3.2. Комплекс мер по совершенствованию системы внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Признаками плохой организации внутреннего контроля и учета являются следующие:
- отсутствие договоров на поставку ТМЦ, договоров подряда и договоров на оказание услуг,
- отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение ТМЦ;
- отсутствие журнала регистрации счетов-фактур поставщиков;
- несвоевременное предъявление претензий поставщикам за обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;
- несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;
- невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от поставщиков;
- отсутствие разработанной корреспонденции счетов по типовым операциям.
Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой взыскание сумм штрафов и пеней в бюджет.
Присутствуют, когда скрытую материальную ценность списывают на счет 76 «Расчеты по претензиям». При хорошо организованной системе СВК реально установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.
Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки.
Отсутствие разногласий по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным по ее результатам двусторонним актом сверки расчетов, где необходимо указать основание возникновения встречных задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.
Часто допускают ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.
Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости погашения указанных задолженностей в дальнейшем.
При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный и одна из сторон сделки должна сделать доплату. А затем такая доплата производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить за правильностью составленного договора.
Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками. Руководству ОАО «ТФ Культторг» необходимо сформировать инвентаризационную комиссию.
Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:
- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками по недостачам и хищениям;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Состав инвентаризационной комиссии представлен в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Инвентаризационная комиссия
| Ф.И.О | Состав инвентаризационной комиссии | Должность |
| Шестаков А.М | председатель | зам.директора по общим вопросам |
| Быченок А.Н. | зам.председателя | зам. экономике |
| Козырева Н.И. | чл.комиссии | зам. гл. бухгалтера |
| Тихонова И.Р. | чл.комиссии | юрист |
| Тороицкая Н.В. | чл.комиссии | бухгалтер |
| Сентябова А.П. | чл.комиссии | нач. отдела маркетинга |
Важным моментом является инвентаризация задолженности в соответствии с утвержденным планом согласно таблицы 3.5.
Таблица 3.5
Извлечение из плана проведения инвентаризации задолженности на 2006 год.
| Контрагент | №, дата договора | срок |
| ОАО «ЧМК» | 18.01.2006 г. | январь |
| ООО «Данко» | 19.01.2006 г. | февраль |
| ООО «Ника» | 20.02.2006 г. | февраль |
| ЗАО «Кондор» | 15.03.2006 г. | март и т.д. |
В части совершенствования системы внутреннего контроля рекомендуются следующие мероприятия:
- создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести документооборот (табл. 3.6), так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности,
Таблица 3.6 Документооборот
| № п/п | Создание документа | Обработка документа | Срок сдачи в архив | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Документ | Ответственный за выписку | Ответственный за оформление | Срок исполнения | Ответственный за обработку | Срок исполнения | По истечении месяца |
| 2 | Приходный, расходный кассовый ордер | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | Ежедневно | По истечении месяца |
| 3 | Кассовая книга | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | Ежедневно | По истечении месяца |
| 4 | Авансовый отчет | Подотчетное лицо | Подотчетное лицо | По мере расходования наличных денежных средств, но не позднее 30 (31) числа текущего месяца | Бухгалтерия | Ежедневно | По истечении месяца |
| 5 | Платежное поручение | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | Ежедневно | По истечении месяца |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 6 | Счет-фактура | Бухгалтерия | Бухгалтерия | 5 дней с момента отгрузки | Бухгалтерия | До 5 числа следующего месяца | По истечении месяца |
| 7 | Счет на оплату | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | Ежедневно | По истечении месяца |
| 8 | Акт выполненных работ | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | Ежедневно | По истечении месяца |
| 9 | Акт на списание материалов | Завхоз | Бухгалтерия | В конце месяца | Бухгалтерия | В конце месяца | По истечении месяца |
| 10 | Инвентарные карточки | Бухгалтерия | Бухгалтерия | Ежедневно | Бухгалтерия | Ежедневно | По истечении месяца |
| 11 | Внутренние приходные товарные накладные | Завхоз | Завхоз | Ежемесячно | Бухгалтерия | В конце месяца | По истечении месяца |
по столбцам - сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;
- постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
- контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;