На ТОВ «Юнітторг» ведуться спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників які прибувають з відрядження.
Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючи документи.
Авансовий звіт – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання.
Обов'язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.
Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.
Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:
· суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника;
· суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником.
Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного від звітування конкретної підзвітної особи за раніше виданий їй аванс. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в наступні строки:
- за відрядженнями – протягом трьох днів після повернення з відрядження (при закордонних відрядженнях у випадку застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) – 20 робочих днів);
- на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, – протягом 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
- на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.
Якщо підзвітна особа не надала звіт та необхідні виправдовуючи документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. До того ж, без подачі та підтвердження авансового звіту за попереднє відрядження, працівник не може отримати гроші з каси підприємства за наступне.
На ТОВ «Юнітторг» видача грошей працівнику на відрядження або на господарські потреби проводиться в касі підприємства згідно з видатковим касовим ордером, а повернення невикористаних коштів працівником оформляється прибутковим касовим ордером.
Надходження ж товарно-матеріальних цінностей від підзвітної особи, тобто їх оприбуткування, підтверджує прибуткова накладна. В прибутковій накладній зазначається синтетичний рахунок на якому обліковується даний вид ТМЦ їх найменування, одиниця виміру, кількість отриманих цінностей ,їх ціна та загальна сума; а також зазначається, куди були вони оприбутковані.
Облік рахунку 372.1 «Розрахунки з підзвітними особами» наведено в Додатку Н.
Дебіторська заборгованість підзвітних осіб нараховується за фактом отримання даними особами авансових підзвітних сум і погашається при повному розрахунку за даними сумами.
Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов'язані з виробничою діяльністю, списуються на собівартість продукції, на придбання ТМЦ включаються в суму фактичних витрат на придбання даних цінностей.
Підприємством видано гроші підзвітній особі на придбання товару підтвердженням цього є Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та чеки .Облік розрахунків з підзвітними особами наведено в таблиці 2.2.
Таблиця 2.2
Господарські операції за розрахунками з підзвітними особами,
які мають місце на ТОВ «Юнітторг»
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | Додаток | |
| Дебет | Кредит | ||||
| 1. | Відображено суму авансу, виданого працівнику на відрядження або на господарські потреби | 372 “Розрахунки з підзвітними особами” | 30 “Каса” | 2500,00 | Видатковий касовий ордер, картка рахунку 372.1 (Л, Н) |
| 2. | Списано з картрахунку проведені оплати підзвітною особою, якій видано корпоративну картку | 372 “Розрахунки з підзвітними особами” | 313 “Інші розрахунки в банку в національній валюті” | ||
| 3. | Списано витрати в межах норм, оплачені з підзвітних сум і затверджені керівником, на відповідні рахунки витрат | 23“Виробництво” | 372“Розрахунки з підзвітними особами” | ||
| 91 “Загально виробничі витрати” | |||||
| 92 “Адміністративні витрати” | 2500,00 | ||||
| 93 “Витрати на збут” | |||||
| 4. | Використано підзвітні суми для придбання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів | 10 “Основні засоби”, 11 “Інші необоротні матеріальні активи” | 372“Розрахунки з підзвітними особами” | ||
| 5. | Придбано підзвітною особою виробничі запаси, МШП, товари | 20 “Виробничі запаси” | 372“Розрахунки з підзвітними особами” | ||
| 22,28 “МШП” | 2500,00 | ||||
Продовження Таблиці 2.2
| 6. | Відображено податковий кредит з ПДВ за придбаними ТМЦ | 64 “Розрахунки за податками й платежами” | 372“Розрахунки з підзвітними особами” | 2500,00 |
| 7. | Утримано із заробітної плати працівника підзвітні суми | 66 “Розрахунки з оплати праці” | 372“Розрахунки з підзвітними особами” | |
| 8. | Відображено суми витрат, понесені підзвітною особою понад встановлені норми (на відшкодування цієї суми є згода керівника) | 949 “Інші витрати операційної діяльності” | 372“Розрахунки з підзвітними особами” | |
| 9. | Повернуто в касу залишки невикористаних підзвітних сум | 30 “Каса” | 372“Розрахунки з підзвітними особами” |
Отже, у процесі господарської діяльності у підприємства виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження, виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.
Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу. На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, прибувають з відрядження. Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Видача грошей працівнику на відрядження або на господарські потреби проводиться в касі підприємства згідно з видатковим касовим ордером, а повернення невикористаних коштів працівником оформляється прибутковим касовим ордером.
А також було сформульовано основні бухгалтерські проводки.
Заборгованість, яка відображається на рахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами», включає в себе різні за своїм економічним змістом розрахунки з юридичними та фізичними особами. До категорії дебіторів, які відносяться до інших відносяться: розрахунки з дебіторами по різним наданим послугам, розрахунки з дебіторами з оренди приміщення.
Аналітичний облік на рахунку 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” ведеться за кожним дебітором, видами заборгованості, термінами її виникнення та погашення.
Заборгованість, що відображається на цьому рахунку, включає в себе різні за своїм економічним змістом розрахунки з юридичними та фізичними особами.
На рахунку 377.1 відображаються розрахунки з дебіторами за різними наданими послугами. Користувачами послуг є такі дебітори: ТОВ «СУМАТРА», , ЗАТ «ФЛАЙСЕЛ», ПП Більченко, ТОВ «Агрон ЛТД», ТОВ «Електроцентр» ,ТОВ «Технобуд» ,ПП «Авторинок», ТОВ «Інпромт», ХК «АвтоКРаз» ,ЗАТ «ГНК», ВАТ «Авто» АТП, АППБ «Аваль»та ін. Вони отримують різні послуги.
Підприємство надало ТОВ «СУМАТРА» в оренду приміщення підтвердженням цього є угода (Додаток З) рахунок-фактура (Додаток Й) та податкова накладна (Додаток К), акт здачі-прийняття робіт (Додаток І). Відобразимо в бухгалтерському обліку розрахунки бухгалтерськими проведеннями, які відображаються в таблиці 2.4.
Таблиця 2.4
Облік розрахунків з покупцями та замовниками
| № пп | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума | Додаток | |
| Дебет | Кредит | ||||
| 1 | Нараховуємо дохід за оренду приміщення | 377«Розрахунки з іншими дебіторами» | 703 «Доходи від реалізації робіт, послуг» | 850,00 | Рахунок-Фактура(Й) |
| 2 | Нараховуємо ПДВ | 703 «Доходи від реалізації робіт, послух» | 64 «Розрахунки за податками та платежами» | 141,67 | Податкова Накладна(К) |
Продовження таблиці 2.4
| 3 | Нараховуємо орендну плату | 377«Розрахунки з іншими дебіторами» | 713 «Дохід від операційної оренди активів» | 850,00 |
| 4 | Нараховуємо ПДВ | 713 «Дохід від операційної оренди активів» | 64 «Розрахунки за податками та платежами» | 141,67 |
На рахунку 377 відображаються розрахунки з дебіторами з оренди приміщень, а саме на рахунку 377.1 відображаються розрахунки з дебіторами з комунальних послуг, на рахунку 377.2 – з експлуатаційних витрат.