Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.
Первоочередное требование к документу – своевременность составления, полнота и достоверность информации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по определенной форме и содержат следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа (формы);
- код формы;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций (кассовые приходные и расходные ордера, наряды на работу, расчетно-платежные ведомости и др.).
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия и поступают на него уже в оформленном виде (выписки банка, счета-фактуры поставщиков и т.п.).
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергаются проверке, которая проводится в три этапа:
1) документы проверяются по существу, т.е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции.
2) производится формальная проверка документа, т.е. проверяют выписан ли документ на бланках установленной формы.
3) правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов.
4) документы подвергаются арифметической проверке, а при необходимости таксировке.
Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении путем умножения количества на цену.
Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.
Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком документооборота.
На каждом предприятии график документооборота разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
Многообразие документов, являющихся первичными носителями информации об операциях хозяйственной деятельности, требует систематизации, группировки и обобщения. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяются в сводные документы. Эти документы называются регистрами бухгалтерского учета.
Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они позволяют осуществлять систематизацию и накопление информации, содержащей в принятых к учету первичных документах.
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на: карточки, ведомости различных видов, специальные журналы и книги.
Регистры бухгалтерского учета создают основу формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета принято понимать определенное сочетание построения и взаимосвязи регистров, а также методику и технику регистрации и группировки в них учетной информации.
2. Инвентаризация как метод бухгалтерского учета
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств и сопоставление с данными их остатков по бухгалтерскому учету на определенную дату. Инвентаризации подлежат все виды имущества и обязательств, как находящиеся на балансе организации, так и не принадлежащие организации, но числящиеся в учете за балансом (ответственное хранение, аренда, товары на консигнации, давальческое сырье и материалы), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Она позволяет выявить недостачи, хищения, неучтенные ценности, пересортицу материальных ценностей, а также ошибки, допущенные в бухгалтерском учете.
Проведение инвентаризации обязательно:
а) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
в) при смене материально ответственных лиц;
г) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
д) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
е) при реорганизации или ликвидации организации;
ж) по предписанию суда или прокуратуры;
з) в других случаях, предусмотренных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя предприятия назначается инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
Результаты инвентаризации подлежат отражению в бухгалтерском учете.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на внереализационные доходы организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц в соответствии с рыночными ценами на момент выявления недостачи. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на внереализационные расходы организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).
Проведение инвентаризации регламентируется Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
Журнал хозяйственных операций за Май 2005г.
| № | Содержание операции | Сумма | Корресп.счетов | |
| Дт | Кт | |||
| 1. | Отпущены материалы в производство | 36000 | 20 | 10 |
| 2. | Получены безвозмездно основные фонды | 20000 | 0148 | 4887 |
| 3. | Поступили материалы от поставщиков | 20000 | 10 | 60 |
| 4. | Получены с расчетного счета денежные средства для выдачи зарплаты | 40000 | 50 | 51 |
| 5. | Перечислено с расчетного счета поставщикам за полученные материалы | 30000 | 60 | 51 |
| 6. | Выдана из кассы зарплата работникам | 39000 | 70 | 50 |
Первый тип характеризуется изменением статей актива при неизменной валюте баланса (плюс актив и минус актив на одинаковую сумму).
Второй тип характеризуется изменением статей пассива при неизменной валюте баланса (плюс пассив и минус пассив на равную сумму).
Третий тип вызывает изменения в статьях актива и пассива в сторону увеличения при равенстве валюты баланса (плюс актив и плюс пассив на одинаковую сумму).
Четвертый тип вызывает изменения в статьях актива и пассива в сторону уменьшения при равенстве валюты баланса (минус актив и минус пассив на равную сумму).
1) Дт20 – Кт10 - А↑А↓-1 тип. Затрагиваются две статьи актива баланса. По счету 20 (Основное производство) сумма увеличивается, по счету 10 (Материалы) уменьшается на равную величину.
2) Дт01 – Кт48 – А↑П↑-3 тип. Статья актива баланса по счету 01 (Основные средства) и пассива баланса по счету 48 (Внереализационные доходы и расходы) увеличиваются.
Дт48 – Кт87 – П↓П↑-2 тип. Затрагиваются две статьи пассива баланса. По счету 48 (Внереализационные доходы и расходы) сумма уменьшается, по счету 87 (Добавочныйкапитал) увеличивается на эту же сумму.
3) Дт10 – Кт60 – А↑П↑-3 тип. Статьи актива баланса по счету 10 (Материалы) и пассива баланса счет 60 (Расчеты с поставщиками и подрядчиками) увеличиваются. Валюта баланса также увеличится на эту сумму.