Все виды затрат, которые требуются АТП для выполнения перевозок грузов и пассажиров, относятся на себестоимость. Бухгалтерия АТП должна так организовать учет себестоимости автомобильных перевозок, чтобы можно было своевременно получить отчетные калькуляции, в которых отражаются все отклонения от нормативных расходов на перевозки. Объектами учета затрат на производство являются материальные, трудовые и финансовые ресурсы, израсходованные на осуществление транспортного процесса, работ и услуг. Объектами калькулирования себестоимости автомобильных перевозок, работ и услуг является продукция, изготовленная в результате осуществления производственного процесса. Учет производственной и хозяйственной деятельности внутренних подразделений АТП базируется на оперативно-техническом, статистическом и бухгалтерском учете. Основанием для учета выполнения финансовых заданий является первичная документация, оформляемая по автоколоннам, бригадам и отдельным автомобилям. Фактические затраты подразделений относятся непосредственно на их счета и отражаются в аналитическом учете расходов на перевозки так, чтобы данные бухгалтерского учета стали непосредственной основой для оценки работы подразделений. [11]
Основными моментами организации как грузовых, так и пассажирских перевозок являются: установление деловых (договорных) взаимоотношений между транспортными предприятиями и клиентурой, составление плана перевозок и его выполнение, организация линии и учет работы.
В любом случае наличие у предприятия своего или арендованного автотранспорта предполагает следующую схему формирования затрат:
- расход нефтепродуктов;
- расходы на проведение текущего ремонта автотранспортных средств;
- затраты на оплату труда и отчисления на социальные нужды;
- амортизация основных средств;
- прочие затраты.
Основными калькуляционными статьями затрат на автомобильные перевозки являются следующие:
- основная и дополнительная заработная плата водителей и кондукторов с отчислениями на социальные нужды, топливо,
- смазочные и эксплуатационные материалы, износ и ремонт автомобильных шин, эксплуатационный ремонт и техническое обслуживание автомобилей,
- амортизационные отчисления, общепроизводственные и общехозяйственные расходы.
Учетная политика АТП устанавливает следующие способы ведения бухгалтерского учета.
- определение выручки от реализации продукции (работ, услуг). Как один из вариантов выручка от реализации продукции (работ, услуг) может определяться по мере отгрузки ее покупателю и предъявления ему расчетных документов.
- порядок начисления амортизации по основным средствам и нематериальным активам. Первоначальная стоимость основных средств (с учетом расходов по доставке и установке), принадлежащих предприятию, погашается путем начисления амортизации по нормам, установленным законодательством. Предприятие на основании сводной ведомости амортизационных отчислений отражает в бухгалтерском учете ежемесячно начисляемую амортизацию по видам основных средств.
- износ нематериальных активов относится на себестоимость услуг ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока их полезного использования. По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы износа устанавливаются в расчете - 10 лет.
- оценка производственных запасов. Определение себестоимости материальных ресурсов (за исключением нефтепродуктов), списываемых в производство, осуществляется по учетной стоимости (на основании материальных отчетов) плюс (минус) отклонения от фактической стоимости поступивших материальных ресурсов. Себестоимость нефтепродуктов, списываемых в производство, определяется по расчету: остаток нефтепродуктов по фактической стоимости на начало месяца плюс приход их по фактической стоимости минус остаток (согласно материальным отчетам) на начало следующего месяца.
- расходы будущих периодов. Расходы, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в отчетности как расходы будущих периодов, подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг) либо списываются за счет других источников в течение срока, к которому они относятся.
- резервы предстоящих расходов и платежей.
- группировка и списание затрат на производство осуществляется в соответствии с действующим планом счетов.
- механизированный учет затрат по счетам 20 «Основное производство» и 26 «Общехозяйственные расходы». Прямые расходы, связанные непосредственно с производством продукции (работ, услуг), а также косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства, отражаются в конечном итоге на счете 20 «Основное производство». Косвенные расходы переносятся на счет 20 «Основное производство» со счета 26 «Общехозяйственные расходы».
- признание прибыли от реализации продукции (работ, услуг). Выручка от реализации продукции (работ, услуг) и признание соответствующей прибыли возникают по мере отгрузки товаров и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов.
- учет образования и использования фондов специального назначения. Указанные фонды могут образовываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия: фонд накопления формируется за счет нераспределенной прибыли отчетного года и прошлых лет; фонд потребления формируется за счет нераспределенной прибыли отчетного года и прошлых лет и фонда накопления. Используется этот фонд на различные социальные мероприятия, компенсацию удорожания стоимости питания в столовой, дотации на питание и другие предусмотренные законодательством расходы.
- использование резервного капитала. Предприятие может из средств нераспределенной прибыли отчетного года и прошлых лет создавать резервный капитал и за счет его покрывать убытки прошлых лет.
- учет текущего ремонта зданий и основных средств. Предприятие включает фактические затраты в себестоимость продукции (работ, услуг) по мере производства ремонта.
- распределение косвенных (накладных) расходов. Общехозяйственные расходы по видам перевозок распределяются пропорционально отработанным авточасам на линии, если иное не предусмотрено законодательством.
- форма бухгалтерского учета - журнально- ордерная.
- инвентаризация имущества и обязательств. Предприятие проводит инвентаризацию основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей и денежных средств 1 октября ежегодно.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные бухгалтерские документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа (формы);
- код формы;
- дата составления;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение их сохранности в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. Учет движения транспортных средств, так же, как и прочих основных средств, на предприятии оформляется документами типовых форм, утвержденных Государственным Комитетом РФ по статистике. Наиболее распространенными для учета поступления автотранспортных средств на предприятии являются: акт приемки-передачи основных средств; инвентарная карточка учета основных средств. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета. [5]
При зачислении в состав основных средств отдельных объектов для учета ввода их в эксплуатацию, кроме тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с законодательством оформляться в особом порядке, применяется типовой документ формы № ОС-1 Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств.
Акт приемки-передачи основных средств в одном экземпляре на каждый объект автотранспортных средств в день его поступления составляет приемочная комиссия предприятия, подписывают члены приемочной комиссии и главный бухгалтер, утверждает руководитель предприятия. После того, как акт приемки-передачи основных средств оформлен, его направляют в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую документацию на автотранспортное средство. На основании этих документов бухгалтерия производит необходимые записи в инвентарных карточках учета основных средств.
Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту, может передаваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке. Для исчисления налога на приобретение автотранспортных средств днем приобретения считается день зачисления автотранспортного средства в состав основных средств на основании акта приемки-передачи основных средств, утвержденного руководителем юридического лица; срок уплаты налога - 5 дней с момента приобретения. Приемка законченных работ по достройке оборудования, реконструкции основных средств оформляется актом приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3). Для аналитического учета всех видов основных средств применяется Инвентарная карточка учета основных средств (ф. № ОС-6). Ее открывают и заполняют на каждый отдельный объект основных средств, и, в частности, на каждое автотранспортное средство в отдельности. Заполняют инвентарную карточку в одном экземпляре на основании акта приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1), а также технической и другой документации на данный объект. Заполнение инвентарной карточки следует выполнять тщательно, без подчисток и помарок, так как эта карточка хранится на предприятии в различных картотеках (картотеке действующих основных средств, картотеке списанных основных средств) все время существования предприятия. В карточке следует указать; заводской номер автомобиля, год выпуска, номер паспорта.