К основным относят все счета, на которых получают основные показатели о наличии средств и источников для отражения в балансе. В свою очередь, основные счета подразделяются на инвентарные, денежные, фондовые и расчетные.
Инвентарные счета используются для учета товарно-материальных ценностей и контроля за их состоянием и движением. Например, счета: “Основные средства“, “Материалы“, “Готовая продукция“. Эти счета всегда имеют структуру активного счета.
Денежные счета предназначены для учета денежных средств предприятия и контроля за их наличием и движением. Например, счета: ''Касса'', ''Расчетный счет'', ''Валютные счета''. Эти счета также имеют структуру.
Фондовые счета применяются для учета и контроля за образованием и использованием различных видов источников собственных средств. К ним относятся счета: ''Уставный фонд'', ''Резервный фонд'', "Добавочный фонд'' и др. Эти счета имеют структуру пассивного счета.
Расчетные счета предназначены для учета и контроля за состоянием расчетов с другими организациями и физическими лицами, которые могут выступать для данной организации как дебиторами, так и кредиторами. Поэтому расчетные счета могут быть активными, пассивными и активно-пассивными. Например, активный счет ''Расчеты с покупателями и заказчиками'' отражает расчеты организации с ее дебиторами за отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы. Пассивный счет “Расчеты с поставщиками и подрядчиками“ отражает расчеты организации с ее кредиторами за поставленные ей товарно-материальные ценности, оказанные услуги, принятые работы. Активно-пассивный счет ''Расчеты с подотчетными лицами'' отражает расчеты с подотчетными лицами.
Регулирующие счета играют вспомогательную роль по отношению к отдельным основным счетам. Их назначение – скорректировать результаты стоимостной оценки отдельных видов имущества и обязательств, учитываемых на основных счетах. Регулирующие счета делятся на дополнительные и контрарные.
Дополнительные регулирующие счета применяются в основном для регулирования учетной стоимости материально-производственных запасов. К ним можно отнести активный счет ''Отклонение в стоимости материальных ценностей''. Суммы отклонений ежемесячно списываются на те счета, на которые были списаны материалы по учетным ( фиксированным ) ценам методом дополнительной бухгалтерской проводки или красного сторно, в зависимости от положительных или отрицательных отклонений в стоимости материалов.
Контрарные счета предназначены для обобщения сумм, уменьшающих стоимостную оценку объекта, числящегося на основном счете. При этом из первоначальной оценки объекта, числящегося на основном счете, вычитают остаток по регулирующему контрарному счету.
Регулирующие счета могут быть контрактивными и контрпассивными. Контрактивный счет противостоит активному счету и является пассивным, контрпассивный счет противостоит пассивному счету и является активным.
К контрактивным (пассивным) счетам можно отнести счета: ''Амортизация основных средств'', "Амортизация нематериальных активов'', ''Резервы под снижение стоимости материальных ценностей'', "Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги'', ''Резервы по сомнительным долгам''. К контрпассивным (активным) счетам можно отнести счет: “Собственные акции (доли)“.
Калькуляционные счета предназначены для сбора данных, необходимых при исчислении фактической себестоимости конкретных объектов учета. По дебету калькуляционных счетов учитываются фактические затраты на производство продукции, выполнение работ и услуг, а по кредиту – себестоимость произведенной продукции, выполненных работ, услуг. Остаток (сальдо) на этих счетах может быть только дебетовым и показывает затраты на незавершенное производство. К калькуляционным относятся счета ''Вложения во внеоборотные активы'', ''Основное производство'', ''Вспомогательные производства" и др.
На распределительных счетах предварительно собираются расходы, которые в момент их начисления или оплаты нельзя сразу отнести на конкретные объекты учета затрат. Они делятся на собирательно-распределительные и отчетно-распределительные (бюджетно-распределительные).
Собирательно-распределительные счета используются для обобщения информации о косвенных расходах организации с целью последующего их распределения между объектами учета. В течение отчетного периода на дебете этих счетов отражают затраты, подлежащие распределению, а при составлении калькуляций их полностью распределяют и присоединяют к затратам производства путем списания с кредита этих. После этого счета закрываются и в балансе не показываются. К ним относятся такие счета, как “Общепроизводственные расходы“, “Общехозяйственные расходы'' и др.
Отчетно-распределительные (бюджетно-распределительные) счета предназначены для учета расходов и доходов, относящихся к будущим отчетным периодам, а также источникам покрытия расходов, относящихся к данному отчетному периоду, но еще фактически не произведенных. К таким счетам относятся счета ''Расходы будущих периодов'', ''Резервы предстоящих расходов'', ''Доходы будущих периодов''.
Сопоставляющие счета позволяют сравнивать операции в различных оценках и выявлять финансовые результаты этих операций. Это счета “Реализация“, “Операционные доходы и расходы“, “Внереализационные доходы и расходы“. Все они активно-пассивные и у них нет остатка.
Финансово-результатные счета используются для отражения прибыли или убытков от различных видов деятельности. Для этого используется активно–пассивный счет “Прибыли и убытки“. По дебету данного счета отражаются убытки, а по кредиту – прибыль организации. Сопоставление дебетового и кредитового оборота за отчетный период показывает конечный финансовый результат отчетного периода.
Вся совокупность счетов, применяемых в бухгалтерском учете, по отношению к балансу делятся на две группы:
1) балансовые счета;
2) забалансовые счета;
Свое название первая группа получила вследствие учета на балансовых счетах средств, принадлежащих организации.
Забалансовые счета предназначены для получения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих предприятию, но временно находящихся в его пользовании, распоряжении или на ответственном хранении. Например, счет ''Арендованные основные средства'', “Товарно-материальные ценности, принятые на переработку“ и др.
В составе забалансовых счетов могут открываться счета, предназначенные для дальнейшего контроля за отдельными операциями, которые уже отражены в системе балансовых счетов, но могут повлечь за собой негативные последствия. К таким счетам можно отнести ''Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов''.
Важную роль играют забалансовые счета для учета условных прав и обязательств. К этим счетам следует отнести: ''Обеспечения обязательств и платежей, полученные'', ''Обеспечения обязательств и платежей, выданные''. На этих счетах ведется учет в суммовом выражении движения выданных и полученных организацией гарантий в обеспечение выполнения обязательств и платежей (залог), а также обеспечений под товары, переданные (полученные) для реализации на условиях консигнации и других аналогичных случаях.
Записи на забалансовых счетах ведутся по простой системе, т.е. не применяется двойная запись. Применяется как синтетический, так и аналитический учет в натуральном и стоимостном выражении.
Для правильной организации бухгалтерского учета на предприятии большое значение имеет План счетов бухгалтерского учета, который представляет собой систематизированный перечень всех синтетических счетов и субсчетов бухгалтерского учета с присвоенными им шифрами.
В Республике Беларусь Министерством Финансов утвержден Типовой план счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению. Типовой план счетов обеспечивает единство методологии бухгалтерского учета в различных отраслях народного хозяйства и в организациях любой формы собственности (кроме банков и бюджетных организаций (учреждений)). Для банков и бюджетных организаций применяются другие планы счетов.
В Типовом плане счетов каждый счет имеет название и свой шифр. Синтетические счета в Типовом плане счетов кодируются двухзначными цифрами, а для кодирования субсчетов используются однозначные цифры. забалансовые счета имеют трехзначные номера.
В инструкции по применению Типового плана счетов раскрывается экономическое содержание и назначение каждого счета, дается описание его структуры – указывается, что должно отражаться по дебету и кредиту счетов, какой должен быть остаток и значение этого остатка, а также приводится типовая корреспонденция каждого счета с другими синтетическими счетами.
Инструкция помогает правильно понять содержание многообразных хозяйственных операций и применить однотипный подход к их отражению на счетах бухгалтерского учета.
Счета в Типовом плане счетов сгруппированы по разделам в соответствии с экономической сущностью учитываемых на них объектов.
В действующем Типовом плане счетов имеется 8 разделов.
В раздел I ''Внеоборотные активы'' включены счета для учета основных средств, а также счета для отражения других внеоборотных активов и долгосрочных вложений, которые организация использует в своей хозяйственной деятельности для извлечения дохода в течение длительного времени.
Счета раздела II ''Производственные запасы'' позволяют обобщать информацию о наличии и движении материальных ценностей.