Вихідна інформація формується як за стандартними формами (що надаються в пакеті з програмою), так і за розробленими самостійно додатковими формами.
Стандартні вихідні форми:
- Відомість наявності основних засобів по відділам;
- Інвентаризаційні описи;
- Відомість складу основних засобів по групам та видам;
- Знос (по рахункам та витратам);
- Бухгалтерська проводка;
- Звіт про стан основних засобів по групам, по матеріально- відповідальним особам;
- Відомість обліку дорогоцінних металів.
У звітах є можливість видавати інформацію по відділам, групам та видам основних засобів та матеріально-відповідальним особам. Недоліком формування вихідної інформації є: по-перше, дублювання даних як у формах, так й самих форм, по-друге, наявність форм, які не використовуються та форм, які непередбачені нормативними документами для використання. У програмі вихідна інформація може бути виведена на екран, на принтер та на фізичні носії даних. Також позитивним є те, що інформацію можна вводити з раніше збережених файлів.
Програма дозволяє робити автоматичну переоцінку основних засобів за заданими індексами.
Програма “Фінанси” використовується для формування узагальненої інформації у оборотній відомості, меморіальному ордері № 9 та 16, головній книзі.
Основним недоліком, і дуже суттєвим, є відсутність суміщення форматів даних програми “Облік основних засобів” та програми “Фінансів”. Автоматичне формування облікових регістрів відсутнє, що значно ускладнює та збільшує час обробки бухгалтерської інформації (приходиться формувати базу даних двічі: перший раз – у програмі “облік основних засобів”, другий – у програмі “фінанси”).
РОЗДІЛ 3. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ НА КІРОВОГРАДСЬКІЙ МИТНИЦІ
3.1 Контроль за наявністю і рухом основних засобів
Під методологією контролю слід розуміти вчення про метод наукового дослідження, тобто знання всієї сукупності способів і прийомів теоретичного пізнання господарських явищ з точки зору їх законності, доцільності і достовірності.
В науці про контроль застосуються наступні загальнонаукові методичні прийоми дослідження: спостереження і експеримент, ідеалізація і формалізація, аналіз і синтез, індукція і дедукція, гіпотеза і аналогія, вимірювання і обчислення, опис і порівняння тощо.
Під спеціальними методичними прийомами дослідження розуміють такі прийоми, які застосовують тільки в господарському контролі, сфера яких обмежена специфічною областю пізнання. Їх особливість полягає в наступному:
1) вони не застосовуються в інших науках;
2) одні застосовуються тільки в одному з розділів науки (внутрішньогосподарський контроль), інші - в двох або у всіх розділах науки. В той же час вони чітко не відокремлені від загальнонаукових способів і прийомів, використовуються в комплексі і взаємопов'язані між собою.
На практиці методом контролю називають способи здійснення попереднього, поточного і наступного господарського контролю за діяльністю установи з точки зору дотримання законності, доцільності, достовірності, економічної ефективності господарських операцій на підставі використання звітної, облікової, планової (нормативної) та іншої економічної інформації з поєднанням дослідження фактичного стану об'єктів контролю.
Таким чином, метод господарського контролю - це сукупність способів і прийомів перевірки законності, достовірності та доцільності операцій господарюючого суб'єкта шляхом документального дослідження, визначення реального стану, порівняння і оцінки результатів перевірки.
Методом господарського контролю в практичному застосуванні є певна послідовність дій, виконання яких допомагає пізнати об'єкт дослідження. До таких методів можна віднести інвентаризацію, ревізію, аудит, судово-бухгалтерську експертизу, аналіз господарської діяльності.
В залежності від змісту господарських операцій, що здійснюються в установі, застосовують різні методичні прийоми їх контролю.
Прийом контролю - це якісно однорідна контрольна дія ревізора спрямована на виявлення, дотримання певних нормативних положень суб'єктом господарювання.
Прийоми господарського контролю поділяються на документальні та фактичні. Вони є важливими складовими частинами здійснення контролю.
При документальному контролі основних засобів застосовують такі прийоми: формальну перевірку, арифметичну перевірку, нормативно-правову перевірку, взаємний контроль документів, зустрічну перевірку.
Формальна перевірка - це перевірка правильності здійснюваних виправлень в документах. Сама наявність виправлень може бути сигналом недоброякісності того чи іншого документу: при його складанні була допущена помилка (хоча вона могла б бути непередбаченою). Далі, це - перевірка наявності і достовірності тих реквізитів, які передбачені для даного типу документів.
При проведенні формальної перевірки досліджують документи, з метою виявлення фактів підробки та дописувань в них, виправлення цифрових даних та зміни реквізитів та пам'ятаючи про можливість навмисного порушення порядку запису в документах або спотворення реквізитів особою, яка його склала.
Арифметична перевірка здійснюється з метою визначення правильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями. Нормативно-правова перевірка - це перевірка господарських операцій з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, діючим законам.
Нормативною перевіркою встановлюються факти невиконання окремих вказівок вищестоящих органів, що відносяться до фінансово-господарської діяльності.
Зустрічна перевірка документів - це перевірка достовірності і правильності відображених в документах господарських операцій, здійснюється шляхом порівняння даних різних документів, що відносяться до однієї і тієї ж або різних, але взаємопов'язаних господарських операцій та знаходяться в різних підрозділах установи, що ревізується або в інших установах.
Таким чином, зустрічна перевірка - це співставлення двох різних варіантів одного й того ж документа (а при необхідності й інших документів взаємозв'язаних з господарською операцією документів), а також облікових регістрів, двох різних установ, або навіть у двох різних підрозділах однієї і тієї ж установи.
На відміну від зустрічної перевірки при застосуванні прийомів взаємного контролю порівнюються різні за своїм характером документи і облікові дані, в яких знайшли відображення господарські операції, що перевіряється. При взаємній перевірці співставляються різноманітні за своїм найменуванням та характером документи, у яких відображаються різні аспекти однієї і тієї ж, або декількох взаємопов'язаних операцій.
Отже, взаємна перевірка застосовується для порівняння різних документів, що відображають взаємопов'язані господарські операції. Вона здійснюється шляхом вивчення і порівняння окремих реквізитів, що повторюються в ряді взаємопов'язаних документів.
На відміну від методів документального контролю, методи фактичного контролю залишаються в значній мірі звичайними, традиційними. Однак, в ряді випадків комп'ютеризована обробка обліково-аналітичної інформації дає можливість краще підготуватися до їх здійснення (наприклад, у вигляді попередньо роздрукованих описів для проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей) або які швидше і ефективніше дозволяють обробити результати такого контролю, як:
1) огляд;
2) обстеження;
3) контрольний запуск сировини у виробництво;
4) лабораторний аналіз якості товарів, сировини та готової продукції;
5) експертна оцінка;
6) перевірка обсягів виконаних робіт;
7) перевірка дотримання трудової дисципліни та фактичного використання робочого часу;
8) отримання усних та письмових пояснень, довідок і відповідей на раніше розроблені анкети.
Кожен з названих вище методичних прийомів контролю, а тим більше їх взаємодоповнюючі комбінації та поєднання досить доцільні і успішно використовуються в різних господарських системах.
Таким чином, методичні прийоми документального контролю та методичні прийоми фактичного контролю на практиці тісно взаємопов'язані.
До прийомів фактичного контролю відносяться: інвентаризація, лабораторний аналіз, експертна оцінка, візуальне обстеження, опитування, контрольне вимірювання; перевірка операцій в натурі, дослідження операцій на місці.
Під інвентаризацією необхідно розуміти перевірку та оцінку фактичної наявності об'єкту контролю, якій притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак: наявність розпорядчого документа, здійснення дій колегіальним органом, виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкту, реєстрація та оцінка фактів, нормативно–правове регулювання, бухгалтерська обробка документів, узагальнення та реалізація результатів, прийняття рішень.
Там, де немає добре організованої інвентаризаційної роботи, факти зловживань не є одиничними, вони не виявляються роками.
Лабораторний аналіз проводиться на вимогу ревізорів, коли визначити якісні ознаки матеріалів, виробів, виконаних будівельно-монтажних і ремонтних робіт іншими прийомами контролю неможливо.
Метою такої перевірки є уточнення суттєвих ознак і характеристик предметів і отримання на цій основі якісно нової інформації.
Перевірка операцій в натурі проводиться з метою перевірки здійснення операцій з придбання основних засобів, в правдивості складання актів на введення їх в експлуатацію, в наявності необоротних активів, прийнятих на відповідне зберігання.
Дослідження операцій на місці на митниці здійснюється у випадках перевірки: виходу з ремонту об'єктів основних засобів, зносу основних засобів тощо.
Контрольне вимірювання – застосовується для перевірки та контролю норм витрачення матеріалів (наприклад, в митниці при ремонті).