1.3 Первичные документы учета материалов.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные в федеральном законе «О бухгалтерском учете» [8].
Учет материалов на предприятии ведется параллельно: в бухгалтерии в суммовом выражении и на складах в количественном выражении. В конце отчетного периода оба учета сверяются.
Типовые межотраслевые формы первичной учетной документации содержат следующие формы [6].
Формы № М-2 и М-2а «Доверенность» применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.
Форма № М-4 «Приходный ордер» применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.
В соответствии с [1] вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.
Форма № М-7 «Акт о приемке материалов» применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.
Форма № М-8 «Лимитно-заборная карта» применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.
Форма № М-11 «Требование-накладная» применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Форма № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону» применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.
Форма № М-17 «Карточка учета материалов» применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).
Форма № М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.
Образцы типовых межотраслевых форм первичной документации приведены в Приложении А.
Кроме перечисленных документов, для учета материальных ценностей используются [7]:
– инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
– сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);
– сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);
– акт о покупке материалов на рынке;
– акт перевода единиц измерения материалов;
– акт заключения о чрезвычайных ситуациях;
– акт на списание материалов.
В расчетах за приобретение организацией материальных ценностей применяются:
– товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);
– счет-фактура;
– банковские расчетно-платежные документы;
– приходный и расходный кассовый ордер и др.
В конце 1990-х – начале 2000-х годов в области бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации произошли значительные изменения, во многом предопределенные Программой реформирования бухгалтерского учета в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 6 марта 1998 года № 283.
Изменения в системе бухгалтерского учета и отчетности были направлены на обеспечение формирования информации о финансовом положении и финансовых результатах деятельности хозяйствующих субъектов, полезной заинтересованным пользователям [11].
После утверждения Программы документы нормативного регулирования бухгалтерского учета в России в области учета материалов претерпели существенные изменения за счет их сближения с МСФО.
В 2000 году введен в действие новый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденный приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н. Подход к учету материально-производственных запасов был существенно изменен: в Плане счетов не предусмотрен бухгалтерский счет для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Изменение было внесено на основании отсутствия в МСФО данной категории активов.
В 2001 году утверждено Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01 (приказ Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н) взамен ПБУ 5/98, утвержденного приказом Минфина РФ от 15 июня 1998 г. № 25н. Введение ПБУ 5/01 было обусловлено переходом на новый План счетов.
ПБУ 5/01 устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах, тогда как ПБУ 5/98 устанавливало методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах. Тем самым ПБУ 5/01 придан обязательный характер, за несоблюдение которого могут применяться санкции, установленные ст.120 НК РФ, - за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения, под которым в том числе понимается и «неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, материальных ценностей».
Рассмотрим изменения, произошедшие в бухгалтерском учете материалов в связи с принятием новой редакции Положения.
1) раздел I «Общие положения».
Начиная с 2002 г. из категории материально-производственных запасов исключаются малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.
2) расходы на проценты по полученным кредитам и займам.
В соответствии с ПБУ 5/98 в фактические затраты включались затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков, полученным для приобретения МПЗ, а также затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования МПЗ на складах организации.
В ПБУ 5/01 предусмотрено включение в состав фактических затрат начисленных процентов по кредитам, предоставленным поставщиками, а также начисленных до принятия к учету МПЗ процентов по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов.
Новый порядок привел в соответствие правила учета процентов по полученным кредитам и займам, установленные в п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, и правила учета таких процентов в случае получения кредитов и займов на приобретение МПЗ. Так, согласно п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, задолженность по полученным займам и кредитам показывается с учетом причитающихся к уплате на конец отчетного периода процентов. А в силу ПБУ 5/98 в фактические затраты на приобретение МПЗ включались расходы по оплате указанных процентов.
В ПБУ 5/01 уточнено, что данные затраты включаются в стоимость МПЗ только до принятия активов к учету.
3) суммовые разницы.
В соответствии с ПБУ 5/01 фактические затраты на приобретение МПЗ определяются с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия МПЗ к учету в случаях, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте. Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте, кредиторской задолженности по оплате запасов, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.
4) оценка МПЗ, полученных в счет вклада в уставной капитал, приобретенных безвозмездно, полученных по договорам, исполнение которых предусмотрено неденежными средствами.
В фактические затраты по МПЗ, полученным в счет вклада в уставный капитал, приобретенным безвозмездно, полученным по договорам, исполнение которых предусмотрено неденежными средствами, включаются затраты организации на доставку МПЗ и приведение их в состояние, пригодное для использования.
В 2001 году приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 года № 119н были введены в действие «Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов». Методические указания определили порядок организации бухгалтерского учета материально-производственных запасов на основе Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 5/01. На их основе разрабатываются внутренние положения организации, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материально-производственных запасов.