Незважаючи на те, що утримання запасів пов’язане з певними витратами, підприємці змушені створювати їх. Існують основні мотиви створення матеріальних запасів.
Одним з мотивів створення матеріальних запасів є імовірність порушення встановленого графіка постачань (не передбачає зниження інтенсивності вхідного матеріального потоку). У цьому випадку запас необхідний для того, щоб не зупинився виробничий процес, що особливо важливо для підприємств із безперервним циклом виробництва.
Також виділяють можливість коливання попиту (не передбачає збільшення інтенсивності вихідного потоку). Попит на яку-небудь групу товарів можна передбачити з великою ймовірністю. Однак прогнозувати попит на конкретний товар набагато складніше. Тому, якщо не мати достатнього запасу цього товару, можлива ситуація, коли платоспроможний попит не буде вдоволений, тобто клієнт піде без покупки.
Сезонні коливання виробництва деяких видів товарів також відносяться до основних мотивів створення матеріальних запасів. В основному це стосується продукції сільського господарства.
Знижки за покупку великої партії товарів можуть стати причиною створення запасів.
Спекуляція має важливий вплив на створення матеріальних запасів. Ціна на деякі товари може різко зрости, тому підприємство, яке зуміло передбачати цей ріст, створює запас з метою одержання прибутку за рахунок підвищення ринкової ціни.
Мотивом створення запасів також виступають витрати, пов’язані з виконанням замовлення на вироблення продукції. Процес виконання кожного нового замовлення супроводжується витратами адміністративного характеру (пошук постачальника, проведення переговорів з ним, відрядження, міжміські переговори і т.п.). Знизити ці витрати можна скоротивши кількість замовлень, що рівносильне збільшенню обсягу партії, яка замовляється, і, відповідно, підвищенню розміру запасу.
Наступний мотив – це можливість ритмічного здійснення операцій виробництва і розподілу. Ці два види діяльності тісно взаємопов’язані між собою: розподіляється те, що виробляється. Якщо запаси відсутні, інтенсивність матеріальних потоків у системі розподілу коливається відповідно до змін інтенсивності виробництва. Наявність запасів у системі розподілу дозволяє здійснювати процес реалізації більш рівномірно, незалежно від ситуації у виробництві. У свою чергу, наявність виробничих запасів згладжує коливання в постачаннях сировини і напівфабрикатів, забезпечує рівномірність процесу виробництва.
І останнім основним мотивом створення матеріальних запасів є можливість негайного обслуговування покупців. Виконати замовлення покупців можна у такий спосіб:
- виготовити замовлений товар;
- закупити замовлений товар;
- видати замовлений товар негайно з наявного запасу.
Останній спосіб є, як правило, найдорожчим, тому що вимагає утримання запасу. Однак в умовах конкуренції можливість негайного задоволення замовлення може виявитися вирішальною в боротьбі за споживача.
Зведення до мінімуму простоїв у виробництві через відсутність запасних частин. Псування устаткування, різноманітні аварії можуть привезти за умови відсутності запасів деталей до зупинки виробничого процесу. Особливо це важливо для підприємств із безперервним процесом виробництва, тому що в цьому випадку зупинка виробництва може дорого коштувати.
За функціональним призначенням матеріальні запаси поділяються на:
- поточні (регулярні) запаси - це основна частина матеріалу та сировини, які призначені для забезпечення безперервності процесу виробництва і збуту між двома черговими постачаннями, утворюються за умов нерівномірного і регулярного постачання через невідповідність обсягів постачання і разового споживання;
- страхові (гарантійні) запаси призначені для безперервного постачання споживача за непередбачених обставин: відхилення в періодичності й у величині партій постачань від запланованих, зміна інтенсивності споживання, затримки постачань у дорозі, збої у виробничо-технологічних циклах і т.д.;
- підготовчі (буферні)запаси – це частина виробничого ( товарного) запасу, призначена для підготовки матеріальних ресурсів і готової продукції до виробничого або особистого споживання, їх наявність зумовлена необхідністю виконання певних логістичних операцій з приймання, оформлення, завантаження-розвантаження, Класифікація запасів підприємства за вищевказаними ознаками досить умовна і призначена в основному для їх контролю та поповнення додаткової підготовки до споживання;
- сезонні запаси - це запаси матеріальних ресурсів і готової продукції, створювані і підтримувані за очевидних сезонних коливань попиту або характеру виробництва, транспортування;
- спекулятивні запаси зазвичай створюються фірмами для матеріальних ресурсів з метою захисту від можливого підвищення цін на них або введення протекційних квот і тарифів;
- застарілі (неліквідні) запаси утворюються внаслідок розбіжності логістичних циклів у виробництві і дистрибуції з життєвим циклом товарів, а також через погіршення якості товарів під час зберігання [23].
Поняття запасу пронизує всі сфери матеріального виробництва, тому що матеріальний потік на шляху переміщення від первинного джерела сировини до кінцевого споживача може накопичуватися у вигляді запасу на будь-якій ділянці. Причому, управління запасами на кожній з ділянок має свою специфіку. Це можна побачити на таблиці, приведеній нижче.
В свою чергу класифікація матеріальних запасів за місцем продукції в логістичному ланцюзі мають такі види:
- запаси матеріальних ресурсів;
- запаси незавершеного виробництва;
- запаси готової продукції;
- запаси тари;
- запаси зворотних відходів.
Таким чином, матеріальні запаси - це продукція виробничо-технічного призначення, яка знаходиться на різних стадіях виробництва і обігу, вироби народного споживання та інші товари, що очікують на вступ у процес виробничого або особистого споживання. Існує декілька основних мотивів створення матеріальних запасів. Надзвичайно важливе джерело забезпечення підприємства матеріалами — мобілізація внутрішніх ресурсів.
1.4 Методи оцінки вибуття матеріальних запасів
При відпуску матеріальних запасів у виробництво, їх продажу та іншому вибутті оцінка їх може здійснюватися за одним з таких методів (П(С)БО9):
- ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;
- середньозваженої собівартості;
- собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);
- ціни продаж.
П(С)БО №9 визначено, що для всіх одиниць бухгалтерського обліку запасів, що мають однакове призначення та однакові умови використання, повинен застосовуватися тільки один із наведених методів.
Якщо кожна одиниця товарно-матеріальних запасів може бути зіставлена з спеціальним замовленням та рахунком-фактурою, для розподілення витрат можна використати метод ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів. Використовують цей метод в основному тільки підприємства , які продають дорогі, виготовлені по спеціальним замовленням товарами. Згідно методу ідентифікованої собівартості реалізація товарів, вказана у звіті про прибутки та збитки підприємства.
Метод ФІФО («першим прибув – першим вибув»), використовується для розподілення затрат між собівартістю товарно-матеріальних запасів і собівартості реалізованих товарів. Він базується на посиланні, що одиниці товарно-матеріальних запасів продаються в тому порядку, в якому вони були придбані. При реалізації товарів собівартість тих одиниць, які були придбані раніше всього, відноситься до собівартості реалізованих товарів. Таким чином, затрати на останні покупки залишаються віднесеними до товарно-матеріальних запасів на кінець періоду [15].
Оцінювання за середньозваженою собівартістю проводиться по кожній одиниці запасів діленням сумарної вартості залишку таких запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних у звітному місяці запасів.
Оцінка по цінам продажу заснована на використанні підприємством роздрібної торгівлі середнього відсотку торгової націнки товарів. Цей метод можуть використовувати підприємства, що мають значну і зміну номенклатуру товарів з приблизно однаковим рівнем торгової націнки. Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між продажною вартістю реалізованих товарів та сумою торгової націнки на ці товари [21].
Згідно принципу постійності підприємство повинно користуватись одними і тими ж методами обліку період за періодом, щоб забезпечити зіставлення фінансових звітів різних періодів. Одним винятком являється ситуація, коли перехід від одного метода до другого веде за собою удосконалення фінансової звітності підприємства. Цей принцип не потребує від підприємства використання тільки одного метода. Наприклад, для оцінки різних категорій товарно-матеріальних запасів можна користуватись різними методами.
Якщо ціни на закупки залишаються незмінними, всі методи оцінки запасів дають однакові результати розподілення собівартості між товарно-матеріальними запасами і собівартістю реалізованих товарів. Якщо закупочні ціни змінюються, то використання описаних методів майже завжди приводить до відмінностей в розподіленні собівартості.
Якщо витрати на закупки регулярно підвищуються, то слід звернути увагу на те, що:
- згідно методу ФІФО на собівартість реалізованих товарів відноситься найменша сума, отже в результаті ми отримуємо найвищі значення валового прибутку та чистого прибутку;
- результати використання метода ідентифікаційної вартості завжди залежать від того, які саме одиниці товарів були продані.