Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм
1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;
1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;
1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;
1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов
2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов
3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;
4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами
4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;
5. Нарушения порядка учета представительских расходов
5.1. Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;
6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;
7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов
Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием.
Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.
Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.
Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.
Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.
В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.
При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.
Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.
В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средства организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.
Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.
Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета.
Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:
| ДЕБЕТ 84 | КРЕДИТ 71 | — списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты); |
| ДЕБЕТ 70 | КРЕДИТ 84 | — удержание подотчетных сумм из заработной платы; |
| ДЕБЕТ 73 | КРЕДИТ 84 | — если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника |
Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.
Поскольку такие суммы являются доходом физических, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фонд обязательного медицинского страхования.
Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.
В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.
Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: