Реестр сумм, полученных из банка и полностью не оприходованных в кассу предприятия Невельского Райпо:
| Дата отчета кассира | Сумма оприходования в кассу (руб.) | Сумма В руб. по чеку | Номер корешка чека | Сумма по выписке банка | Дата выписки банка | Отклонение суммы по выписке банка от оприходованной суммы |
Вывод: При проверке данного участка движения денежных средств нарушений в Невельского Райпо не установлено.
При проверке (проведении аудита) необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.
Согласно п.5 ст.8 Закона РФ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, подлежат отражению в бухгалтерском учете. Записи в регистрах учета ведутся на основании оправдательных документов, которые являются первичными учетными документами, фиксирующими факт осуществления той или иной хозяйственной операции.
Порядок применения и оформления первичных документов учета в регулируется соответствующими нормативными актами:
1. Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» и Положением по учету «Положение по бухгалтерскому учету» ;
Согласно данным нормативным документам с 01.01.99 первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету только в том случае, если:
они заполнены на унифицированных формах учета;
если они имеют все обязательные реквизиты.
В соответствии со ст.120 Налогового Кодекса РФ грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:
взыскание штрафа в размере 5000 руб.;
если нарушения совершены в течение более одного налогового периода - штраф в размере 15000 руб.;
если нарушения повлекли за собой занижение дохода - штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 руб.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объекта налогообложения принимается, в числе прочих нарушений, отсутствие первичных документов. Те же самые последствия могут возникнуть и при подтверждении хозяйственных операций первичными документами, не содержащими всех необходимых реквизитов и подписей, так как налоговые органы могут не признать ненадлежащим образом оформленные документы как оправдательные для подтверждения совершенных операций.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п.11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
В соответствии с п.14 документа 1 наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.
Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:
- получателя денег;
- главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
- руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.
В соответствии с п.27 документа выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход предприятия.
Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается.
Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.
В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.
Перечень кассовых документов, оформленных с нарушениями в Невельском Райпо:
| № расходного ордера | Дата расходного ордера | Сумма, выданная по расходному ордеру | Ф.И.О. лица, получившего Денежные средства | Причина сомнения в данном документе |
| 246 | 26,08,2004 | 2687,58 | Иванов С.П. | Отсутствует подпись главного бухгалтера и кассира |
| 345 | 15,10,2004 | 10000,00 | ООО «Горвейт» | Отсутствует доверенность на получение денежных средств, |
Практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.
Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись "по доверенности", а саму доверенность прикрепляет к ведомости.
При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации.
Для предупреждения нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения.
При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы.
Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.
Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях.
Проверяются: Главная книга, журналы - ордера (по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", по кредиту счета 50 "Касса"), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по б/сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетами б/сч. 68 “Расчеты с бюджетом”, б/сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию" и т.д.
В соответствии с п.18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально - трудовых льгот, кассир должен:
- в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.
Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета.
В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по субсчету «Расчеты по депонентам» за период – невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот – погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.