такие вопросы:
· поступали ли на самом деле в хозяйство ценности, которые оформлены документами, которые проверяются;
· имела ли место в действительности хозяйственная операция по приобретению ценностей и если имела, то куда, каким транспортом и в какой таре фактически завезены ценности;
· правильно ли списаны на затраты приобретенные ценности;
· какие именно суммы денежного средства, предназначенные на приобретение ценностей, необоснованно списаны на затраты;
· кто причастен к оформлению бестоварной операции, к внесению подделок в оригиналах документов, необоснованного списания ценностей на затраты.
На тех предприятиях, где бухгалтерия ведет суммовой учет ценностей, рекомендуется за прибыльными и расходными документами полностью восстановить количественно-сортовой учет их и проследить за движением ценностей, которые проверяются.
Рекомендуется также провести встречную проверку документов, которые находятся на предприятии и выданные другими предприятиями. Это помогает обнаружить исправление в экземплярах документов, которые находятся в бухгалтерии предприятия, которое проверяется.
Случаются случаи, когда, оправдывая документы одного подотчетного лица прибавляют к авансовому отчету другого. Это можно обнаружить сплошной проверкой записей в авансовых отчетах, целевой выдачи аванса, а также анализом движения подотчетных сумм.
Проверка состояния учета подотчетных сумм. Прежде всего необходимо проверить правильность перенесения остатков на каждое подотчетное лицо из регистров минувшего года на начало текущего года. Остаток по журналу – ордеру № 3 к началу года сверяют с данными Главной книги (счет 372) и годовым отчетом (баланс на 31 декабря). Следует иметь в виду, что журнал № 3 открывается ежемесячно, а потому на каждое последнее число следует проверить правильность перенесенных остатков.
Потом контролеры проверяют своевременность обработки первичных документов подотчетных лиц. Если авансовые отчеты не проверяют и не разносят в регистры бухгалтерского учета по мере их поступления, то это свидетельствует об отсутствии контроля за расходованием подотчетных сумм и о запущенности учета расчетов с подотчетными лицами, которые может привести к расточительству, несвоевременного взыскания подотчетных сумм и их растраты.
Вместе с этим проверяют правильность разнесения авансовых отчетов в регистры аналитического учета. На практике встречаются случаи без документального списания выданных авансов (подотчетное лицо не представляло авансового отчета, а бухгалтерия списала из ее подотчета определенную сумму), а также искусственное увеличение затрат по авансовым отчетам и составления бухгалтерской проводки на большую сумму, чем она подтверждена оправдательными документами.
Очень важно проверить правильность отображения в учете затрат, проведенных подотчетными лицами. Сначала проверяют правильность отнесенных сумм на счета запасов или затрат, а потом – разнесения по аналитическим счетам.
В ходе аудита и ревизии расчетов с подотчетными лицами контролер может обнаружить следующие типичные нарушения (табл. 3.7).
При проверке другой дебиторской задолженности изучают основные операции по расчетам с работниками и служащими из полученных займов, по депонентским суммам, с разными предприятиями и операции некоммерческого характера.