- отделение ИС получает ощутимую обратную связь при решении стратегических и тактических вопросов;
- старшие руководители нетехнических направлений включаются в этот процесс, что заставляет их думать о зависимости успеха бизнеса от информационной технологии.
Но эти приемы должны также демонстрировать и выгоды от применения информационных технологий. В противном случае мажет появиться разрыв в представлениях о том, как функционирует ИС на самом деле и как ее работа воспринимается производственными подразделениями. Менеджер информационных систем должен эффективно взаимодействовать с людьми, от которых зависит решение.
Затраты на создание или модернизацию информационных систем нужно рассматривать скорее как инвестиции, чем расходы.
Первый шаг, предпринимаемый отделом-“заказчиком” для модернизации системы управления, – разработка технического предложения.
Для этого необходимо провести опрос основных пользователей системы об ощутимых и неуловимых выгодах рассматриваемого приложения, а также об имеющем место риске. Создается группа основных пользователей из затрагиваемых проектом подразделений. С предложенной системой знакомятся все будущие пользователи. Они должны сформулировать пункт за пунктом те материальные и качественные выгоды, которых они ждут от реализации такого проекта. Эти выгоды должны были быть выражены в экономических, а не в технических терминах.
Качественные выгоды - те, величину которых трудно выразить в долларах, будут состоять в более точном осуществлении финансового прогноза.
С другой стороны, потенциальный риск новой системы может исходить от недостаточно благоприятного отношения к ней пользователей.
Затем проект документа поступает к специалистам по информационным технологиям. Они помогают руководителю отдела оценить расходы – как прямые, так и косвенные, а также ожидаемый эффект. Эффект подразделяется на исчисляемый и неисчисляемый. К материальной экономии относят сокращение трудозатрат и оптимизацию работы с данными. К нематериальной – повышение качества финансового анализа, конкурентоспособности или ожидаемое увеличение прибыльности кооператива, не поддающееся точному измерению. Традиционная прибыль на инвестированный капитал определяется на основе количественных показателей расходов и доходов. Качественные выгоды излагаются перед комитетом высших руководителей в особом разделе обоснования. Может оказаться, что данный конкретный проект не приносит материального эффекта, но все же должен быть рассмотрен с точки зрения его полезности для победы над конкурентами.
Все расходы по проекту подразделяются на обязательные (текущие) и добровольные (дополнительные). Объясняя руководителям суть обязательных затрат, менеджер проекта говорит: "Вот ваши существующие информационные системы, а вот, во что они вам обходятся. Это ваши необходимые расходы - то, что нужно для поддержания статус-кво. С другой стороны, вот ваши добровольные, т.е. дополнительные, расходы, требующиеся на ввод в эксплуатацию новых систем". Добровольные расходы учитывают экономию от замены или от модификации существующего способа работы. Руководителям предлагается цифра дополнительных расходов, и им объясняют, к чему приведет внедрение новых систем.[1]
В этот момент становится очень легко взвесить преимущества от планируемых усовершенствований в сравнении с дополнительными расходами. Важным обстоятельством является понимание всеми, что одна только информационная технология не несет в себе существенных улучшений.
Предложение, подготовленное инициатором создания новой системы и проверенное персоналом ИС, перед тем, как оно будет направлено на рассмотрение высшего комитета, подписывает руководитель этого отдела. И даже если предложение пройдет, до завершения процесса еще далеко.
Если тот или иной проект в области информационных технологий выходит за рамки бюджета, комитет по рассмотрению капитальных вложений утверждает дополнительные ассигнования.
После утверждения проекта назначается контрольная дата отчета. Это позволяет компании оценить, реализованы ли ожидаемые издержки и выгоды. Для удобства сравнения эти фактические данные фиксируются в том же проекте, где изложены первоначальные оценки. Если реализация проекта задерживается, дату оценки переносят. Менеджер проекта должен снова обратиться в комитет и запросить дополнительное время.
Самое крупное преимущество рассматриваемой системы заключается в том, что выгоды от капиталовложений в информационные технологии ощущают как производственные подразделения, так и высшее руководство компании. Раньше эти выгоды были скрыты:
1 отдел, который требует новую систему управления, готовит техническое обоснование;
2 сотрудники отдела ИС анализируют предложение;
3 отдел ИС помогает менеджерам оценить прямой и косвенный эффект;
4 ожидаемый эффект подразделяется на исчисляемый (тот, что приведет к материальной экономии) и неисчисляемый;
5 по оценкам исчисляемых расходов и доходов производится традиционный расчет прибыли на инвестируемый капитал. Неисчисляемые эффекты включаются в обоснование отдельными разделами дня рассмотрения комитетом высших руководителей;
6 руководитель производственного подразделения утверждает окончательное обоснование;
7 проект передается на утверждение в комитет капитальных ассигнований;
8 устанавливается дата представления отчета о реализации проекта, в котором сравниваются ожидаемые показатели с фактическими.
По завершении проекта проводится заключительный анализ, чтобы определить, насколько ожидаемые затраты и эффект близки к фактическим результатам.
Не представляется возможным оценить относительное изменение расходов после и до создания системы, т.к. для этого требуется детальный анализ расходов работы. Конечно, на самом деле система должна будет повысить результативность труда, и главный эффект от внедрения новых технологий будет не на поверхности, а в общем улучшении качества управления, которое влияет на прибыльность компании.
Рассмотрим те составляющие затрат, которые будут затронуты модернизацией информационной системы.
В результате сокращения рабочего времени заработная плата специалистов не изменится, т.к. им установлен фиксированный оклад, а не часовая тарифная ставка. Более того, за работу в сверхурочные часы не прозводится их оплата с соответствующей индексацией (в 3-х кратном размере), за переработанные часы сотрудники могут быть награждены персональными премиями, или могут взять отгулы. Поэтому от повышения оперативности выполнения работ прямого сокращения затрат не будет. Но будет уменьшен общий фонд оплаты труда в результате сокращения должностей, главным образом должностей контролирующих и перепроверяющих.
Ожидается, что тот же объем работ в новой системе смогут выполнить 2 специалиста, высвободить предполагается пользователей:
Снижение годовых затрат на оплату труда определяется по формуле:
DЗз/п = (n*З)*12 (17);
где n – количество сокращенных работников;
З – среднемесячная заработная плата этих работников;
DЗз/п = (2*20 000) * 12 = 480 000тенге.
По техническим характеристикам сеть которая подходит для создания на клиент/серверной системы учета. Для этого необходимы компоненты:
- сервер баз данных;
- программное обеспечение для сервера БД;
- программное обеспечение для клиентских компьютеров
Цена сервера баз данных на основе PentiumIIIсоставит :
Цсбд = 300 000 тенге
Сетевая карта IntelEtherExpressPro для сервера БД
Цск = 18 500 тенге
Сетевая ОС WindowsNT 4.0
Цос = 175 000 тенге
Программный сервер BorlandIBDatabase 5.0 на 10 одновременных подключений:
Цпс = 140 000 тенге
Затраты на разработку системы будут складываться из зарплаты штатных программистов и приобретения пакета корпоративных средств разработки InpriseDelphiClient/ServerSuite 4.0.
Для написания программной части рассчитывается использовать группу из 3-х программистов.
Время разработки системы определено как:
Tp = 1000 часов, или 6 месяцев.
Т.о. затраты на оплату труда разработчиков составят:
Зпрог = Зз/п * 18 = 20 000 * 18 = 360 000 тенге;
Пакет DelphiClient/Server 4.0 имеет рыночную стоимость
ЦDelphi= 250 000 тенге
Итого единовременные капиталовложения составят:
К = Цсбд + Цск + Цос +Цпс + Зпрог + ЦDelphi, (18)
К = 300 000 + 18 500 + 175 000 + 140 000 + 360 000 + 250 000 = 973 500 тенге.
Годовая эффективность создания системы определяется из выражения:
Эг = DЗ/(Ен + Кр) (19),
где DЗ – изменение размера затрат на создание и обслуживание информационной системы определяется из выражения:
DЗ = DИS– К(Ен + Кр), (20),
где DИS – абсолютное изменение издержек работы;
Ен – норматив эффективности кап.вложений, для компьютерной техники и программного обеспечения принимается равным 0.15;
Кр – коэффициент реновации, принимается как норма амортизации с учетом срока службы оборудования (срок службы системы Тсл – 3 года) и определяется по формуле:
Кр = Ен / ((1 + Ен)Тсл – 1), (21)
Кр = 0.15 / ((1 + 0.15)3 – 1) = 0.29;
Тогда, изменение размера затрат составит:
DЗ = 1 466 700 –973 500*(0.15+0.29) = 1 038 360 тенге,
т.о годовая эффективность планируется в размере
Эг = 1 038 360/ (0.15+0.29) = 2 359 909тенге.
Теперь мы можем определить срок окупаемости Ток создания новой системы из выражения:
Ток = К / Эг , (22)
Ток = 973 500/ 2 359 909 = 0.41 года.
Причем данный срок окупаемости учитывает только материальные преимущества создания новой системы.
5. ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
5.1 Анализ основных опасностей и вредностей проектируемого процесса