Делопроизводство и корреспонденция (стр. 3 из 3)

14) Ответы на письма граждан подписывает начальник управления или заместители начальника управления в пределах своей компетенции.

15) Вместо письменного ответа во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, следует извещать авторов обращений по телефону или при личном приеме.

16) Проект подготовленного ответа на письмо визируется исполнителем в левом нижнем углу и передается на подпись руководителю.

17) Ответственность за своевременное и правильное
исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

1.5 Объемы и структура документооборота

Большее количество времени занимает проверка правильности адресования письма, учет вложенных в письмо документов и проверка подлинности, распределение писем по отделам. Наибольший процент документов обрабатывается в отделе учета, распределения и выпуска документации, кадров, а также большой объем информации проходит через отдел бухучета и контроля.

Для наглядного видения данные, обрабатываемой информации, можно представить в таблице.

Таблица 1 - Процент обрабатываемых документов в отделах

Отдел учета, распределения и выпуска документации, кадров	Отдел бухучета и контроля
Число документов, обрабатываемых в день (шт.)	7	6
Время для ознакомления с одним документом (мин)	3-5	3-5
Принятие решения (резолюции) (мин)	В течение 20	В течение 20
Принятие решения в минутах	20	20
Итого времени на один документ	Около 55	Около 40
Время на обработку всех документов в течение дня	6ч. 40 мин.	4 ч. 50мин.

По результатам таблицы видно, что данные отделы производят обработку информации в течение 5-7 часов, что составляет 87% от внутреннего документооборота.

Литература

1. Федорова Г.В. Основы делопроизводства. - М.: Экономическое образование, 1995. - 27 с.

2. Абрамкин В.А. Основы делопроизводства. - СПб: «Питер Пресс», 2004. - 410с.

3. Сайгаков П.А. Делопроизводство на компьютере. – М: МНФРА-М, 2001. – 256 с.

4. Материалы УСЗН администрации Красноярского Края.